Héloïse ALBANHAC-BONFANTI

• Gestion des appels entrants (2 lignes) – Gestion des mails entrants et sortants –
• Gestions des messageries externes - Enregistrement et insccriptions (38 Lieux)–
• Préparation des dossiers, rappels/annulation/transferts, modifications administratives – Saisie des stages sur la plateforme ANTS – Relance comptable – Suivi dossiers.

• Participation à l’Agrément DATADOCK, MDD (AGEFICE), Gestion des dossiers stagiaires du devis à la facturation
• Poste relais avec l’équipe Formation et Commerciale
• Gestionnaire du CRM
• Accompagnement des démarches pour monter son Organisme de Formation (DIRECCTE – DATADOCK – CRM – Contenu – Certificateur agrée)

• Gestion administrative de 7 Organismes de Formation
• Gestion des dossiers stagiaires – relation auprès des OPCA (recherche, montage de dossier, relance, suivi du dossier jusqu’au financement)- suivi et validation des accords – gestion des dossiers facturés – standard téléphonique – gestion des mails entrants et sortants
• Participation et encadrement aux stages de récupération de points de permis
• Mise des dates en ligne, enregistrement et encaissements des participants
• Préparation de la salle et des documents
• Saisie sur ANTS des attestations, accompagnement et conseils pour les participants.

• Mise en place de procédures – organisation du service administratif – gestion des dossiers stagiaires – relation auprès des OPCA (recherche, montage de dossier, relance, suivi du dossier jusqu’au financement)- suivi et validation des accords – recherche de centre de certification - affacturage – gestion des dossiers facturés - relation avec le service formation et commercial – standard téléphonique – gestion des mails entrants et sortants - classement, archivage.

• Accueil téléphonique – Gestion commerciale (devis, commandes et facturation)
• Prise de rendez-vous techniques – Enregistrement des entrées et sorties du matériel– Gestion administrative (classement et archivage, rapprochement de factures) – Gestion des mails entrants et sortants, courrier et des réceptions et expéditions de colis.

• Gestion et organisation des commandes clients, préparation des bons de commandes – Prises de commandes, devis, facturation et avoirs – Gestion du
• Hôtesse d’accueil standardiste

Secrétariat administratif, commercial, pack office,

Classement, prépa comptabilité, pré paye, saisie achats, ventes, rapprochement bancaire, lettrage.

Accueil, enregistrement des livres entrants, sortants. Création d'affiches, enregistrement des nouveaux livres, aide à la recherche, rangement de la bibliothèque.

Accueil clientèle, devis, factures, commande de pièces, prise de rdv, renseignements.

• Réception des colis pour les laboratoires,
• Gestion de la papeterie, des salles de réunion, des clés pour les déchets,
• Enregistrement des colis sur GESLAB pour la comptabilité.

• Présentation de la salle et des activités,
• Création du badge adhérent, tenue de la caisse pour les abonnements,
• Surveillance des abonnements, des arrêts médicaux, relance téléphonique,
• Inscriptions pour des activités, rendez-vous.