Isabelle KOZIOL
Secrétaire Assistante
Mennecy
Profil professionnel
Adjointe administrative dans la fonction publique avec 10 ans d'expérience, je maîtrise les outils bureautiques, la gestion des documents, le traitement du courrier, l'organisation d'événements et l'accueil des usagers. Rigoureuse et discrète, je respecte les procédures administratives et assure la confidentialité des informations. Mon sens de l'organisation et ma réactivité face aux imprévus sont des atouts précieux pour contribuer à l'efficacité administrative de votre équipe, tout en garantissant un service de qualité.
Titulaire d'une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé.
Vue d'ensemble
2
2
years of post-secondary education
Expérience
Adjointe Administrative Dans La Fonction Publique
Mairie de Mennecy
Mennecy
2016.02 - Actuel
- Respect scrupuleux des règles de confidentialité avec professionnalisme et la discrétion, liées aux informations et documents gérés dans le cadre du poste d'adjoint administratif.
- Accueil physique et téléphonique des clients ou usagers : information et orientation vers l'interlocuteur adéquat, accompagnement éventuel dans l'accomplissement des démarches administratives, prise et transmission des messages.
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations, en suivant les normes établies et d'après les indications du chef de service.
- Mise en place d'un système de classement efficace pour améliorer la gestion documentaire du service.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents avec vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents.
- Organisation et préparation de réunions internes et externes, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels, réservation de salles, coordination des agendas et prise de rendez-vous, en collaboration avec les autres services pour assurer une communication fluide et le bon fonctionnement des processus administratifs.
- Prise en charge ponctuelle de missions spécifiques à la demande de la hiérarchie : études, enquêtes internes, production de fiches de synthèse.
- Support administratif aux projets spécifiques et aux équipes de direction, rédaction de correspondances professionnelles et de rapports.
- Tenue à jour des bases de données administratives, telles que les listes de contacts ou les dossiers du personnel, en fonction des besoins de la direction.
- Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
Formation
Baccalauréat professionnel - Secrétaire Assistante
ESRP Jean MOULIN
Fleury-Mérogis 2013.10 - 2015.05
Compétences
- Maîtrise de Word
- Traitement de texte Excel
- Collecte de documents, recherche et navigation internet
- Adaptabilité
- Confidentialité et discrétion
- Sens du service public
- Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des délais
- Réactivité face aux imprévus
- Gestion et rédaction de documents administratifs avec ou sans normes rédactionnelles
- Tenue de dossiers et suivi des tableaux de bord
- Planification, organisation d'événements et des rendez-vous
- Classement et archivage de documents physiques et numériques
- Réception, tri et suivi administratif du courrier entrant/sortant
- Gestion des emails
- Accueil physique et téléphonique des usagers
Informations complémentaires
- Arts créatifs (DIY)
- Passion pour la culture japonaise
Langues
Anglais
Débutant
Chronologie
Adjointe Administrative Dans La Fonction Publique
Mairie de Mennecy
2016.02 - Actuel
Baccalauréat professionnel - Secrétaire Assistante
ESRP Jean MOULIN
2013.10 - 2015.05