Victoria tomassian
Adjoint administratif
94140 - ALFORTVILLE
Profil professionnel
Assistante de direction avec une solide expérience en gestion administrative et en coordination d'événements. Compétences avérées en communication, organisation et suivi de projets, garantissant un soutien efficace à la direction.
Vue d'ensemble
27
27
years of professional experience
Expérience
Assistante de direction
Mairie d'Alfortville
Alfortville
2024.01 - Actuel
- Gestion administrative des dossiers, incluant la collecte de documents, la vérification des pièces et des justificatifs, ainsi que la saisie et l'actualisation des données.
- Gestion des tâches administratives, englobant les notes de frais, le contrôle et la saisie des factures, ainsi que le suivi rigoureux du budget.
- Assistance de la Direction dans la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Rédaction et diffusion de courriers électroniques, lettres et rapports pour garantir une communication fluide.
- Organisation des communications entre les équipes internes, facilitant un flux d'informations optimal.
- Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
- Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants dans le respect des normes de confidentialité.
- Coordination des événements internes, séminaires et conférences, installation du matériel informatique requis.
- Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
- Gestion des fournitures de bureau, commande de nouveaux stocks dans les limites du budget alloué.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Accueil des visiteurs et orientation en misant sur le professionnalisme et la discrétion.
Assistante administrative
GECOP
Alfortville
2020.05 - 2021.12
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
- Supervision des tâches administratives liées aux dossiers clients et mise à jour des bases de données informatiques pour assurer la précision des informations.
- Organisation et suivi des stocks de fournitures de bureau pour garantir la disponibilité des ressources nécessaires.
- Gestion du standard téléphonique et accueil des visiteurs pour optimiser la communication et l'orientation au sein de l'entreprise.
- Accueil physique des visiteurs en renseignant, orientant et conseillant.
Assistante dentaire qualifiée
Docteur REBIBO Sylvie
Alfortville
2017.07 - 2019.05
- Assistance du dentiste au fauteuil, travail à 4 mains.
- Assurer l'asepsie des salles de soins pour maintenir un environnement médical propre.
- Préparation des plateaux instrumentaux avant chaque consultation pour une prise en charge efficace du patient.
- Effectuer la stérilisation des instruments et préparer les plateaux pour les consultations.
- Accueil orientation et prise en charge des patients au sein du cabinet dentaire.
- Mise en place de protocoles d'hygiène stricts pour garantir un environnement sain et sécuritaire dans le cabinet dentaire.
- Stérilisation et désinfection rigoureuse des outils et équipements dentaires selon les protocoles établis.
- Organisation des rendez-vous du praticien : réponses téléphoniques, gestion du calendrier.
- Aide à la réalisation de radiographies panoramiques et intra-buccales sous la supervision du praticien.
- Assistance aux dentistes lors des interventions dentaires, en fournissant les instruments et matériaux nécessaires.
- Gestion des rendez-vous, confirmations téléphoniques et rappels pour assurer le bon déroulement du planning quotidien.
- Suivi administratif, gestion des stocks et approvisionnement en matériel dentaire.
- Accueil de la patientèle à son arrivée, vérification du planning et installation des personnes en salle d'attente.
- Soutien apporté aux patients anxieux ou stressés avant, pendant et après leur rendez-vous chez le dentiste.
- Gestion du matériel stérilisé pour garantir la sécurité des patients et du personnel.
- Suivi administratif du dossier médical du patient, y compris la mise à jour des informations personnelles et médicales.
- Conditionnement des outils chirurgicaux et de stérilisation.
- Entretien, nettoyage et désinfection du cabinet dentaire et de la salle d'attente.
- Participation à l'amélioration continue du fonctionnement interne du cabinet dentaire.
- Assistance aux dentistes lors des traitements et interventions dentaires.
- Distribution des questionnaires aux nouveaux patients, vérification des antécédents médicaux et problèmes de santé.
- Codification des actes dentaires sur les dents traitées dans les dossiers médicaux des patients.
- Réception des livraisons au cabinet avec contrôle des références produits et des quantités.
- Mise en place de protocoles d'hygiène stricts conformément aux réglementations sanitaires.
- Conseils pratiques sur la prévention en hygiène bucco-dentaire, notamment pour le brossage des dents pour éviter les caries.
- Création et mise à jour des dossiers dentaires des patients.
- Commande régulière du matériel dentaire nécessaire au fonctionnement optimal du cabinet, en maintenant un inventaire précis.
- Remise de conseils simples en hygiène bucco-dentaire.
- Prise et classement des clichés radiographiques.
- Préparation des matériaux pour les empreintes, les ciments et autres produits de soin dentaire.
- Gestion du standard téléphonique, appel de patients pour le suivi ou un recueil d'information.
- Accueil des patients à leur arrivée, installation en salle d'attente, vérification du planning.
- Échanges avec le prothésiste dentaire pour le suivi des prothèses et les livraisons.
- Suivi des stocks en fournitures et en médicaments, passage de commandes auprès des fournisseurs.
- Codification des actes dentaires en fonction des soins réalisés pendant la consultation.
- Travail à quatre mains avec le dentiste pendant les interventions chirurgicales.
- Gestion des urgences dentaires, évaluation de la problématique et de la douleur.
Gestionnaire de portefeuille
Appel 24/24
Choisy-le-Roi
1994.12 - 1999.01
- Analyse approfondie des marchés financiers pour anticiper les tendances et adapter les stratégies en conséquence.
- Gestion des risques financiers et diversification des portefeuilles en recommandant de nouveaux produits.
- Suivi et optimisation du portefeuille clients, en tenant compte des besoins spécifiques de chaque client.
Formation
Baccalauréat profesionnel - Secretariat
Lycée Paul BERT
Maisons-AlfortCompétences
- Gestion administrative
- Techniques de secrétariat
- Montage de dossier
- Gestion des appels entrants
- Accueil téléphonique et physique
- Outils de bureautique
- Logiciels de traitement de texte
- Organisation d'événements
- Suivi de l'activité
- Rédaction
- Clarté dans les échanges
- Communication écrite
- Communication interpersonnelle
- Écoute active
- Prise de décision rapide
- Résolution de problèmes
- Sens aigu des priorités
- Gestion du temps efficace
- Réactivité face aux imprévus
- Souplesse professionnelle
- Autonomie professionnelle
- Polyvalence
- Adaptabilité
- Rigueur
- Éthique professionnelle
- Gestion du stress
- Esprit d'équipe
- Aisance relationnelle
- Diplomatie et discrétion
- Confidentialité
- Prise d'initiative
- Sens de l'organisation
- Confidentialité
Informations complémentaires
- Passion pour la photographie
- Arts plastiques
- Chant
- Cuisine du monde
- Musique
- Théâtre
- Passion pour le sport
Langues
Italien
Notions
Chronologie
Assistante de direction
Mairie d'Alfortville
2024.01 - Actuel
Assistante administrative
GECOP
2020.05 - 2021.12
Assistante dentaire qualifiée
Docteur REBIBO Sylvie
2017.07 - 2019.05
Gestionnaire de portefeuille
Appel 24/24
1994.12 - 1999.01
Baccalauréat profesionnel - Secretariat
Lycée Paul BERT