Nouhayla OULGHAZI

• Gestion du suivi administrative et de la facturation des contrats d'apprentissage pour les 4 campus
• Responsable administrative de l'ensemble des campus
• Assistance de la responsable pédagogique sur diverses tâches liées à l'organisation de la formation des étudiants pour les 4 campus
• Gestion de la vie scolaire sur le campus d'Orléans (absences, retards, discipline, animation, commandes, etc.)
• Toute autre tâche périphérique ayant trait à la pédagogie, l'administratif et la vie scolaire pour les 4 campus

• Apporter un premier niveau d'information d'accompagnement et de conseil aux entreprises, salariés, demandeurs d'emplois et partenaires
• Assurer le traitement administratif et financier des dossiers de formation
• Assister un ou plusieurs conseillers/chargés de formation

• Organisation et suivi des instances de l’Association : Assemblées générales, comités de pilotage, réunions d’équipe
• Gestion administrative : Boîte mail direction, courrier, agenda, déplacements, notes de frais
• Suivi des conventions partenariales
• Gestion RH : Contrats de travail, déclarations d’embauche, suivi des visites médicales, mutuelle/prévoyance
• Administration du personnel : Temps de travail, congés/RTT, besoins des salariés, entretiens individuels
• Recrutement : Dépôt d’offres d’emploi, suivi des candidatures
• Formation : Gestion du plan de développement des compétences, saisie des sessions de formation
• Communication : Rédaction de documents et supports, affichages obligatoires
• Logistique : Commandes de fournitures pour le siège et sites extérieurs
• Qualité de vie au travail : Organisation d’événements de convivialité, référent handicap et SST
• Sécurité et prévention : Responsable sécurité, élaboration du DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels)

• Gérer la dimension administrative du pôle pédagogique
• Contribuer à la mise en place d'actions et de projets pédagogiques
• Participer en lien avec le service dédié à l'organisation des examens
• Être le relais avec le service RH concernant les professeurs
• Participer au suivi de l'activité des professeurs
• Contribuer à la mise en place et la création d'outils de gestion du service
• Gestion administrative des entretiens professionnels
• Mise en place des procédures et réactualisation des documents
• Participer au secrétariat du service des examens et certifications en période d'examens
• Assurer l'intérim de l'assistante de direction
• Assurer l'intérim de la responsable des contrats dans le remplissage des sections
• Gérer les ressources liées à la programmation des formations
• Gérer l'attribution des salles et matériels dans le cadre des emplois du temps
• Communiquer avec l'équipe pédagogique et éducative
• Formaliser les emplois du temps des parcours individualisés
• Actualiser les emplois du temps au quotidien : les absences et remplacements des professeurs, les projets pédagogiques, les examens et leurs aménagements
• Création des dossiers apprenants adultes sur ypareo
• Envoi des relevés d'heures de vacataire
• Aide et participation à la certification QUALIOPI

• Vérification des contrats d'apprentissage
• Enregistrement des contrats
• Convocation des jeunes
• Accueil physique et téléphonique
• Accompagnement dans le remplissage des contrats
• Pré-saisie des contrats sur Ypareo et création du profil apprenant

• Gestion des dossiers de réinscription/ Gestion des inscriptions internat
• Création de tableaux de suivi des inscriptions
• Accueil physique
• Création des certificats de scolarité, étiquette…
• Formation des nouveaux arrivants

● Relation avec les entreprises et OPCO : Création et suivi des contrats, dossiers et encaissements via les outils de gestion (Yparéo, Filiz), et accompagnement des entreprises et apprenants dans les démarches administratives.

● Gestion administrative des étudiants : Supervision des processus administratifs (élections étudiantes, gestion du matériel pédagogique, référente handicap) et accompagnement des équipes pédagogiques.

● Supervision des outils et indicateurs : Contrôle de la bonne utilisation et mise à jour des outils numériques, suivi des performances administratives via des dashboards.

● Support opérationnel : Préparation des audits Qualiopi, gestion des incidents techniques et des demandes logistiques sur le campus.

● Formation et accompagnement : Formation des équipes pédagogiques et appui dans la résolution des problématiques administratives.