Colette MARTIN

GENERAL : Saisie, rédaction de devis descriptifs et estimatifs, règlements administratifs, ; saisie, transmission et exploitation des comptes-rendus et rapports de chantiers ; saisie, création de factures ; classement ; téléphone ; caisse…)

DETAILS COMMUNS A DE NOMBREUX POSTES OCCUPES :

• Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents,
• Traitement des archives : classement, planification, préparation des dossiers,
• Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique,
• Traitement de la messagerie électronique, lecture et tri des e-mails reçus, classement des fichiers dans les différents dossiers d'archivage, rédaction des réponses, transmission de toute information utile à la hiérarchie,
• Gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau,
• Saisie des données dans divers logiciels de bureautique, en veillant à leur exactitude et cohérence,
• Saisie informatique des informations liées aux dossiers du personnel.
• Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transfert des appels, prise de messages, traitement des messages laissés sur la boîte vocale.
• Rédaction de courriers et e-mails professionnels,
• Classement méthodique des factures fournisseurs pour faciliter leur traitement ultérieur par le service comptabilité.
• Archivage et classement des documents physiques et électroniques.

* Saisie, relecture, envoi, classement des dossiers complets de réponses aux appels d'offres de Maîtrise d'Œuvre établis par le Bureau d'Etudes Techniques, comprenant les soumissions, actes d'engagement, dossiers complets, devis descriptifs et estimatifs et vérifications, transmission aux destinataires,

* Rédaction et/ou saisie de courriers, mails, facturation aux administrations (Mairies, Agglomérations, particuliers etc...) sur formulaires ou non, mémoires de fin de travaux, achèvements, comptes-rendus, réceptions de travaux et tous documents relatifs,

* Liaisons téléphoniques avec les clients, Administrations etc... ; pointages (interdits depuis par les Mairies et diverses Administrations) ;

* Classement, archivage, recherches, vérifications

* Vérifications des documents donnés à la saisie et enregistrements sous Office et logiciels de la Société SOGREAH ;

* Réception et redirection des courriers vers la Direction, les bureaux d'Ingénieurs, Métreurs, Bureau d'études et Secrétariat ; contrôles suivis d'actions/réponses rapides,

Entreprise de Transports d'Hydrocarbures, 250 salariés, 200 camions-citerne (25 à 40 Tonnes, Matières dangereuses, chauffeurs soumis à APTH)

* Courriers, fax, téléphone, classements, commandes matériel de bureau et divers pour le dépôt,

* Réception des personnes, clients, fonctionnaires administratifs, etc...

* Prises de commandes carburants détaillées (50 à 200 appels/jour),

* Relevés tous les soirs au téléphone des livraisons de carburants, fuel, go, gasoil marine livrés dans tout le sud de la France très détaillées et transmissions par fax le soir même et/ou le lendemain matin aux sociétés pétrolières pour facturations aux clients et stations service (législation sur facturation des livraisons d'hydrocarbures),

* Enregistrement mensuel pour transmission annuelle des factures autoroutes (ASF, ESCOTA) pour le dédouanement des trajets citernes 40 Tonnes après vérification des concordances immatriculations/trajets en fonction des feuilles de planning semainières, feuilles de routes, livraisons etc.

* Suivi des dossiers pour chaque chauffeur, enregistrement d'embauche, déclarations, suivi maladie et AT avec déclarations etc...

Entreprise de Bâtiments et Travaux Publics - 40 ouvriers

* Réponses à appels d'offres BTP, principalement avec les Administrations et France Télécom,

* Liaisons téléphoniques, fax et courriers fournisseurs, Maîtres d'Ouvrages, clients, salariés, sous-traitants, administrations, etc...

* Suivi des salariés, maladies et AT, Caisse de Congés Payés BTP, remise des acomptes et salaires en espèces et par chèques après retrait en espèces auprès de la Banque de la Société,

* Gestion des comptes-rendus et rapports de chantiers pour synthèse des salaires au réel,

* Saisie/rédaction de courriers, fax, devis, factures et tous documents, classement, envois postaux,

* Tenue de la caisse et du Livre de Caisse, avec responsabilité détention des clefs et fourniture des justifications pour le comptable et l'expert-comptable,

* Tenue du stock premiers secours et commandes consommables bureaux et chantiers (inclus dans la refacturation aux administrations sur descriptifs fournis notamment par France Télécom pour le respect des mesures et spécificités fournies sur Cahier des Charges)