Assistante de direction
Maire
Les Ulis
11.2008 - Actuel
- Préparation des contrats et autres documents à signer, remise du parapheur au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion des tâches administratives :
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Accueil physique et téléphonique des Usagers.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Commande des achats de frais généraux.
- Organisation des rendez-vous, et gestion de l'emploi du temps.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Organisation logistique des réunions : réservation des salles,
- Planification, organisation et suivi des réunions de gouvernance.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier, gestion de comptes rendus en français
- Organisation et coordination des événements et rencontres partenariales de l'entreprise.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques.
- Organisation de déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
- Commande des achats.
- Commande des achats de frais généraux.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir des documents manquants.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Organisation des salons professionnels et des événements internes de l'entreprise (soirées de Noël, journées de cohésion, conférences).
- Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier,
- Expédition du courrier du personnel et de la direction, mise sous pli, affranchissement, coordination des services de courrier.
