ISABELLE MENANA

Facturation

• Gestion de la facturation pour les agences d'AMIENS, DOUAI et LILLE (domaines Contrôle Technique Construction et Coordination Sécurité & Protection de la Santé) sous logiciel SAP.
• Suivi rigoureux du recouvrement des créances auprès des clients en situation d'impayé ou de retard de paiement.

• Optimisation de la gestion et de la planification des agendas du Directeur et de 4 chefs de projets.
• Contrôle et numérisation des dossiers d'appels d'offres via le logiciel MAXIMILIEN.
• Conception et suivi administratif des dossiers d'engagements et des comités de marchés.
• Gestion financière rigoureuse : émission des bons à payer et suivi des factures via ULIS, assorti d'un reporting précis.
• Pilotage des contrats de maintenance multi-domaines et interface proactive avec les prestataires.
• Administration efficace des abonnements et des résiliations de contrats via le logiciel EGEE.
• Préparation minutieuse des ordres de facturation, avoirs et devis.
• Rédaction et mise en forme de divers documents professionnels, incluant courriers et comptes-rendus.
• Coordination des sous-traitants : suivi des plans de prévention, gestion des documents légaux et agréments.
• Supervision des rapports électriques et Q18 en lien avec les concessionnaires du marché.
• Gestion dynamique du courrier, des appels, des requêtes clients, et maintien de l'ordre documentaire (classement, archivage).
• Contribution active au respect des procédures internes et à la fluidité des opérations administratives.

• Optimisation de l'agenda du Chef de Service et coordination efficace avec 3 chefs de projets.
• Accueil et assistance téléphonique haut de gamme, garantissant une orientation client fluide et professionnelle.
• Gestion proactive des bons à payer et suivi rigoureux des contrats de maintenance en matière de sécurité incendie et vidéo surveillance.
• Préparation méticuleuse des dossiers pour engagements, comités de marchés et appels d'offres, contribuant à une prise de décision éclairée.
• Rédaction et mise en forme experte de correspondances, procès-verbaux, relances et communications diverses, incluant la création de supports graphiques pertinents.
• Administration efficace des dossiers de sinistres, assurant une réactivité et une résolution optimales.
• Supervision et analyse des rapports de vérification des systèmes de sprinklage et gestion des données relatives à la sécurité incendie et à la surveillance par caméras.

• Pilotage efficace d'une équipe de 14 secrétaires réparties dans les secteurs de la construction, SPS et équipement.
• Résolution proactive des problématiques d'impayés, incluant des négociations directes avec les clients.
• Supervision rigoureuse de la logistique, incluant la gestion des EPI, la flotte de véhicules et le stock de fournitures.
• Coordination optimisée des plannings d'intervention et support dans la gestion des appels d'offres.
• Assistance dynamique aux secrétaires pour garantir la continuité opérationnelle en période de forte activité.
• Administration stratégique des formations, des habilitations techniques, des congés et des visites médicales, renforçant la performance et la conformité réglementaire.

• Gestionnaire de données chez Transport DUBOIS : expertise en saisie informatique, garantissant l'exactitude et l'efficacité des informations.
• Ambassadrice de service client chez Supermarché MATCH : rôle clé en tant qu'hôtesse de caisse, excellence dans la gestion des transactions et l'interaction clientèle.
• Assistante administrative polyvalente au sein de CEGF "Compagnie des Entrepôts & Gares Frigorifiques" : compétences diversifiées en secrétariat et réalisation de missions d'intérim avec adaptabilité et professionnalisme.

• Gestion efficace de l'accueil et communication téléphonique, garantissant une excellente première impression.
• Maîtrise de l'enregistrement des licences et de l'archivage, assurant une organisation documentaire irréprochable.
• Compétence avérée en rédaction de courriers et comptes-rendus, reflétant un souci du détail et une grande rigueur.
• Contribution active aux compétitions pour un reporting précis et professionnel.

• Qualifier les demandes et identifier les besoins clients, élaborer les offres/devis, contrôler les retours et gestion du contrat et du suivi de production jusqu'à la facturation sous le logiciel SAP.
• Relances des offres/devis.
• Recouvrement préventif et gestion des impayés.
• Assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'agence (appels, courriels, courriers, réclamations, etc...).