Yasmine MOUALEK

Immobilier :

• Gestion quotidienne du siège, des DR et coworking (baux, factures...)
• Suivi et gestion des prestations internes et externes (prestataires : demande de devis, choix de nouveaux prestataires ; fournitures, photocopieurs, extincteurs...)
• Mise à jour des tableaux de bord et autres documents de suivi afin de garantir la traçabilité et l’harmonisation des opérations.
• Organisation de déménagements.

Gestion de la flotte (800 véhicules) :

• Gestion des commandes, livraisons, restitutions.
• Gestion des contrats.
• Support aux utilisateurs dans leurs démarches.
• Renseigner le logiciel de pilotage de la flotte.
• Gestion et suivi des cartes carburant.
• Gestion des assurances et sinistres.
• Gestion des contraventions.

• Rédaction de documents et d'actes juridiques : courriers courants, projets de réponses, notes de synthèses, assignations, conclusions, procès-verbaux, baux commerciaux, annonces légales.
• Prise en charge de tâches administratives courantes : traitement du courrier, organisation de l’agenda et des rendez-vous, planification de déplacements, gestion de la messagerie électronique.
• Gestion de la facturation : envoi des factures, suivi des paiements, mise à jour des tableaux de bord, contentieux.
• Organisation de réunions de travail (réservation de salles, impression de supports de communication, rédaction de comptes rendus…).

• Traitement des appels téléphoniques.
• Rédaction d'actes notariés.
• Ouverture des dossiers.
• Renseignements des clients : démarches juridiques, suivi de leur dossier.
• Receuil de pièces auprès des clients pour l'instruction des dossiers.
• Archivage des pièces dans les dossiers physiques et informatiques.
• Préparation des documents juridiques pour les dossiers de succession.
• Organisation des rendez-vous clients pour la signature des actes.

• Gestion d’agendas, organisation de réunions et déplacements
• Feuilles de temps, gestion des notes de frais
• Gestion des arrivées et départs

• Gestion d’agendas, organisation de réunions et déplacements.
• Gestion des notes de frais.
• Mise en forme de présentation PowerPoint.
• Préparation des contrats pour signature.
• Rédaction des comptes rendus des réunions.
• Gestion administrative de projets pour la direction.
• Gestion du stock des fournitures de bureau.

• Réponse aux appels d’offres
• Suivi de facturation
• Tenue du secrétariat courant.
• Préparation des contrats de travail pour les nouveaux embauchés.
• Gestion des agendas complexes.

• Commandes SAP
• Logistique (agencement de bureaux… )
• Organisation de séminaires
• Suivi des effectifs (entrée, sorties)

• Gestion des marques (formalités diverses : greffes et tribunaux de commerce...)
• Gestion des dossiers juridiques des collectivités territoriales (physiques et informatiques) : rassemblement des pièces, mise à jour de la documentation, classement et archivage.
• Rédaction de documents et d'actes juridiques : courriers courants, projets de réponses, notes de synthèses, assignations, conclusions, procès-verbaux, annonces légales.

• Gestion administrative courante : traitement du courrier et de la boîte mail, tenue des dossiers RH, mise à jour des tableaux d'activité.
• Gestion des absences et des pointages, suivi des IJSS, saisie des éléments variables de paie, gestion des chèques déjeuner.
• Organisation, entretien et suivi des recrutements : rédaction des profils de poste, diffusion des offres d’emploi, pré-sélection des candidatures.
• Traitement du courrier administratif (attestations, démissions, procédures de licenciement), rédaction des notes RH, comptes rendus de réunion, notes administratives.