AGENT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL
SOUS PREFECTURE L'HAY LES ROSES
L'HAY LES ROSES
2016.05 - 2017.05
- Gestion des dossiers administratifs : collecte des pièces justificatives, photocopies, classement et archivage.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Enregistrement des documents dans la base de données.
- Gestion des dossiers administratifs et mise à jour de la base de données.
- Accueil téléphonique et physique du public pour répondre à leurs demandes.
- Classement et archivage des documents selon les procédures établies.
- Traitement des archives : classement, planification, préparation des dossiers.
- Gestion du courrier entrant : tri, distribution aux différents services, traitement des e-mails.
- Saisie informatique des informations liées aux dossiers du personnel.
- Gestion du standard téléphonique, réponse aux appels, prise de messages et direction des appels vers les personnes concernées.
- Respect strict des procédures internes pour garantir la confidentialité des informations traitées.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Réception des appels téléphoniques, filtrage et transfert des appels, prise de messages, traitement des messages laissés sur la boîte vocale.
- Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
- Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
- Préparation du courrier à expédier, prise en charge des affranchissements, plis classiques et lettres en recommandé.
- Gestion de tâches comptables incluant la saisie des données et la tenue à jour des tableurs.
- Gestion du courrier entrant et sortant, comprenant l'envoi en recommandé ou par messagerie express.
- Gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau.
- Frappe et mise en forme de courriers, de lettres, de documents internes et de présentations avec le Pack Office.