Magalie DRIEN

• Saisie des écritures comptables dans Berger Levrault
• Intégration des factures CHORUS et des recettes dans le logiciel Berger Levrault
• Engagements des devis et bons de commande
• Liquidation des factures - Mandats - Titres - Régies
• Traitement des PES
• Accueil physique et téléphonique
• Gérer toute situation
• Etre à l'écoute renseigner et/ou orienter le public
• Accompagner et soutenir mes collègues et ma hiérarchie

• Responsabilité de la cellule achats hors marché : sourcing, suivi des achats, liquidation des factures et traitement des litiges
• Évaluation régulière des performances de mon équipe afin d'identifier les domaines à améliorer.
• Encadrement et accompagnement des nouvelles recrues lors de leur intégration dans la cellule.
• Collaboration avec les autres sous-officiers pour exécuter efficacement la dépense (réglementation, code des marchés publics).

• Recherche de nouveaux fournisseurs répondant aux critères de sélection du service émetteur.
• Gestion des relations avec les fournisseurs pour assurer la qualité et la ponctualité des livraisons.
• Collaboration étroite avec les équipes internes pour définir les besoins en matériaux et produits.
• Anticipation des risques de rupture afin de planifier les commandes et de garantir la disponibilité des stocks.
• Identification et résolution rapide des litiges liés aux commandes, factures ou livraisons défectueuses.

• Responsable du suivi de l'éducation et de la sécurité des lycéens et lycéennes en internat
• Assurer le lien avec les proches de l'enfant
• Travailler avec le pôle social et la psychologue pour leur bien-être
• Organiser des sorties
• Utilisation des logiciels bureautiques Word, Excel et PowerPoint pour réaliser divers travaux administratifs.
• Respect strict des procédures internes pour garantir la confidentialité des informations traitées.
• Accueil chaleureux et professionnel des enfants et leurs familles, orientation dans les locaux, mise en relation avec les différents services
• Réception, tri et répartition du courrier entrant et sortant.
• Rédaction et correction de documents tels que rapports, e-mails, courriers, présentations et comptes rendus.

• Utilisation portail EDA (Economat des Armées) commande des denrées alimentaires
• Sourcing
• Application de la réglementation des marchés publics
• gestion administrative des commandes, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
• Traitement des litiges.
• Respect strict des procédures internes pour garantir les livraisons fonction des informations traitées.
• Utilisation du logiciel CHORUS

• Élaboration et gestion des plannings pour assurer une répartition équilibrée des tâches.
• Gestion des stocks et des commandes, en anticipant les besoins pour les différentes prestations à réaliser.
• Animation de réunions d'équipe pour partager les informations importantes et favoriser la cohésion au sein de l'équipe.
• Veille au respect des règles d'hygiène et de sécurité établies.
• Traitement de la boîte mail, partage des informations urgentes et importantes avec le personnel concerné.

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques.
• Accueil des visiteurs et orientation en misant sur le professionalisme et la discrétion.
• Coordination des échanges avec les équipes en interne.
• Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.

accueil physique et téléphonique du public