Odette Garondo

Prise en charge des patients à leur arrivée, vérification des rendez-vous sur le planning, mise en relation avec le médecin ou installation des personnes dans la salle d'attente.

• Remise des formulaires à remplir aux patients à leur arrivée, lecture et vérification des informations renseignées.
• Assister et informer les patients sur le déroulement des examens médicaux et de la démarche à suivre.
• Gérer le suivi de la facturation avec relance téléphonique en cas d'impayés, classement et archivage des documents.
• Réception et rangement des livraisons de marchandises en réserve, utilisation du matériel de manutention.
• Orientation des visiteurs dans les locaux, remise d'informations pratiques selon les besoins.
• Recueil de pièces et de justificatifs de la clientèle, vérification de leur validité.
• Rangement de produits dans les rayons et sur les présentoirs de manière soignée et attrayante.
• Gestion du standard téléphonique, prise de messages, transfert des appels vers le service concerné.
• Encaissement des achats clients, règlements par carte bancaire, espèces et chèque.
• Saisie informatique de courriers et de notes internes et de tableaux sur Excel.
• Information du public sur les démarches administratives en ligne sur le site internet.
• Présentation des tarifs et des moyens de paiement, des conditions pour les tarifs réduits.

• Je recevais de mails de réservation
• Je proposais des formules correspondants aux projets et attentes des clients.
• Puis après acceptation du dossier j'élaborais la mise en place du voyage avec tout les services correspondants.
• Élaboration de rapports de service détaillés sur les activités effectuées et les incidents survenus au cours de la journée.
• Réponse rapide aux urgences et aux demandes imprévues, garantissant une réactivité appréciée des clients.
• Élaboration de rapports d'activités, permettant une meilleure gestion et un suivi des tâches effectuées.
• Interventions rapides en cas de besoin particulier, assurant un service réactif et de qualité aux clients.

• Gestion de planning et gestionnaire utilitaire de service.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Traitement efficace des demandes clients par téléphone, e-mail ou courrier postal pour garantir leur satisfaction.
• Gestion quotidienne des factures clients et fournisseurs pour assurer une comptabilité à jour.
• Création des comptes clients et fournisseurs dans le logiciel SAP, clôture des comptes.
• Gestion des agendas, en planifiant les rendez-vous, déplacements et événements pour le directeur.
• Collaboration étroite avec l'équipe commerciale pour soutenir la prospection et le suivi client.
• Traitement de la facturation en respectant les délais et les procédures : émission des factures et des avoirs, suivi des paiements, relances clients, mise à jour des tableaux.
• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Classement et archivage de la documentation interne dans les dossiers papiers et informatiques.
• Réception des livreurs et des facteurs, tri et distribution du courrier, préparation des plis pour leur expédition (mise sous enveloppe, pesée, affranchissement).
• Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
• Tenue de la comptabilité générale des clients et des fournisseurs, enregistrement des opérations comptables dans le logiciel de gestion, contrôle des données.
• Mise à jour des supports de suivi : tableaux, fichiers divers.
• Élaboration de tableaux de bord mensuels pour faciliter le suivi des indicateurs clés de performance.
• Accueil physique et téléphonique du public, traitement des demandes de renseignements, gestion des rendez-vous, orientation des visiteurs dans les locaux.
• Suivi des stocks des fournitures de bureau, recherche des fournisseurs, renseignement des bons de commande et gestion des achats, distribution du matériel au personnel.
• Gestion de la trésorerie, réalisation des rapprochements bancaires avec un suivi efficace des flux financiers.
• Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
• Suivi des prestataires : étude et réponse aux devis, suivi budgétaire et pointage des factures, gestion des litiges.
• Administration des ventes comprenant la gestion des stocks et le suivi des commandes clients.
• Préparation et envoi des documents contractuels aux partenaires externes dans les délais impartis.
• Rédaction de correspondances professionnelles telles que lettres, e-mails et rapports pour le compte du directeur.
• Prise en charge des demandes spécifiques émanant du personnel et transmission au directeur si nécessaire.
• Réalisation de présentations sur PowerPoint pour les réunions, avec graphiques et illustrations.

• J'avais un portefeuille d'une vingtaine de gares de Paris St Lazare à St Nom la Bretèche; je recevais les caisses des agents de ventes et faisais le lien avec la caisse principale.

• J'ai travaillé en 2/8 samedi, dimanche et jours fériés.
• Gestion du temps de manière efficace afin d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis.
• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Maintien de l'ordre et de la propreté dans l'espace de travail.