Perle RASOLONJATOVO

• Assurer la planification, l'organisation et la mise à jour des agendas des élus en coordination avec les différentes parties prenantes.
• Recevoir, traiter et orienter les demandes et appels destinés aux élus.
• Assurer un rôle de relais d’information entre les élus et les différentes directions opérationnelles.
• Planifier et coordonner la logistique des déplacements des élus, incluant les réservations de transport, hébergement et autres besoins logistiques et administratifs (notes de frais)
• Préparer les dossiers de déplacement et se déplacer sur le terrain à la demande de l’élu.
• Établir les documents administratifs : ordres de mission, comptes rendus de réunion…
• Traiter et suivre les demandes de remboursement des frais des élus, en veillant à leur conformité avec les procédures établies
• Assurer la conformité des documents avec les procédures administratives et légales en vigueur
• Rédiger et assurer le suivi des courriers et différents documents, en gérer l’enregistrement et l’envoi.
• Coordonner les échanges entre les élus et les directions concernées pour le bon avancement des dossiers
• Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.

Unité déplacements / Relations publiques

• Relation avec les élus pour chaque déplacement et événement (phoning, emailing)
• Lien avec les prestataires et partenaires
• Suivi des invitations, de la logistique
• Elaboration de tableaux de bord pour le suivi des événements
• Organisation administrative et logistique d’événements

Chefferie de Cabinet

• Gestion des appels téléphoniques, des agendas et prises de rendez-vous
• Rédaction de courriers et notes, préparation et réalisation des comptes-rendus de réunions
• Soutien logistique pour les réunions (réservation de salle, contact avec les intervenants, préparations des supports de réunion) et les déplacements (HAVAS, chauffeurs, taxis)
• Relais Saturne et Ressources Humaines
• Suivi sur le terrain des commandes et de leur bonne mise en place
• Classement et archivage

• Accueil des visiteurs des Vice-Présidents ou du Président
• Distribution du courrier aux assistantes des Vice-Présidents, de la presse aux membres du cabinet de l’exécutif
• Tâches administratives : circulation des parapheurs, aide ponctuelle aux assistantes (mise sous pli)

• Gestion du secrétariat de la direction
• Gestion des demandes des administrés et des services
• Suivi des demandes usagers via le logiciel Selligent
• Gestion de dossiers techniques (chiens dangereux, termites) et de la fourrière animale
• Compte-rendu de réunions
• Rédactions d’arrêtés municipaux
• Gestion des commandes et des lignes budgétaires

• Gestion du secrétariat des élus (agendas, mails, courriers, appels téléphoniques)
• Organisation, préparation et compte-rendu de réunions
• Organisation et animations de réunions relatives à la mise en place de l’euro

• Médiation dans les parcs et jardins publics
• Interface entre les administrés et la Mairie