Marie HELBECQUE
Adjointe Administrative
SAINT-CHAMAS
Profil professionnel
Forte de 13 années d’expérience en tant qu’adjointe administrative dans la fonction publique, j’ai développé une expertise solide dans la gestion administrative et la maîtrise des outils et techniques nécessaires pour exceller dans ce rôle. Mon parcours m’a permis de renforcer mes compétences organisationnelles, mon sens du détail et ma capacité à gérer des priorités multiples.
Polyvalente et rigoureuse, je suis à l’aise avec les outils bureautiques et les systèmes de gestion propres à l’administration publique. Mon expérience m’a également permise de développer un excellent relationnel et une capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs et contextes professionnels.
Souhaitant mettre mes compétences au service d’un pôle dynamique et complexe tel que le pôle psychiatrie, je suis motivée à vous rejoindre et je pourrai contribuer efficacement à la gestion administrative.
Vue d'ensemble
11
11
years of professional experience
5
5
years of post-secondary education
Expérience
Faisant fonction de secrétaire médicale
CH Sainte-Marguerite
Marseille
2024.12 - Actuel
- Gestion du standard téléphonique, réponse aux demandes de renseignements, transfert des communications et prise de messages.
- Accueil téléphonique de la patientèle pour donner des rendez-vous, fournir des renseignements et répondre aux situations d'urgence.
- Prise en charge des patients à leur arrivée, vérification des rendez-vous sur le planning, mise en relation avec le médecin ou installation des personnes dans la salle d'attente.
- Traitement des courriers, appels téléphoniques et mails liés aux demandes administratives ou médicales.
- Gestion administrative des dossiers patients.
- Gestion du planning de rendez-vous de manière à optimiser le calendrier.
- Planification des rendez-vous médicaux selon le degré d'urgence et les disponibilités.
- Saisie informatique des données patient dans le système informatisé, garantissant ainsi une traçabilité optimale.
- Enregistrement des actes médicaux dans les dossiers patients.
Adjointe administrative hospitalière
Hôpital de la Conception
Marseille
2023.09 - 2024.12
- Encaissement des règlements des consultations et remise de reçus.
- Enregistrement des actes médicaux dans les dossiers patients.
- Collaboration étroite avec l'équipe médicale pour faciliter le fonctionnement quotidien de l'hôpital.
- Numérisation et archivage des dossiers et documents selon les procédures établies.
- Mise en place d'un système d'accueil efficace afin d'améliorer la prise en charge rapide et optimale des patients.
- Gestion des dossiers selon les procédures administratives, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
- Respect scrupuleux des règles de confidentialité liées aux informations et documents gérés dans le cadre du poste d'adjoint administratif.
- Réception des appels téléphoniques entrants et orientation vers le bon interlocuteur si nécessaire.
- Réception du public en offrant un accueil de qualité, réponse aux demandes d'informations, remise d'indications pour aider les personnes à s'orienter dans le bâtiment.
- Entretien de l'espace de réception, disposition de la documentation en libre-service, pose des affiches pour les campagnes de prévention.
- Gestion des dossiers patients et mise à jour des informations personnelles.
Faisant fonction de secrétaire de direction
Hôpital de la Timone
Marseille
2023.02 - 2023.09
- Accueil téléphonique des patients et autres interlocuteurs.
- Réception des visiteurs, employés et patients de manière courtoise et professionnelle, orientation dans les locaux, mise en relation.
- Gestion des agendas et organisation des réunions pour les dirigeants d'entreprise.
- Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
- Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant (tri, distribution interne, affranchissement).
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
Adjointe administrative hospitalière
Centre Gérontologique départemental Montolivet
Marseille
2022.11 - 2023.02
- Gestion des dossiers selon les procédures administratives, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
- Réception des appels téléphoniques avec des réponses claires et fiables aux demandes d'informations, prise de messages, renvoi d’appels.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Accueil physique et téléphonique des patients et autres usagers: information et orientation vers l'interlocuteur adéquat.
- Gestion administrative des dossiers patients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
Adjointe administrative hospitalière
CHSD DELAFONTAINE
Saint-Denis
2013.11 - 2022.11
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Gestion administrative des dossiers patients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Accueil physique des patients au service des urgences maternité : information et orientation.
- Classement et archivage des documents sous forme papier et numérisée pour garantir leur disponibilité et leur bonne conservation.
Formation
Baccalauréat professionnel - Art et métiers d'arts en communication graphique
Lycée Notre Dame du Tilleul
Maubeuge 2009.09 - 2012.07
BEP - Comptabilité
Lycée technique Hélène Boucher
Somain 2005.09 - 2007.07
Compétences
- Gestion des conflits
- Accueil du public
- Normes rédactionnelles
- Gestion administrative
- Esprit d'équipe avec une attitude positive
- Prise d'appels téléphoniques
- Gestion de dossiers
- Sens du service public
- Bonne communication écrite
- Respect de la confidentialité
- Tenue de dossiers
Informations complémentaires
- Lecture
- Photographie
- Arts créatifs
- Cuisine
- Cinéma
- Musique
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Intermédiaire
Chronologie
Faisant fonction de secrétaire médicale
CH Sainte-Marguerite
2024.12 - Actuel
Adjointe administrative hospitalière
Hôpital de la Conception
2023.09 - 2024.12
Faisant fonction de secrétaire de direction
Hôpital de la Timone
2023.02 - 2023.09
Adjointe administrative hospitalière
Centre Gérontologique départemental Montolivet
2022.11 - 2023.02
Adjointe administrative hospitalière
CHSD DELAFONTAINE
2013.11 - 2022.11
Baccalauréat professionnel - Art et métiers d'arts en communication graphique
Lycée Notre Dame du Tilleul
2009.09 - 2012.07
BEP - Comptabilité
Lycée technique Hélène Boucher
2005.09 - 2007.07