Nadège Van Tuijn
Toulon
Profil professionnel
Assistante de direction avec plus de 15 ans d'expérience dans le secteur de la navigation de plaisance, j'ai développé une maîtrise exceptionnelle de la gestion des tâches administratives et l'optimisation des processus internes. Mon expertise inclut la coordination efficace des agendas, la gestion de la communication interne et externe, et le développement de relations professionnelles solides. Reconnue pour mon sens de l'organisation et ma capacité à travailler sous pression, je suis prête à apporter une contribution significative à votre équipe.
Vue d'ensemble
19
19
years of professional experience
Expérience
Assistante de direction
AMF TEAK DECKS SL
Palma de Majorque
2024.05 - Actuel
- Organisation des voyages d'affaires comprenant la réservations de vols et hôtels, l'envoi des confirmations et la résolution des éventuels problèmes.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
- Soutien logistique lors de déplacements professionnels, assurant un voyage sans encombre pour la direction.
- Support administratif aux projets spécifiques et aux équipes de direction, rédaction de correspondances professionnelles et de rapports.
- Création et mise à jour des tableaux de bord dans une optique de communication et de suivi.
- Participation à la paie en lien avec le service comptable ou le cabinet d'expertise-comptable, transmission des justificatifs.
- Traitement des dossiers des salariés étrangers, vérification de la validité des titres de séjour.
- Organisation administrative autour de la mobilité professionnelle , déplacements, mutation ou détachement temporaire du personnel entre différentes entités ou pays.
Responsable administratif
MOTYVEL PARDO YACHTS
Puerto Adriano M- Mallorca
2020.03 - 2024.01
- En charge de toute la partie administrative du bureau des Baléares.
- Création de devis et factures, gestion et suivi de paiements fournisseurs & clients.
- Suivi de la trésorerie, gestion des relations clients et fournisseurs (facturation, paiements, relances).
- Standard téléphonique
- Gestion des locations de bateaux
- Responsable des achats de pièces de rechange bateaux auprès des chantiers navals en France (JEANNEAU) et en Italie (CANTIERE DEL PARDO)
- Traitement et suivi des incidents couverts par la garantie du chantier naval
- Réservations hôtels et billets d'avions pour le siège de Barcelone
- Classement et organisation de documents sur logiciel Sharepoint
- Actualisation de la page web et des différentes plateformes de vente en ligne (YACHTWORLD, COSAS DE BARCOS, TOP BARCOS, etc)
- Organisation du salon nautique de Palma: logistique, coordination de l'équipe terre, préparation et décoration du stand, achats de meubles et matériel, gestion des fournisseurs, paiements, gestion des invitations, etc
- Responsable de l'organisation de l'évènement annuel privé PARDO YACHTS (2 jours)
- Collaboration avec les autres départements pour assurer une communication fluide entre les services.
- Coordination des activités de l'équipe administrative, planification des réunions et suivi des projets.
- Gestion des commandes auprès des fournisseurs et des règlements, traitement des litiges.
- Rédaction et mise à jour régulière des rapports sur l'avancement général du service administratif.
Assistante commerciale
FANAUTIC CLUB
Palma de Majorque
2017.01 - 2020.01
- Responsable clientèle, rédaction et suivi de contrats clients, gestion et suivi de la facturation, gestion des réservations des usagers du club, participation au salon nautique de Palma.
- Veille au bon fonctionnement du site : accueil, courrier, surveillance, entretien des locaux.
- Coordination des activités de l'équipe administrative, planification des réunions et suivi des projets.
- Gestion de la flotte des bateaux hors club (réservations, facturations, coordination clientèle/équipe navigante)
- Suivi de facturation des franchises au niveau national, assistance logistique : envoi de documents aux franchisés, contrats, supports publicitaires, etc
- Gestion RH du personnel administratif : validation des demandes de congés, traitement des absences, conception des plannings, contrôle des heures travaillées.
Agent de réservation
JUMBOTOURS
Palma de Majorque
2016.04 - 2016.10
- Résolution des incidents entre les agences de voyage internationales et les hôtels du monde entier.
- Traitement, envoi et suivi des réservations hôtelières
- Traitement rapide et efficace des demandes des clients, prise en charge des réservations, modifications et annulations.
- Suivi des réservations, gestion des modifications et des annulations, assistance en cas d'urgence.
- Utilisation d'un logiciel de réservation professionnel pour gérer efficacement les données client.
- Gestion proactive des annulations et changements de dernière minute afin de minimiser les perturbations pour le client.
- Collaboration avec les tour-opérateurs et les fournisseurs afin d'obtenir les meilleures offres pour les clients.
Assistante de direction Capitainerie
PAUL RICARD
île des Embiez
2015.04 - 2015.09
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
- Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
Assistante administrative et commerciale
PORTLAND
Hyères
2014.01 - 2015.01
- Suivi, contrôle et facturation des amarres du port á sec
- Rénovation des contrats annuels d'amarrage
- Appui administratif et commercial pour les ventes des marques QUICKSILVER et LOMAC
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures du service après vente.
- Rédaction de rapports mensuels sur l'activité commerciale pour faciliter le suivi par la direction.
- Traitement des commandes, saisie informatique des données dans le logiciel, relance des commerciaux en cas de pièce manquante, établissement des devis.
- Secrétariat courant : accueil téléphonique, traitement de la boîte mail, mise à jour des agendas, réception et envoi du courrier, diffusion d'informations auprès du personnel.
- Soutien aux commerciaux dans la préparation des dossiers clients et la mise à jour des informations.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
Secrétaire portuaire et réceptionniste
CNTL (CERCLE NAUTIQUE ET TOURISTIQUE DU LACYDON)
Marseille
2010.01 - 2014.01
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Prise de rendez-vous pour l'ère de carénage, en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
- Assistance à la comptabilité en effectuant des tâches de facturation des 750 anneaux et de suivi des paiements, en relation avec le maître de port.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Gestion des réservations de l'école de voile
Assistante administrative et commerciale
BENETEAU-AZUL YACHTS
Palma de Majorque
2005.01 - 2009.01
- Facturation et suivi des paiements. Responsable d'achats de pièces de rechange auprès du chantier naval Beneteau en France. Gestion du stock de pièces de rechange. Suivi des dossiers de financement auprès de SGB FINANCE. Relation clientèle.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Préparation et envoi des factures clients, suivi des règlements et mise à jour du tableau de suivi, relances téléphoniques en cas de retard de paiement.
- Gestion des appels téléphoniques et prise de messages pour les responsables commerciaux.
- Coordination des expéditions et du suivi des colis afin de garantir une livraison dans les délais.
- Participation à l'organisation d'événements commerciaux tels que les salons nautiques de Barcelone et Palma de Majorque et des présentations clients.
Formation
Bac - série L
Lycée Tezenas
Saint Etienne, FranceDEUG - Lettres modernes et Philosophie
Université Jean Monnet
Saint Etienne, FrancePermis côtier - undefined
CNTL, FRANCE
Marseille, FranceCompétences
Pack office
Polyvalence
Gestion d'événements corporatifs
Connaissance en CRM
Autonomie professionnelle
Flexibilité et adaptation
Informations complémentaires
- Lecture
- Voyages (Amérique du Sud, Asie)
- Sport: Paddel surf, yoga, marche rapide
Langues
Français
Espagnol
Anglais
Chronologie
Assistante de direction
AMF TEAK DECKS SL
2024.05 - Actuel
Responsable administratif
MOTYVEL PARDO YACHTS
2020.03 - 2024.01
Assistante commerciale
FANAUTIC CLUB
2017.01 - 2020.01
Agent de réservation
JUMBOTOURS
2016.04 - 2016.10
Assistante de direction Capitainerie
PAUL RICARD
2015.04 - 2015.09
Assistante administrative et commerciale
PORTLAND
2014.01 - 2015.01
Secrétaire portuaire et réceptionniste
CNTL (CERCLE NAUTIQUE ET TOURISTIQUE DU LACYDON)
2010.01 - 2014.01
Assistante administrative et commerciale
BENETEAU-AZUL YACHTS
2005.01 - 2009.01
DEUG - Lettres modernes et Philosophie
Université Jean Monnet
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CNTL, FRANCE
Bac - série L
Lycée Tezenas