Sonia CALEGARI

Assistance à la MOE-CEA sur chantier.

Gestion documentaire :

• Élaboration d’un plan de classement ainsi que d’une procédure de classement et d’archivage.
• Mise en œuvre d’un outil de gestion électronique des documents (GED) dans le cadre du projet en phase de réalisation.
• Définition d’une procédure d’utilisation de la boîte morale et de gestion des messages.
• Mise en place d’une procédure de gestion des photographies.
• Suivi des échéances de remise des documents requis ou à recevoir par la Maîtrise d’Œuvre (MOE)-CEA.
• Identification, classification et archivage des documents émis et reçus par la MOE-CEA sur le chantier.
• Gestion spécifique des documents à caractère confidentiel.

Gestion flux documentaires :

• Saisie, mise en forme, vérification, archivage, diffusion ou établissement du circuit de visas pour les documents émis par la MOE-CEA
• Mise à jour mensuelle et diffusion de la liste des documents applicables et de référence pour le chantier.

• Coordonné et assisté à la gestion administrative et technique de projets de recherche et développement dans le domaine de l’énergie et des technologies nucléaires.
• Préparé et suivi des documents techniques, rapports, comptes-rendus de réunions.
• Assuré la communication entre les différents intervenants : équipes scientifiques, partenaires industriels, et autorités réglementaires.
• Utilisé des outils de gestion de projet ( SharePoint, etc.) pour assurer le suivi des tâches et des livrables.
• Veillé au respect des réglementations en matière de sécurité et de confidentialité propres aux projets du CEA.

Compétences développées :

• Gestion administrative et technique de projets complexes
• Organisation et gestion du temps

Assistance à la mise en place d'un secrétariat technique avec structuration et entrées en base des premiers éléments du corpus documentaire - Organisation du fonctionnement du secrétariat - Identification et tenue à jour des LDE - Identification des retards de livraison des industriels et avertissement acteurs - Assurer la gestion des documents projet - Mise en forme numérotation, contrôle qualité documentaire (Respect charte plan de classement, règles des signatures) - Bilan périodique des documents projet - Constitution de base de travail partagées sur divers réseaux - Mise à disposition des documents - Suivi des documents applicables à chaque projet.

Accueil physique et téléphonique - Tenue de la comptabilité, saisie des factures et des données dans les tableaux de suivi, relances en cas d'impayés, classement des pièces.(Opération comptable de base M4 sous BL) - Gestion des dossiers selon les procédures administratives, saisie informatique et mise à jour des données, numérisation, classement et archivage des documents - Recherches documentaires selon les besoins du service (sortie de documents et de dossiers, ).

Organisation du fonctionnement du secrétariat - Accueil physique et gestion des appels téléphoniques - Gestion
des docs reçus et émis par l'unité dont gestion de la mise en GED - Gestion du courrier interne externe pour
l'unité - Gestion agenda chef de laboratoire - Gestions des réunions : planning et réservation des salles de
réunion - Saisie et suivi des demandes de missions des salariés.

Assurer la gestion de la doc projet - Réception, contrôle et l'enregistrement des docs dans la GED - Créations,
montées de révisions et mise en forme de doc - Diffusion des docs en fonction d'une matrice de distribution -
Publication de la doc dans l'outil client et mises à jours - Mise à jour de modèles de doc - Gestion documentation
fournisseur - Archivage et gestion des courriers fournisseurs

Organisation du fonctionnement du secrétariat - Gestion des visites et des demandes d'accès - Rédaction et / ou
mise à jour de documents qualité - Assurer la suppléance d'autres secrétaires du SIAD - Gestion des appels et
accueil physique - Gestion des agendas - Commandes - Saisie et suivi des demandes de missions des salariés
de l'unité.

Accueil physique des visiteurs et des clients, gestion des rendez-vous et actualisation du planning, mise en relation avec l'interlocuteur recherché. Rédaction et mise en forme de documents sur Word (lettres, courriers, notes internes …), respect des normes rédactionnelles, utilisation du correcteur orthographique. Suivi fichier Ordure ménagère - Traitement des litiges

Traitement des dossiers, appels téléphoniques entrants et sortants, la gestion du courrier, des factures, du planning, les contrats de sous-traitance, la gestion des congés sur le site de la CIBTP, le suivi des retenues de garanties, l'établissement des factures à partir des commandes clients, la constitution des DOE, la rédaction des PPSPS, etc

Instruire et suivre les dossiers d’élèves - Préparer, planifier et organiser les réunions de la commission - Informer et accueillir les familles - Travailler en liaison avec les organismes et les professionnels intervenants auprès des élèves, avec d’autres commissions - Assurer le suivi des effectifs dans les établissements en liaison avec le service de l’inspection académique.

Tenue du standard téléphonique et mise à jour planning du personnel.

Accueil téléphonique avec prise de commande, facturation, préparation livraison.

Accueil et conseil client, gestion des conflits, négociation, vente...

Accueil des clients aussi bien physique que téléphonique - Gestion du courrier ainsi que des missions d’archivage, de classement et d’organisation des plannings. Suivi des paiements, relances clients et enregistrement de recouvrements de créances. Déclarations fiscales et de TVA, rapprochements bancaires et gestion administrative du personnel