Anne LEBRUN

Actuellement en charge de la gestion administrative d'une centaine de formateurs par mois du post-recrutement jusqu'à la paie.

• Instruction et gestion administrative des dossiers des formateurs, contrôle de conformité des pièces transmises, saisie informatique dans YPAREO.
• Elaboration et suivi des contrats mensuels de type CDDU (entre 50 à 80 salariés/mois).
• Saisie de données et mise à jour des bases de données salariés (SILAE et LUCCA)
• Gestion des déclarations sociales mensuelles (DPAE).
• Saisie et suivi des variables de paie (SILAE), vérification des bulletins avant envoi.
• Gestion des Tickets Restaurant
• Onboarding des nouveaux employés, gestion des congés et des absences dans LUCCA.
• Mise en place de procédures internes pour faciliter le travail collaboratif entre les membres de l'équipe.
• Traitement des demandes de renseignements des intervenants et partenaires divers.
• Préparation et envoi de documents administratifs.
• Classement et archivage méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.

• Accueil téléphonique et physique du public (entreprises, apprentis, parents d’élèves, fournisseurs…)
• Gestion des inscriptions des apprentis, du contact initial (demande de renseignements) à la sortie de formation de l’apprenti (inscriptions & passage des examens)
• Saisie et mise à jour des effectifs (inscrits et propects) sur YPAREO & GLORI@
• Transmissions des rapports de remontées des effectifs aux partenaires (Région, fédérations)
• Gestion de la relation entreprise (accompagnement à la mise en place des contrats d’apprentissage, traitement des demandes de recrutement)
• Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.

• Planification des réservations des salles de réunion & des services réservés aux locataires
• Gestion de la relation client (diffusion des informations aux résidents, mise en place des animations, mise à jour de la signalétique interne)
• Accueil physique et téléphonique
• Transmission des renseignements initiaux aux potentiels locataires et clients
• Réception et distribution des courriers / colis / AR

• Mise en place des formations (définition des besoins, envoi des convocations, création des plannings, suivi et complétude des dossiers)
• Accueil chaleureux et professionnel des stagiaires (individuels et groupes), orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
• Interface Pole emploi / OPCA / sociétés
• Coordination formateurs / stagiaires / équipe administrative
• Organisation / surveillance des sessions d’examen Toeic
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.

(Expériences antérieures en administration (2010 - 2016) (AJPLUS, BOSTON SCIENTIFICS, MOOD MEDIA, AJC association, etc)

• Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
• Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
• Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.
• Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
• Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.

Grande MOSQUEE HASSAN II / Aménagement de la BAIE de CASABLANCA

• Saisie des factures sur logiciel de gestion interne
• Suivi et rapprochement mensuel des engagements comptables
• Mise à jour des supports de suivi : tableaux, fichiers divers.
• Support administratif aux projets spécifiques et aux équipes de direction,
• Tenue du standard
• Secrétariat du service Gestion