Buddika Hunuketaela

• Organisation logistique des événements (Séminaires Interne/ Externe, All Staff Meetings, Extended Leadership Team meetings, Talent Review session, etc...)
• Coordonner les intervenants internes/externes
• Coordonner le Groupe de travail "Communication" pour bâtir le plan de communication 2024 du département juridique
• Conception du Site Intranet du département Juridique (avec une formation d'administrateur à l'appui)
• Coordonner la préparation d'un Newsletter trimestrielle (mener des sessions de brainstorming avec le groupe de travail, proposer des maquettes pour déterminer le format, coordonner les multiples rédacteurs, s'assurer d'une mise en page cohérente)
• Conception des présentations sur PowerPoint pour les réunions internes et externes
• Mise à jour et la tenue régulière d'une base de donnés (nouveaux arrivants, départs, changement de poste du département)
• Gestion du secrétariat du Directeur Legal Operations Excellence (organiser les déplacements à l'étranger/en France, gestion des notes de frais, accueillir les visiteurs, gestion de l'agenda, organisation des repas, des réunions avec des prestataires à l'extérieur, etc..)

Assistante du Vice President, Corporate & Intellectual Property and Company Secretary -Stephen Siegel

Assistante du Compliance Officer - Fabio Goj/Yann Aubin

Assistante du Group Insurance Manager - Jean-François Corbel

• Gestion des agendas et des déplacements (Réservation Hôtels, Vols, Train, Taxi, Note de Frais)
• Organisation des événements du département (Team building, Pots de départ, repas de fin d'année)
• Gestion des factures (création des PO - Purchase Order/ Mise en paiement des factures)
• Gestion des contrats prestataires
• Accueillir les visiteurs et les nouveaux arrivants (préparation des badges, commande des matériels informatique, enregistrement Websesame)
• Rôle d'administrateur de l'outil "Galexy Corporate - Entity Management" (avec à l'appui une formation d'administrateur)
• Gestion du planning congés de l'équipe
• Gestion administrative des dossiers : création des dossiers, gestion des accès, classement et archivage

Assistante du Vice President Legal Onshore/Offshore - Christine Rey

• Gestion d'agenda et de la boite e-mail
• Filtrage des appels téléphonique, des courriers arrivants et sortants
• Organisation des entretiens des candidats
• Accueillir les visiteurs et les nouveaux arrivants
• Gestion des parapheurs (impression, mise en circulation pour signature, collecte et renvois par DHL des originaux)
• Collecter les rapports mensuels des régions
• Gestion des DAF-Departures (impression, circulation pour signature et renvois des originaux par DHL)
• Organisation des événements (des séminaires externes, pot de départ, les repas d'équipe)
• Préparation des documents "Management Fees" à la demande du service fiscalité (préparation du format, soumettre à la validation, signature et renvois par DHL)
• Collecte des présentations ET, ATT, ATC, impression avant réunion, mise en format des comptes rendus, classification et l'archivage
• Former les assistantes intérimaire du département

Assistante du Chief Operating Officer (COO) - Bernard diTullio/Philippe Barril

• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
• Organisation des déplacements et des séminaires à l'étranger (Visa, hôtels, taxi et transferts, réservation de salle, restaurants, etc...)
• Organisation complexe des déplacements dans les pays à risque
• Mise en forme des présentations sur Power Point

Assistante du Vice President Finance Group Controller - Olivier Sergent

• Gestion d'agenda complexe
• Organisation des réunions en accord avec le planning finance et consolidation (les forecasts)
• Organisation des voyages du manager et de son équipe (Réservation Hôtel, Taxi, Note de Frais)
• Réception et mise en paiement des factures
• Gestion de l'archivage des documents
• Gestion des parapheurs (Impression, mise en circulation pour signature)
• Collaboration étroite avec les différents services pour assurer une communication fluide et cohérente

Contrat Alternance 15 mois - Assistante à la Direction Finance - Division Produits de Luxe L'Oréal Paris

• Gérer la partie reprographie (Collecte, l'impression, assemblage des rapports et mise à disposition durant les réunions de conseil d'administration)
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais
• Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables
• Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations