Profil professionnel
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Paula Costa

Paula Costa

ASSISTANTE DE DIRECTION (anglais courant)
Beausoleil

Profil professionnel

Autonome, force de proposition et dynamique, ayant 15 années d'expérience d'assistante auprès de plusieurs dirigeants et cadres internationaux j'anticipe les besoins et tiens à prioriser les tâches en toutes situations.

Tenace et engagée, je mets mon énergie au service de la réussite collective et m'attache à être un relais fiable et indispensable dans le quotidien des dirigeants.

Vue d'ensemble

19
19
years of professional experience
5
5
years of post-secondary education

Expérience

Assistante de direction

BPI
Paris
04.2023 - 09.2024
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
  • Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
  • Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
  • Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
  • Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
  • Planification, organisation et suivi des réunions de gouvernance.
  • Soutien logistique lors de déplacements professionnels, assurant un voyage sans encombre pour la direction.
  • Organisation des voyages d'affaires comprenant la réservations de vols et hôtels, l'envoi des confirmations et la résolution des éventuels problèmes.

Assistante de direction

Faurecia Forvia
Paris
10.2022 - 03.2023
  • Gestion de l'agenda et messagerie du Manager : organisation de réunions et de déplacements, prise de RDV, support meetings dans Teams
  • Gestion administrative : notes de frais, suivi de facturation, gestion du courrier entrant et partant
  • Organisation d’événements internes : pot d’équipes, déjeuners, support et suivi événementiel aux autres services
  • Commande des achats : prestations R&D sur ARIBA
  • Préparation des contrats et autres documents à signer, remise du parapheur au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Rédaction et mise en forme de documents variés en fonction des besoins en utilisation les outils Pack Office, Word et Powerpoint

Analyste Media

Wipro
Full Remote
03.2021 - 04.2022
  • Recueil , analyse et interprétation de données liées aux médias
  • Mise à jour et alimentation de bases de données
  • Hiérarchisation des tâches afin de gérer les priorités et respecter les objectifs de délaisyse de contenus
  • Formulation de recommandations basées sur l'analyse des données pour contribuer à l’amélioration des process.

Executive Assistant to Financial Directorate

Council Of European Bank (CEB)
Paris
09.2019 - 05.2020
  • Assistante du directeur et du chef du département : gestion des agendas complexes et mouvants
  • Rôle d'interface entre les différents services / liaison avec l'Assistante du gouverneur: coordination des voyages, mise à jour de plannings, mise des documents sous signature, bonne transmission de documents en interne;
  • Support administratif et logistique au pôle de financiers (6 personnes): organisation de déplacements (roadshows), inscription à des séminaires et congrès wordwilde, gestion des Visas
  • Organisation de réunions
  • Gestion des notes de frais
  • Onboarding des nouveaux arrivants

Assistante De Direction

SNCF Logistics / O'Tacos
Paris
10.2016 - 01.2018

Executive Assistant

European Space Agency - Legal & Procurement Dept.
Paris
03.2013 - 05.2015
  • Assistante du chef du département et de son équipe (10 juristes)
  • Support administratif dans le suivi des contrats et organisation des réunions
  • Support logistique et de coordination des déplacements à l'international
  • Préparation et suivi des dossiers : rassemblement et vérification des pièces, saisie informatique, numérisation, classement et archivage des documents
  • Enregistrement des Bids response et contrats sous SAP
  • Participation à l'amélioration des processus transverses et à leur mise en ouvre: agences des voyages, IT services animation du réseau du pôle d'assistantes

Assistante de direction juridique

Médecins du Monde
Paris
02.2012 - 09.2012
  • Préparation/organisation des conseils, des Assemblées Générales (convocation, structuration et mise à disposition des dossiers, organisation logistique réunion, PV…)
  • Rédaction d’actes, formalités administratives de l'ONG, rôle de communicante interne (desks) et externe (missions / délégués)
  • Reporting régulateur (dépôts des documents sur les plateformes)
  • Assistance du Secrétaire Générale ainsi que le suivi du budget liés aux nouvelles adhésions de l'organisation (+/-1600 adhérents) : tenue des registres, reporting, suivi des cotisations ...
  • Assistance équipe (organisation des réunions du CA, support aux missions et desks, actualisations des documents…)




Executive Assistant to Projects

Air Liquide
Champigny-sur-Marne
02.2010 - 09.2010
  • Supervision d'une équipe de 60 superviseurs en mission à l'étranger (Moyen-Orient, Russie, Ukraine, Brésil): suivi de plannings mouvants
  • Gestion des appels téléphoniques (50% des filiales) et suivi d'emails (60% de demandes de voyage en anglais)
  • Gestion de déplacements : demandes de Visas, réservation de billets d'avion, hôtel, taxis etc
  • Suivi des feuilles d'attachement (pointage des jours travaillés, absences, congés)
  • Facturation interne : imputation factures, refacturation aux projets et suivi budgétaire
  • Veille et mise à jour des contrats de prestations (nombreux contacts avec les sociétés de prestations)


Assistante De Direction

Lanvin
Paris
09.2009 - 12.2009

Assistante DAF

Ecole Active Bilingue Jeannine Manuel
Paris
01.2008 - 01.2009

Assistante du Service Juridique

Ligue de Football Professionnelle (LFP)
Paris
03.2006 - 05.2008

Formation

Maîtrise - Assessoria e Tradução (équivalence: LEA)

Instituto Politécnico Do Porto
Porto
09.2018 - 12.2023

Compétences

  • Pack-office / logiciels de gestion : SAP, Oracle, Agora, Ariba, Concur

  • Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, sharepoint, web conférence, réseau social d'entreprise)

  • Connaissances administratives et juridiques

  • Gestion du temps et du stress

  • Maitrise de l'organisation d'événements

  • Compétences managériales

  • Soft skills:

  • Dynamisme et Esprit d'initiative / Discrétion / Autonomie / Organisation / Polyvalence / Esprit de synthèse et d'analyse / Aisance relationnelle / Esprit d'équipe / travail en mode projet / Sens de l'écoute et du détail

Informations complémentaires

Centres d'intérêts : sport, danse, cultures & civilisations (voyages, documentaires, expos), Art&Design, bien-être, ONGs (Unicef, Planète Amazone)

Traductrice - Reviseur Freelance

Langues

Anglais
Intermédiaire supérieur (B2)
Portugais
Langue maternelle
Français
Langue maternelle
Espagnol
Intermédiaire (B1)

Chronologie

Assistante de direction

BPI
04.2023 - 09.2024

Assistante de direction

Faurecia Forvia
10.2022 - 03.2023

Analyste Media

Wipro
03.2021 - 04.2022

Executive Assistant to Financial Directorate

Council Of European Bank (CEB)
09.2019 - 05.2020

Maîtrise - Assessoria e Tradução (équivalence: LEA)

Instituto Politécnico Do Porto
09.2018 - 12.2023

Assistante De Direction

SNCF Logistics / O'Tacos
10.2016 - 01.2018

Executive Assistant

European Space Agency - Legal & Procurement Dept.
03.2013 - 05.2015

Assistante de direction juridique

Médecins du Monde
02.2012 - 09.2012

Executive Assistant to Projects

Air Liquide
02.2010 - 09.2010

Assistante De Direction

Lanvin
09.2009 - 12.2009

Assistante DAF

Ecole Active Bilingue Jeannine Manuel
01.2008 - 01.2009

Assistante du Service Juridique

Ligue de Football Professionnelle (LFP)
03.2006 - 05.2008

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