Sabine DESPREZ

Accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants. Support logistique du Directeur de la DSTA, des Chefs de départements, des coordonnateurs HSEQR , mise à jours des astreintes, note de service, suivis des congés, des visites médicales, demandes IT.

• Mobilisation des sous-traitant lors des arrêts Usine et tout au long de l'année. Entre 1000 et 1200 personnes qui arrivent du monde entier. Préparation de leur arrivée sur site (billet d'avion + réservation des chambres en base ou hôtel +envoie de leur formation + activation badge d'entrée + vérification EPI et des règles HSE respectées).
• Référente SAP de la Direction . Optimisation des processus d'achat grâce à l'utilisation d'outils informatiques tels que SAP . Support aux Départements "Projets & Ingénierie" (20 personnes), "QAQC" (5 personnes), service Achat ( 5 personnes) et le Magasin ( la direction) et le Laboratoire ( la Direction).

- création de Demande d'achat avec le suivi des validations jusqu'à obtention d'un n° de bon de commande.

- réception des factures en relation avec le service comptabilité. En faisant un suivi avec le fournisseur pour lui indiquer la date de paiement des factures.

- création des ordres de travail afin de lancer de nouveaux projets.

- Réservation et sortie de matériel du magasin interne pour les besoins des chantiers.

- Pointage des salariés (100 personnes).

• Gestion du temps de manière efficace afin d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis.
• Gestion des situations d'urgence avec calme et sang-froid.

• Gestion quotidienne des agendas et des rendez-vous de la Vice Présidente RH et du personnel de direction.
• Partage de la boite mail de la Vice présidente RH.
• Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
• Organisation événementiel ( Journée porte ouverte, Arrivée Du Président de la république, Jeudi du Centre ville...) en collaboration avec le service Communication.
• Coordination logistique pour les déplacements professionnels du personnel, incluant réservations hôtelières et transports.

• Coordination et gestion logistique de l'équipe de recrutement des 140 opérateurs de fabrication de l'Usine sur l'ensemble de la Nouvelle-Calédonie pour la campagne de recrutement qui a duré 3 mois. (1550 entretiens) -> remplacement de ma chef en maladie durant cette période.

o Préparation des formulaires de recrutement

o Sélection des équipes de recruteurs (1 local + 1 expat)

o Entretient des locaux (entre 20 et 50).

o Envoie des rapports chaque jour à la Direction RH et au Président et VP RH.

• Mobilisation des nouvelles embauches locales: du service ouvriers/employés du recrutement jusqu'à l'embauche.

- Préparation des contrats , des avenants, des notifications de fin de période d'essai, des demandes d'hébergements, inscription mutuelle et service Paie. Prise des rendez vous avec la Médecine du travail et prise en charge du candidat de l'entrée jusqu'à son rendez vous. (en lui faisant de la prévention sur la tolérance zéro du site) Mobilisation massive (

• Mobilisations et démobilisation des expatriés: travail en liaison avec Ellipse consulting, Gestion du dossier Visa en collaboration avec le Département Visa (Attestation de travail et de résidence + formulaire de demande de visa), organisation de voyage.

• Gestion de la CVthèque: saisi des CV reçu soit en direct ou soit via la boite de recrutement. Mise en relation du CV avec un poste demandé ou par rapport à son expérience. Réponse aux candidatures soit par mail ou soit par courrier.

• Suivi régulier des progrès des chercheurs d'emploi, en proposant un soutien personnalisé.
• Identification des opportunités de formation adaptées aux besoins individuels des demandeurs d'emploi.
• Participation aux salons de l'emploi pour promouvoir les services proposés par l'agence conseil.
• Écoute des besoins et des désirs des clients pour identifier et recommander des produits optimaux.
• Évaluation des compétences professionnelles et personnelles des demandeurs d'emploi.
• Mise en relation entre les employeurs et les candidats adaptés à leurs besoins spécifiques.

• Suivi administratif rigoureux lié aux transactions locatives : dossiers, paiements, renouvellements.