Martine DUGAT

Durant 6 mois, en tant qu'assistante aux 4 conducteurs de travaux de l'entreprise, mes missions étaient :

• Assistance dans la planification et le suivi de l'avancement des chantiers en réalisant la collecte des pièces pour une préparation minutieuse des dossiers techniques, incluant plans, spécifications et devis, afin de faciliter la réalisation des travaux.
• Communication régulière avec les clients via téléphone et e-mail, envoi de rapports de mise à jour et des factures de travaux validées.
• Contribution aux réunions hebdomadaires avec l'équipe projet pour partager les avancées et discuter des défis à relever.
• Gestion du stock de fournitures de bureau.

Durant 10 ans, au sein d'une équipe de 3 personnes, mes missions principales étaient les suivantes :

• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement et archivage du courrier électronique.
• Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
• Tenue et suivi de l'agenda du dirigeant et de la chargée d'affaires en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
• Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
• Prise de rendez-vous pour l'entretien des véhicules de l'entreprise.
• Gestion administrative du personnel : suivi des congés payés, rendez-vous médecine du travail, absences maladie, envoi des éléments de paye au comptable.
• Analyse des dossiers de construction : conformité des dossiers d'architecte, plans, cahiers des charges et appels d'offres.
• Gestion des dossiers administratifs relatifs aux certificats d'urbanisme et aux déclarations préalables. Demandes de raccordements et suivi du dossier aux différents concessionnaires.
• Envoi des DCE aux entreprises et comparatif des offres reçues.
• Envoi des documents obligatoires aux contrôleurs Sécurité et/ou Technique (PPSPS, plans...).
• Vérification des documents obligatoires demandés aux entreprises : attestation d'assurance décennale, attestation de régularité fiscale et attestation de vigilance.
• Saisie et envoi des comptes rendus de chantier aux différents acteurs du chantier.
• Validation et diffusion des factures émises par les fournisseurs avant paiement, assurant leur exactitude et conformité au contrat initial.
• Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Établissement et diffusion des PV de réception, suivi des levées en cas de réserves.
• Traitement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
• Préparation et suivi du traitement des factures clients et fournisseurs, suivi des paiements clients, envoi des relances.
• Préparation des remises de chèques pour la banque.
• Rapprochement bancaire mensuel pour assurer l'exactitude des soldes.

• Tenue de la comptabilité générale et analytique des fournisseurs, enregistrement des opérations comptables dans le logiciel de gestion.
• Encaissement des traites, enregistrement des paiements CB, suivi des rapprochements bancaires.
• Relance téléphonique des impayés.
• Gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau.
• Organisation et gestion des archives, classement des documents, respect des normes de conservation.

En tant que responsable de la gestion courante de l'exploitation "photocopieurs et mobilier pour collectivités" (logiciel Spot), j'organisais les tournées de livraison de 2 ou 3 équipes :

• Planification des opérations logistiques : envoi de marchandises, enlèvement chez le client, livraison.
• Optimisation des itinéraires pour réduire les coûts.
• Établissement des bons de préparation et des bons de livraison, vérification des bons de transport.
• Saisie des flux entrants et sortants de l'entrepôt dans l'outil informatique, suivi des commandes.
• Traitement rapide et efficace des litiges comme les retards ou problèmes de livraison, produits manquants et retours.
• Assistance administrative : rédaction d'e-mails, courriers et autres documents, organisation et classement des dossiers.

• Saisie comptable des documents dans l'outil de gestion selon les règles de codification, contrôle des saisies.
• Classement méthodique des documents comptables pour faciliter les recherches ultérieures et le suivi administratif.

• Saisie rapide et précise de données dans le logiciel interne.
• Collaboration avec les équipes internes pour assurer l'exactitude des informations saisies.
• Communication avec les parties prenantes concernant les données saisies via le logiciel de communication internet.

• Tenue de la comptabilité générale et analytique des fournisseurs, enregistrement des opérations comptables dans le logiciel de gestion.
• Encaissement des traites, enregistrement des paiements CB, suivi des rapprochements bancaires.
• Relance téléphonique des impayés.
• Gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau.
• Organisation et gestion des archives, classement des documents, respect des normes de conservation.

• Tenue et suivi de l'agenda du commercial en organisant ses rendez-vous.
• Etablissement des devis et des factures.
• Rédaction des lettres de voiture et des feuilles de route.
• Demande des autorisations de stationnement.

• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transfert des appels, prise de messages, traitement des messages laissés sur la boîte vocale.
• Prise des commandes clients par téléphone, réponse aux demandes d'information sur les tarifs.
• Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
• Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
• Utilisation des logiciels bureautiques Word, Excel et PowerPoint pour réaliser divers travaux administratifs.
• Facturation et encaissement des clients à la caisse du magasin.

• Gestion du standard téléphonique avec optimisation du temps d'attente.
• Prise de renseignements détaillés pour connaître le motif de l'appel.
• Transfert des appels téléphoniques vers l'interlocuteur demandé.
• Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
• Rédaction et mise en forme de courriers, rapports et documents administratifs divers.
• Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.

• Encadrer les ateliers de production
• Organiser l'espace de travail, veiller au bon état du matériel
• Assurer une continuité de présence et de disponibilité
• Assurer la sécurité des usagers et des autres personnels

• Culture de céréales : préparation des sols, semis, plantations, récolte.
• Préparation de la terre et réalisation des semis en champs avec les engins agricoles.
• Entretien des bâtiments agricoles et des abords, des parcelles et des clôtures, travaux de réparation.
• Élevage d'un cheptel de 35 vaches allaitantes : nourriture, soins, gestion des naissances.
• Élevage d'un cheptel de 200 porcs : nourriture, soins.

• Service en salle et en chambre
• Lingère
• Femme de chambre
• Plongeuse
• Extras en service pendant une quinzaine d'années

• Émission et enregistrement des factures au Service Achats.

• Accueil et orientation des clients dans l'établissement, en offrant un service courtois et efficace.
• Organisation et gestion des archives, classement des documents, respect des normes de conservation.