Jennifer DIGNUM

• En charge d’apporter un appui administratif complet au PDG France de langue maternelle anglaise avec aucune notion de français
• Accompagnement du Président dans ses taches quotidiennes autant sur le plan professionnel que personnel
• Interprétariat en direct pour le président avec ses différents interlocuteurs
• Traduction d’emails, de courriers et documents divers
• Organisation de Comités de Direction en France et à l’étranger
• Support général dans la gestion de ses relations internes et externes
• Gestion de l’agenda très complexe, filtrage des appels téléphoniques
• Organisation de déplacements professionnels et voyages
• Organisation des réunions et vidéoconférences, s’assurer du bon fonctionnement du matériel avant les réunions
• Rédaction des correspondances, des communications internes et des comptes rendus de réunions
• Organisation d’évènements clients internes et externes
• Préparation de présentations PowerPoint
• Commande de fournitures et équipements pour différents services
• Réception et traitement de courriers
• Tenir à jour le classement
• Gestion des notes de frais
• Initiation de déjeuners linguistiques en anglais au bénéfice des employés souhaitant améliorer leur maîtrise de la langue anglaise
• Aider à s’assurer que QVC offre un environnement de travail sain et sécurisé à son personnel
• Gestion de crise, servir d’intermédiaire entre les salariés et le PDG

• En charge d’assister plusieurs responsables (Cadres, Dirigeants, Directeurs)
• Coordonner les deux départements (équipe de 4 négociateurs pour l’Industriel et 9 architectes pour le Project Management) : Gestion des agendas, des notes de frais et des appels téléphoniques, mise à jour de différents tableaux de bord, organisation des réunions et des déplacements professionnels
• Gestion des mandats et contrats (rédaction, enregistrement et suivi)
• Traduction d’emails, de courriers et documents divers
• Organisation d’évènements clients importants en lien avec le département Marketing / Communication (Trophée de Polo 2014)
• Facturation et suivi des résultats financiers des équipes, synthèse et mise en forme des résultats, statistiques
• Rédaction de publications pour la presse régionale et la presse spécialisée en collaboration avec le département Marketing / Communication
• Présentations sur PowerPoint (création et mise à jour des fiches descriptives des offres, pitches, préconisations)
• Gestion des réponses aux appels d’offres
• Commande de fournitures

• Organisation de nombreux déplacements internationaux
• Gestion de la facturation, rédaction des descriptifs, gestion des notes de frais
• Mise en page de gros volumes de documents
• Traduction
• Organisation de réunions et événements marketing
• Classement et archivage
• Relations avec les Tribunaux et les Confrères
• Recherches juridiques
• Membre du Comité du Lien mis en place pour renforcer le lien entre avocats et salariés

Responsable de l’Accueil :

• Gestion hebdomadaire du planning de l’équipe (4 hôtesses d’accueil et 2 maîtres d’hôtel)
• Formation des nouvelles hôtesses
• Accueil des clients VIP durant leurs réunions, séminaires
• Coordination avec le Service Marketing / Communication et la Direction pour tous les événements Juridiques du Cabinet
• Organisation des Rencontres Juridiques du Cabinet (Séminaires de 100 personnes)
• Assurer le bon fonctionnement du matériel mis à disposition dans les salles de réunion

Chargée de Voyages :

• Centralisation des demandes voyages du cabinet (déplacements et hébergements)
• Achat en direct des voyages sur le portail entreprise SNCF et Air France
• Négociation des tarifs préférentiels avec les établissements hôteliers, visite des hôtels
• Négociation avec les loueurs de voiture (Avis, Hertz)

Placement chez Baker & McKenzie, Cabinet d’avocats, Paris 8ème