Stéphanie PALLOT-REYMOND
Summary
Professionnelle en assistance de direction et coordination administrative. Forte de 20 ans d'expérience au sein d'un cabinet d'avocats international. Reconnue pour sa rigueur, sa discrétion et son sens aigu du service et de la confidentialité.
Overview
17
17
years of professional experience
Work History
Operational Deputy Manager
Arendt & Medernach S.A.
Luxembourg
04.2023
- Gestion d'une équipe de 20 personnes, incluant le recrutement, la formation, l'encadrement du personnel, ainsi que l'organisation des tâches et du planning.
- Mise en place de procédures internes pour assurer la qualité du service client et la résolution rapide des problèmes.
- Développement et mise en œuvre de plans de formation pour renforcer les compétences des collaborateurs et améliorer la performance collective.
- Évaluation des performances des employés pour des promotions et des augmentations.
- Animation de réunions d'équipe hebdomadaires pour suivre l'avancement des projets en cours.
- Collaboration inter-équipes pour optimiser les synergies et atteindre les objectifs stratégiques fixés.
- Conduite du changement, adhésion de l'équipe aux nouvelles pratiques, accompagnement de la transition.
- Développement de la culture d'entreprise en assurant le respect des procédures et des bonnes pratiques au sein de l'équipe.
COORDINATRICE OPÉRATIONNELLE / COORDINATRICE DE BU
Arendt & Medernach S.A.
Luxembourg
05.2014 - 03.2023
- Conseil auprès du Head of Business Unit sur l'amélioration des performances et la gestion des talents.
- Organisation et coordination des réunions d'associés pour le suivi de leurs projets stratégiques.
- Gestion efficace des activités opérationnelles pour maximiser l'efficacité.
- Suivi des indicateurs clés de performance (KPI) permettant d'ajuster les actions si nécessaire.
- Remise de suggestions pour l'amélioration des performances de l'activité, participation active aux groupes de réflexion et partage d'expérience.
- Développement de la culture d'entreprise, veille à l'application des procédures et des bonnes pratiques.
- Conduite du changement, adhésion de l'équipe aux nouvelles pratiques, accompagnement de la transition.
Paralegal Officer
Arendt & Medernach S.A.
Luxembourg
10.2012 - 04.2014
- Support juridique avec une préparation minutieuse des dossiers pour assurer une documentation complète et conforme.
- Rédaction de documents, assistance aux avocats dans la mise en forme de leurs documents et traduction de documents juridiques
- Mise à jour d'une base de données juridique avec des mémorandums, des avis juridiques, des jurisprudences et de la doctrine, facilitant ainsi l'accès à des références juridiques pertinentes.
- Suivi administratif des dossiers avec coordination proactive auprès des clients pour garantir une communication fluide.
Assistante administrative
Arendt & Medernach S.A.
Luxembourg
02.2006 - 11.2011
- Gestion quotidienne de l'agenda de l'associé, de ses rendez-vous, de ses réunions et de ses déplacements professionnels.
- Suivi rigoureux de la facturation et mise à jour des tableaux de bord, incluant des relances téléphoniques pour assurer la réception des paiements et documents requis.
- Gestion des dossiers clients avec mise à jour proactive des bases de données informatiques pour garantir l'exactitude des informations.
- Gestion du courrier incluant réception, tri, distribution interne, mise sous pli, affranchissement et rédaction des réponses pour assurer une communication fluide.
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que courriers, emails et présentations PowerPoint.
- Mise en forme de documents juridiques en suivant les normes requises.
- Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Organisation des réunions et réservation des salles de conférence.
Education
Formation professionnelle - Droit des affaires
Luxembourg Lifelong Learning Center (LLLC)
01.2008
Master - Traduction (ES et EN vers FR)
Ecole de traduction et d'Interprétation (ETI)
01.2005
Baccalauréat - langues modernes (anglais, allemand et espagnol)
Lycée Denis de Rougement
01.1999
Skills
Optimisation des processus
Suivi des performances
Analyse de données
Création de rapports
Suivi des objectifs
Gestion d'équipe
Rigueur professionnelle
Sens de l'organisation
Adaptabilité
Sens de la communication
Esprit d'analyse
Sens du service client
Ténacité dans l'atteinte des objectifs
Intelligence émotionnelle
Gestion du stress
Additional Information
- Membre fondatrice de l'association Deux Pieds sur Terre créée pour mon fils aîné
- J'aime les visites culturelles, les voyages, je me passionne pour l'Histoire
- J'aime la lecture, le cinéma
- J'adore marcher, mais j'aime par-dessus tout skier
Personal Information
Expérience
5 ans et 10 mois,CDI,1 an et 7 mois,CDI,8 ans et 11 mois,CDI,2 ans et 11 mois,CDI
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Courant
Espagnol
Courant
Allemand
Intermédiaire
Italien
Débutant
Formation
01-2006
Timeline
Operational Deputy Manager
Arendt & Medernach S.A.
04.2023
COORDINATRICE OPÉRATIONNELLE / COORDINATRICE DE BU
Arendt & Medernach S.A.
05.2014 - 03.2023
Paralegal Officer
Arendt & Medernach S.A.
10.2012 - 04.2014
Assistante administrative
Arendt & Medernach S.A.
02.2006 - 11.2011
Formation professionnelle - Droit des affaires
Luxembourg Lifelong Learning Center (LLLC)
Master - Traduction (ES et EN vers FR)
Ecole de traduction et d'Interprétation (ETI)
Baccalauréat - langues modernes (anglais, allemand et espagnol)
Lycée Denis de Rougement