Carole MEDINA

• Recueil et analyse des besoins en recrutement auprès des opérationnels, rédaction et publication des annonces.Analyse des candidatures reçues (site internet, réponses aux annonces publiées, démarche spontanée), analyse et tri des cv, prise de contact et envoi des réponses.
• Organisation et réalisation des entretiens téléphoniques, individuels ou collectifs, pour évaluer les compétences des candidats.
• Participation aux salons de l'emploi, forums et événements professionnels pour promouvoir la marque employeur de l'entreprise.
• Remplissage des tableaux de bord de suivi d'activité à des fins de reporting.
• Création des dossiers des candidats : collecte des pièces justificatives, vérification des références, saisie dans le logiciel interne.
• Suivi du processus d'intégration des nouveaux employés afin d'assurer leur bonne adaptation au sein de l'équipe.

• Assistanat de la Directrice Générale d'Eurexpo, du Centre des Congrés de Lyon, de la Sucrière et du Matmut Stadium
• Participation à l'organisation du Salon International SIRHA 2023
• Organisation d'une soirée événementielle de 100 personnes

Au sein de :

- La direction des Finances (VP Finance et 3 Senior Directors)

- La direction Export

- La direction Pharmacovigilance

- La direction des Affaires publiques

• Organisation logistique des réunions
• Coordination complète des démarches pour les déplacements effectués sur le territoire national et à l'étranger
• Organisation des événements d'entreprise (séminaires, team building, afterworks).
• Organisation des rendez-vous, des déplacements et gestion de l'emploi du temps des 20 membres de l'équipe.
• Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
• Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.

• Collecte de documents, autorisations, certificats. Validations de la part d'agences locales, nationales et fédérales.
• Préparation et envoi des dossiers de variations aux locaux MERIAL, envoi des approbations d'AMM et mise à jour la base de données du Département, reportings.

• Initialisation du processus Achat de prestations, suivi des prestations jusqu'à réception finale dans le respect des budgets.

• Gestion déplacements et notes de frais de 18 employés
• Gestion agenda et messagerie de la Direction
• Organisation Comités de Direction et séminaires (30 personnes et plus)
• Dans un contexte de fusion, mise en place d'un système de suivi et de contrôle afin d'absorber une augmentation de 40 % des déplacements du service (200 déplacements/an, 18 collaborateurs).