Yvianne Vaïtéa CASSSIER
Assistante administrative
Saint-Etienne Lès Remiremont
Profil professionnel
Assistante administrative ou de direction fiable et enthousiaste, je compte de l'expérience dans la gestion efficace de la gestion administrative et comptable dans certains domaines. Excellente dans la hiérarchisation des tâches, je sais organiser et optimiser les flux de travail avec efficacité et discrétion. Je recherche actuellement un poste offrant de nouvelles responsabilités dans la région de Saint-Etienne les Remiremont, Remiremont, Epinal, Gérardmer.
Vue d'ensemble
20
20
years of professional experience
Expérience
Assistante de direction
PROTECTION NC
Nouméa Nouvelle-Calédonie
10.2023 - 01.2025
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Rédaction de notes, comptes rendus clients, courriers et communications de la Direction.
- Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.
- Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants dans le respect des normes de confidentialité.
- Suivi des contrats fournisseurs, veillant à leur respect des conditions convenues et au renouvellement dans les délais appropriés.
- Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
- Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
Coordinatrice administrative et comptable
Collectivité de la province Nord - Direction des Ressources Humaines
Koné Nouvelle-Calédonie
05.2021 - 09.2023
- Rédaction de rapports, synthèses et compte-rendus afin de faciliter la prise de décision par la direction.
- Supervision du traitement des dossiers administratifs pour assurer la conformité et le respect des délais.
- Développement d'outils de suivi et de reporting pour aider la direction à piloter l'activité administrative.
- Négociation auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions tarifaires sur les achats courants.
- Création et mise à jour régulière d'une base documentaire centralisée facilitant le partage d'information au sein de l'équipe.
- Support des équipes au quotidien dans la gestion des dossiers complexes et des problèmes rencontrés.
- Suivi des budgets alloués aux différents services pour garantir une gestion financière rigoureuse.
- Gestion des achats dans le respect des procédures internes et du budget fixé.
- Participation à la gestion des ressources humaines.
- Intégration des nouveaux employés à leur poste de travail et dans l'équipe, transmission des procédures internes.
- Participation aux réunions de direction pour présenter les résultats, proposer des axes d'amélioration et partager des bonnes pratiques.
- Contrôle de la bonne utilisation des équipements mis à disposition du service, identification des besoins des collaborateurs.
- Coordination entre les différentes directions pour favoriser un travail collaboratif efficace et harmonieux.
- Veille réglementaire pour s'assurer de la conformité des exigences légales en vigueur.
- Développement des partenariats avec les acteurs locaux et institutionnels pour assurer la concrétisation des projets.
Comptable
Collectivité de la province Nord - Direction du développement économique et de l'environnement
Nouméa Nouvelle-Calédonie
07.2020 - 01.2021
- Suivi du traitement du budget de la direction et ces différents services avec des bons de commande
- Liquidation des factures de fonctionnement et d'investissement
- Contrôle et liquidation des états de frais de déplacements
- Contrôle et liquidation des états de frais de formation
- Etat des sommes dues
- Saisie informatique des documents comptables selon les règles de codification, classement et archivage des factures.
- Contrôle des projets d'actes administratifs dans l'applicatif provincial
- Gestion des opérations de clôture mensuelle et annuelle, respectant les délais fixés par la direction.
Assistante administrative
CAP EMPLOI
Koné Nouvelle-Calédonie
02.2020 - 07.2020
- Accueil physique de la direction : renseignement, livraison, orientation et conseil.
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
- Gestion administrative des dossiers fournisseurs, mise à jour des bases de données informatiques.
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des dossiers "emplois vacances"
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
- Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Veille sur le respect strict des procédures internes ainsi que sur le respect de la législation applicable.
- Gestion quotidienne des agendas et des rendez-vous pour le personnel de direction.
- Saisie des bons de commandes, saisie des paiements pour le Trésor public sur la comptabilité publique M52
- Coordination des déplacements et réservation d'hébergement pour les employés.
- Coordination logistique lors d'événements professionnels tels que les séminaires ou les conférences.
Assistante de direction
Cabinet Comptable FIDUNORD
Koné Nouvelle-Calédonie
06.2019 - 11.2019
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion administrative des dossiers juridiques des clients : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données, montage des statuts des sociétés, dissolution, liquidation radiation inscription auprès de la CCI et de la CMA selon le secteur d'activité, RIDET, K-Bis auprès du tribunal.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
Agent administratif et financier
Collectivité de la province Nord - Direction des finances publiques et du budget
Koné Nouvelle-calédonie
09.2018 - 04.2019
- Suivi des autorisations de programme comptable.
- Suivi des engagements comptables
- Arborescence budgétaire des finances publiques
Assistante administrative
Collectivité de la province Nord - Direction des affaires juridiques, administratives et patrimoine
Koné Nouvelle-Calédonie
04.2018 - 08.2018
- Analyse des projets d'actes administratifs dans l'applicatif dédié
- Gestion administrative et logistique des conseils d'administration des Assemblées générales ou des Bureaux de la province Nord
- Mis en paiement des notes de frais des élus
Gestionnaire des aides et des subventions
Collectivité de la province Nord - Direction de l'enseignement de la formation et jeunesse
Koné Nouvelle-Calédonie
11.2015 - 12.2017
- Cadre de partenariat avec les associations reconnues d'intérêt provincial, traitement des demandes de subvention et d'aide
- Traitement des dotations des établissements scolaires privés et publiques
- Gestion du marché de denrée alimentaires pour les internats des collèges
- Gestion du marché de transport des élèves de primaires en situation de handicap
- Gestion des MFR (maisons familiales et rurales, école de la dernière chance dans l'agriculture)
Assistante administrative
Distributeur d'eau AQUANORD
Voh Nouvelle-Calédonie
05.2015 - 07.2015
- Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
- Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Suivi de la facturation ponctuelle et mensuelle, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
Assistante de direction
Holding XPF SARL
Nouméa Nouvelle-Calédonie
02.2005 - 01.2015
- Assistante d'un des deux dirigeants du groupe d'ingénierie du pacifique comprenant des bureaux d'études, un bureau d'étude de sol, des SCI
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Assistance de la Direction dans la mise en œuvre et le suivi des projets, des dossiers d'appels d'offres, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
- Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
Formation
BEP -
Collège de la Rivière Salée
Nouméa Nouvelle-CalédonieBaccalauréat - BAC STT ACA (actions communications administratives)
Lycée Lapérouse
Nouméa Nouvelle-CalédonieCompétences
- Rigueur dans la diversité des tâches a accomplir
- Flexibilité et adaptation
- Soutien administratif
- Prise d'initiative
- Préparation de documents
- Techniques de secrétariat
- Écoute active des besoins
Informations complémentaires
- Cinéma
- Écologie
- Lecture
- Bénévole pour des associations
- Marche, randonnées
Langues
Français
Débutant
Chronologie
Assistante de direction
PROTECTION NC
10.2023 - 01.2025
Coordinatrice administrative et comptable
Collectivité de la province Nord - Direction des Ressources Humaines
05.2021 - 09.2023
Comptable
Collectivité de la province Nord - Direction du développement économique et de l'environnement
07.2020 - 01.2021
Assistante administrative
CAP EMPLOI
02.2020 - 07.2020
Assistante de direction
Cabinet Comptable FIDUNORD
06.2019 - 11.2019
Agent administratif et financier
Collectivité de la province Nord - Direction des finances publiques et du budget
09.2018 - 04.2019
Assistante administrative
Collectivité de la province Nord - Direction des affaires juridiques, administratives et patrimoine
04.2018 - 08.2018
Gestionnaire des aides et des subventions
Collectivité de la province Nord - Direction de l'enseignement de la formation et jeunesse
11.2015 - 12.2017
Assistante administrative
Distributeur d'eau AQUANORD
05.2015 - 07.2015
Assistante de direction
Holding XPF SARL
02.2005 - 01.2015
BEP -
Collège de la Rivière Salée
Baccalauréat - BAC STT ACA (actions communications administratives)
Lycée Lapérouse
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