Virginie Sadé

• Contribuer aux activités administratives et financières - Participer au suivi de l'exécution financière et au suivi budgétaire des contrats de ressources documentaires, des licences et commandes
• Procéder à la saisie dans le logiciel comptable en lien avec les services concernés
• Gestion des dossiers de déplacements (établir des ordres de mission et notes de frais, réservations de billets, d'hôtels, etc.)
• Réceptionner, enregistrer, mettre en forme, envoyer des courriers externes et des bordereaux internes et en assurer le suivi dématérialisé (gestion électronique du courrier et des parapheurs)
• Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
• Organiser et centraliser les documents relatifs aux campagnes de télétravail et d'évaluation annuelle, et autres formulaires administratifs (cumuls d'activité, attestations...)
• Etablir des tableaux de suivi pour les congés de la DFRV

Assistante auprès de la direction de l'évaluation des risques

• Gestion de l'agenda du directeur
• Support administratif du directeur et de ses adjoints (organisation de réunions, déplacements, circulation de l'information, Rédiger et mettre en forme divers documents, gestion du courrier arrivé…)

Secrétaire référente d'unités de coordination d'expertise

• Support administratif auprès des agents d'unités (convocation, organisation logistique des réunions de groupes de travail, déplacements, préparation et enregistrement des parapheurs, utilisation d'une GED

• Assistanat des départements Juridique et Etudes/Observatoire
• Appui auprès de la Direction Générale
• Utilisation régulière de logiciels informatiques dédiés à la gestion administrative et commerciale du point d'accueil.
• Gestion administrative courante : renseignement des documents du service d'accueil, tenue de planning, photocopies, prise de note des messages.
• Réception du courrier et des colis, distribution aux salariés de l'entreprise.
• Représentation de l'image de l'entreprise auprès des clients par une tenue et une présentation impeccable.
• Gestion du standard téléphonique, filtrage des appels, relevé et transmission des messages, réponse aux demandes de renseignements, transfert des communications.
• Accueil et orientation des clients dans l'établissement, en offrant un service courtois et efficace.

• Saisie de compte rendu
• Veille juridique
• Préparation de réunions interministérielles (avec des ministères comme la Justice, les Affaires étrangères, la Défense, l'Intérieur….)
• Lien avec la Représentation Permanente Française à Bruxelles
• Envoi des ODJ à nos différents groupes de travail
• 200 agents
• Secrétariat Général aux Affaires Européennes (SGAE) (mise à disposition par la Gendarmerie Nationale)

• Travaux administratifs courant de l'association
• Appui au Responsable du SST (Sauvetage Secourisme du Travail)
• Animation d'un atelier récréatif
• Organisation d'événements
• Accueil – Ecoute
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.