Maya Sulman

• Gestion proactive et confidentielle des agendas des associés, optimisation des priorités et anticipation des besoins stratégiques.
• Filtrage et priorisation des communications (emails, appels, messages), traitement des informations sensibles et urgentes.
• Organisation et coordination des déplacements professionnels (logistique, réservations, optimisation du temps).
• Planification et suivi des événements et déjeuners clients, préparation des supports et coordination des intervenants.
• Suivi de dossiers stratégiques en lien avec les équipes audit, expertise comptable et conseil ; mise à jour des informations clés.
• Préparation de documents administratifs et de supports de direction (ordre du jour CODIR, comptes rendus, analyses ponctuelles).
• Gestion de l’administratif personnel des associés, avec une approche personnalisée, discrète et conforme aux exigences de confidentialité.
• Classement, archivage et organisation documentaire, dans le respect des exigences légales et internes.
• Contribution à l’efficacité opérationnelle du cabinet dans un contexte de forte croissance.

• Gestion des agendas (sur place ou déplacements professionnels): optimisation du planning en fonction des priorités.
• Organisation et suivi des réunions: prise en charge de la logistique, préparation des documents, rédaction des comptes-rendus
• Coordination d'événements internes ou externes (réunions,

séminaires, salon, webinaire, conférences): Planification des

déplacements (logistique matériel)

Collaboration avec les prestataires externes, suivi logistique

• Support administratif divers : Gestion des notes de frais, contrôle et gestion des factures, suivi du budget, suivi des dossiers en cours

• Coordination et gestion de projets événementiels de A à Z, en respectant les délais, les budgets et les exigences clients.
• Sélection des menus, gestion des fournisseurs (fourniture, décoration, matériel) et suivi des prestations.
• Gestion des équipes de service sur le terrain, garantissant une prestation de qualité et une expérience client optimale.
• Interface directe avec les clients pour comprendre leurs besoins et proposer des solutions adaptées.
• Planification et supervision de la logistique (installation, service, démontage) pour des événements de taille variable.
• Mise en place de solutions innovantes pour optimiser la gestion des ressources, réduire les coûts et améliorer la rentabilité des événements.
• Assurer une communication continue entre les différents services pour garantir la bonne réalisation des projets.

• Gestion de l’agenda et des déplacements
• Organisation des réunions de travail, préparation des supports (présentations, comptes-rendus, etc.) et gestion des invitations.
• Coordination des conseils d'administration et réunions stratégiques, prise en charge des documents confidentiels et rapports.
• Rédaction de courriers officiels, rapports et autres documents
• Supervision de l’organisation d’événements internes et de formations, de la logistique à la gestion des invitations.
• Amélioration des processus administratifs et gestion des priorités

• Gestion et suivi des commandes clients
• Préparation et rédaction des devis, contrats et factures, en veillant à la conformité des informations et au respect des délais.
• Mise à jour et gestion des bases de données clients, en assurant leur précision et leur complétude pour un suivi efficace des ventes.
• Organisation des rendez-vous et des réunions pour les commerciaux, gestion de leurs agendas et préparation des supports nécessaires.
• Participation à l’élaboration de reportings commerciaux mensuels et analyse des performances des ventes pour soutenir la direction commerciale dans la prise de décisions.
• Gestion des demandes d’informations clients et traitement des réclamations, assurant une réactivité et une qualité de service optimale.
• Gestion des outils de communication: site internet, annonces reseaux sociaux

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services
• Gestion des dossiers administratifs, suivi des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces
• Saisie des commandes, suivi des délais de livraison et relances
• Gestion des stocks et fournitures de bureau