Caroline SALGUEIRO

. Suivi du bon déroulement des étapes, documentation et communication régulière autour de l'avancement du projet.
. Coordination des réunions de suivi et d'avancée avec les équipes participantes.
. Gestion de projets complexes et diversifiés, allant de la conception à la mise en œuvre.
. Coordonnation des activités, ressources et informations avec les différents acteurs afin de délivrer les projets dans le respect des prévisions de qualité, délais et coûts.
. Communication régulière avec les parties prenantes sur l'avancement du projet et ajustements si nécessaire.
. Supervision de la production du livrable en tenant compte des évolutions des besoins, anticipation des imprévus.

• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
• Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
• Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
• Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
• Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
• Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
• Assistance de la Direction dans la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
• Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
• Suivi des contrats fournisseurs, veillant à leur respect des conditions convenues et au renouvellement dans les délais appropriés.

· Assistante administrative au suivi opérationnel du traitement des liens capillaires et de la mise en réseau

· Support du responsable de structure dans le suivi opérationnel Nortel et EAR

· Gestion et suivi opérationnel d’un fournisseur transmission (France télécom), en direct.

· Préparation, diffusion et classement de documents internes

· Saisie des bases et gestion des accès via l'outil interne

· Intervenir en phase finale des projets de déploiement ou d'évolution physique du réseau en relation avec les services internes (Approvisionnements, Logistique, Exploitation, Ingénierie).

· Rôle transversale pour la planification et le suivi des opérations d’installations et de mises en lignes des équipements radio et transmission avec les différents intégrateurs.

• Accueil des rendez-vous, avec vérification du planning.
• Réponse aux demandes de renseignement des visiteurs et orientation vers le service concerné.
• Gestion du standard téléphonique, filtrage des appels, relevé et transmission des messages, réponse aux demandes de renseignements, transfert des communications.
• Filtrage des entrées, vérification des pièces d'identité, mise à jour du registre, délivrance des badges d'accès.
• Prise en charge des situations conflictuelles avec sang-froid et diplomatie, résolution des problématiques avec des solutions rapides et efficaces.
• Réception du courrier et des colis, distribution aux salariés de l'entreprise.
• Réalisation de tâches administratives diverses, telles que la gestion du courrier et des e-mails.

• Accueil téléphonique de la patientèle pour donner des rendez-vous, fournir des renseignements et répondre aux situations d'urgence.
• Gestion administrative des dossiers patients.
• Gestion du planning de rendez-vous de manière à optimiser le calendrier.
• Encaissement des règlements des consultations et remise de reçus.
• Saisie informatique des données patient dans le système informatisé, garantissant ainsi une traçabilité optimale.
• Présentation des plans de traitement, des bilans et de l'offre de soin aux patients.
• Gestion du tiers-payant, enregistrement des cartes vitales et des justificatifs de mutuelle.
• Préparation des prélèvements pour leur envoi au laboratoire d'analyses, renseignement des bordereaux.