Olivia JACQUET

Contrôle des feuilles de temps des collaborateurs sur le logiciel interne. Envoie de documents sur DocuSign.

Gestion des déplacements professionnels : ordres de missions, notes de frais des collaborateurs et suivi du paiement.

Rédaction de courriers, attestations et avenants de contrat.

Suivi de la médecine du travail.

Formation : organisation des formations en interne (envoie des invitations, réservation de salle). Création de dossiers de prise en charge et transmission des pièces justificatifs à l'OPCO/ATLAS; suivi des formations sur Excel.

Facturation : Rapprochement des factures avec les conventions, les bons de commande. Validation des factures et enregistrement sur le logiciel interne.

Recrutement - Alternance (10 alternants): Recensement des besoins des différents pôles, publication des offres sur les jobboards, trier des candidatures, envoie de réponses aux candidats et envoie des promesses d'embauche aux candidats sélectionnés.

Suivi de temps des collaborateurs : reporting tous les mois.

Suivi du télétravail : reporting tous les mois.

Gestion administrative : création de la fiche des nouveaux collaborateurs sur le logiciel interne.

Suivi des congés payés, arrêts maladie et des IJSS sur Excel

Paie : saisie des variables, envoie du fichier des variables au cabinet de paie, vérification des bulletins de paie, remise des bulletins de paie aux salariés.

Gestion des tickets restaurants.

Gestion des dossiers soldes pour les aides à l'innovation responsable financées par la Région Ile-De-France. Collaboration et participation à un nouvel ERP/Everwin : organiser et animer des réunions de travail; organisation de sessions de formations pour les collaborateurs, mise en place de supports.

Reporting du suivi de temps pour les projets européens. Etablir les bons de commande et les factures d'adhésions sur le logiciel EBP.

Contrôle des pièces et saisie des dossiers d'aides aux entreprises financés par la Région Ile-De-France sur le logiciel interne à Bpifrance (ex-Oséo), suivi des dossiers sur Excel et sur le CRM. Réception et transmission d'appels téléphonique, envoie e-mails (Outlook) et de courriers. Classement et archivage des dossiers.