Karine FOURNIE

• Management et gestion de l'équipe accueil du Pyrite (3 secrétaires accueil )

* Garantir le bon fonctionnement de l'accueil et de la relation client

* Formation-reporting de l'activité hebdomadaire et mensuelle

* Gestion administrative du personnel (planning de travail et congés)

• Assurer la logistique des déplacements de la direction et l'inscription au congrès USH (transports réservations des hôtels )
• Indemnisation des administrateurs de Toulouse Métropole Habitat

* Maintenir à jour le tableau des présences des administrateurs

* Assurer la bonne fin des remboursements aux administrateurs

* Assurer la communication avec les administrateurs (prise en charge des règlements, délais)

• Gérer les changements de Kbis de Toulouse Métropole Habitat auprès du greffe de Toulouse
• Gestion de l'archivage de Toulouse Métropole Habitat

• Orienter et renseigner les visiteurs
• Répondre aux sollicitations des locataires et des demandeurs de logement se présentant au Siège Social
• Assurer la déclaration et les suivis des demandes de logements dans la base départementale des bailleurs sociaux (Immoweb)
• S’assurer de la fiabilité des bases de gestion en présence des locataires (SAGE)
• Assurer la gestion du courrier postal du Siège Social (ventilation du courrier reçu au Siège Social ainsi que l’affranchissement des courriers à envoyer)
• Analyse du suivi de l'affranchissement (volume et coût)
• Gérer et suivre le budget des fournitures UGAP (fournitures bureaux) de la DG

• Vérification des pièces comptables : factures d'achat, factures de vente, reçus.
• Lettrage des comptes clients et fournisseurs en garantissant la fiabilité des données comptables.
• Contrôler les comptes bancaires

• Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Contrôler et suivre les coûts de revient de produits importés
• Elaborer des dossiers de dédouanement de produits importés

• Accueil et assistance aux usagers lors de leurs démarches administratives liées à la reconstitution de leur l'état civil.
• Vérification de la validité des documents fournis par les usagers, rejet des pièces non-conformes.