Sandrine SMADJA

• Gestion administrative :

Vérifier et valider les documents de consultation des entreprises : mise à jour des registres, etc..

Rédaction des courriers de rejets, attributaires etc..

Vérifier les documents des entreprises sur Approval

Mettre à jour le tableau le suivi des marchés et des consultations en cours

Création de partenaires pour la saisie des marchés si inexistants

Gestion de la sous traitance au niveau de la candidature

Rédaction des marchés et des Ordres de services puis diffusion aux opérationnels

• Gestion comptable

Vérification et saisie des avenants des factures d'entretien, espaces verts, ascenseurs, robinetterie etc..

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Gestion de la facturation, des DGD, des coûts de chantier
• Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : Agendas, Notes de Frais
• Archivage de documents
• Montage de dossiers d'Appel d'Offres
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.

• Gestion de la continuité de la certification Qualiopi de l'établissement.
• Organisation et mise en place de la logistique des sessions de formations présentielles et distancielles.
• Gestion administrative des inscriptions, présences, évaluations et attestations du suivi post-formations
• Gestion de la base de données des adhérents

• Gestion administrative et travaux d'assistante de Direction
• Gestion du planning du Directeur
• Animation de réunion
• Etude des candidatures internes

• Organisation administrative et logistique d'événements professionnels au sein de l’entreprise et à l’extérieur, respect du planning et des contraintes budgétaires.
• Planification des réunions, préparation des ordres du jour et rédaction des comptes-rendus.
• Rédaction de rapports périodiques sur l'état d'avancement du projet à destination des différents acteurs concernés.

• Montage de dossiers d'appels d'offre
• Gestion de la base de données des clients
• Partage d'informations avec les services internes pour le bon déroulement de l'activité, remontée des remarques clients, signalement des anomalies rencontrées.
• Renseignement et mise à jour des bases de données, suivi d'activité.

• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Documentaliste - Gestion de la GED pour le projet Ariane 6
• Tenue de l'agenda et des plannings d’activité : rendez-vous clients, entretiens d’embauche et autres, déplacements professionnels, réunions de travail.
• Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne : comptes rendus, notes, rapports, présentations.
• Liens avec les chef de chantiers, pour établir les situations de travaux
• Gestion des congés et RTT

• Gestion du standard téléphonique,
• Gestion des contrats de sous traitance
• Sélection des sous traitants avec les chefs de chantiers
• Gestion de leurs documents administratifs à jour

Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.

• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
• Gestion des appels d'offre
• Traitement des factures fournisseurs
• Préparation de la paie, saisie des heures, congés payés etc
• Entretien des ouvriers de chantiers
• Sélection des candidatures
• Etablissement des contrats a durée de chantier
• Déclaration Urssaf des nouveaux arrivants, mutuelle etc

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
• Gestion du stock
• Situations de travaux
• Calcul de marge des chantiers
• Etablissements des devis particuliers

• Estimation des coûts financiers dans le cadre de projets de développement d'exploitations agricoles.
• Rédaction de rapports techniques dans le domaine du Surgeles.
• Définition et suivi d'indicateurs qualitatifs et quantitatifs dans le cadre d'une transformation comme le passage au bio, au sein d'une exploitation.