Gaëlle GIRAULT

Organisation des réunions et séminaires, ainsi que constitution des dossiers nécessaires pour optimiser la préparation des participants

Filtrer et orienter les appels téléphoniques (internes et externes)

Rédaction des courriers et procédures avec garantie d'une mise en page conforme aux standards de l'entreprise

Organiser les déplacements et événements internes

Optimiser les ressources : gestion des devis, des appels d'offres et participation active aux négociations fournisseur

Interface privilégiée des fournisseurs et clients en gérant les paiements fournisseurs et en établissant les factures clients

Coordination des prestataires pour assurer la bonne exécution des interventions et gestion des contrats associés

Conception suivi et gestion du nouveau site intranet

Prospecter de nouveaux clients et suivre les dossiers via la création d'une base de données

• Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
• Gestion proactive de l'agenda avec une planification minutieuse des rendez-vous. avec gestion des rendez-vous.
• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant, tri, distribution interne, affranchissement.
• Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
• Gestion administrative des dossiers, collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique et actualisation des données.
• Réception des clients et partenaires par téléphone et en personne, assurant une première impression positive. des clients, fournisseurs et partenaires de l'entreprise.
• Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.

• Gestion rigoureuse de la confidentialité des clients et des dossiers traités par le cabinet juridique.
• Assistance aux avocats lors des audiences et des négociations avec les clients.
• Rédaction et mise en forme de documents juridiques tels que contrats, lettres et procès-verbaux.
• Préparation et suivi des dossiers juridiques.
• Préparation des pièces nécessaires au dépôt des dossiers auprès des tribunaux ou autorités compétentes.
• Établissement des factures clients et suivi des paiements en lien avec le service comptabilité.
• Suivi administratif des dossiers juridiques, de la facturation et des notes de frais.
• Mise en œuvre des formalités administratives et procédures juridiques.
• Suivi rigoureux des délais légaux pour les dépôts de dossiers et autres procédures judiciaires.
• Mise en place d'un système de gestion électronique des documents pour faciliter l'accès et le partage des informations au sein du cabinet.
• Secrétariat juridique incluant l'accueil physique, le filtrage téléphonique et la gestion du courrier et des mails.
• Collaboration étroite avec les huissiers, notaires et autres professionnels du droit dans le cadre de dossiers partagés.
• Réalisation des modifications statutaires en transférant le siège et en changeant la date de clôture.
• Préparation et envoi des lettres de mission aux clients. Remise des dossiers complets aux clients.
• Mise à jour de la base de données du cabinet (nouvelles informations, dossiers clients et documents financiers).
• Gestion administrative courante, notamment le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers.