Alexia TREVE

• Gérer les heures supplémentaires de mon service au début de chaque mois
• Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
• Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.Gérer les vœux à la fin de chaque année (au moins 500 vœux reçus par an)
• Traitement des notes de frais et suivi des dépenses des collaborateurs.
• Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
• Traitement des demandes et réclamations des clients avec un service de qualité.
• Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
• Collaboration avec les équipes RH pour le suivi des dossiers des employés.
• Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
• Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
• Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
• Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
• Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
• Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
• Prise de rendez-vous en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
• Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
• Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels de Monsieur le Maire.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels de Monsieur le Maire.
• Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
• Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
• Traitement des demandes de réservation des salles, gestion du planning, des clés et du matériel.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements des Elus
• Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
• Gestion administrative et logistique des événements réceptifs en prenant en charge les commandes, les réservations et l'accueil.
• Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
• Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs.
• Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels Gérer les heures supplémentaires de mon service au début de chaque mois
• Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
• Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
• Gérer les vœux à la fin de chaque année (au moins 500 vœux reçus par an)
• Traitement des notes de frais et suivi des dépenses des collaborateurs.
• Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
• Traitement des demandes et réclamations des clients avec un service de qualité.
• Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
• Collaboration avec les équipes RH pour le suivi des dossiers des employés.
• Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
• Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
• Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
• Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
• Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
• Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
• Prise de rendez-vous en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
• Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
• Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels de Monsieur le Maire.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels de Monsieur le Maire.
• Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
• Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
• Traitement des demandes de réservation des salles, gestion du planning, des clés et du matériel.
• Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements des Elus
• Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
• Gestion administrative et logistique des événements réceptifs en prenant en charge les commandes, les réservations et l'accueil.
• Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
• Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Gérer l'agenda, les rendez-vous et les invitations
• Gérer les déplacements des élus / du maire
• Rédiger des lettres, des notes et des e-mails
• Créer des mailings
• Organiser la distribution du calendrier annuel de la ville aux habitants de Colmar.
• Gérer le matériel administratif
• Assurer la permanence téléphonique du maire
• Organiser la permanence de sécurité des élus.
• Nommer par délégation du maire/président
• Assurer la présence des élus dans les commissions de sécurité communales et départementales ainsi qu'à divers événements.
• Gérer les fêtes des voisins à Colmar
• Organiser la distribution des « Livres Colmar naturellement » aux élus
• Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans la Mairie
• Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
• G
• G

• Prise de rendez-vous avec les clients
• Traitement des communications téléphoniques du cabinet et filtrage des appels avant de les transmettre aux personnes appropriées.
• Communication avec les tribunaux, administrations publiques et autres organismes pour le suivi des dossiers.
• Préparation des factures
• Recouvrement (rappels par téléphone, courrier postal et e-mail)
• Frappe de courriers, d'actes, de comptes rendus, mise en forme de documents, envoi des actes de procédures, travaux de rédaction à partir de fichiers audio.

Mission de remplacement

Présentation de l'entreprise : Entreprise spécialisée dans l'achat, la vente et la reprise de véhicules d'occasion.

• Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
• Réalisation de tâches de secrétariat classique : gestion du standard téléphonique, suivi des plannings, commande de fournitures, organisation des déplacements professionnels, traitement du courrier.
• Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
• Réponse aux demandes de renseignements des clients par e-mail ou par téléphone (date de livraison, suivi de dossier).
• Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
• Rédaction des contrats de vente.
• Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
• Archivage électronique et physique des documents commerciaux pour faciliter le suivi et la recherche d'informations.
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
• Préparation et envoi des factures clients, suivi des règlements et mise à jour du tableau de suivi, relances téléphoniques en cas de retard de paiement.
• Gestion des demandes clients et résolution des problèmes en assurant une communication fluide entre les clients et l'équipe commerciale.
• Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
• Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
• Prise de rendez-vous en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
• Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
• Suivi administratif des contrats de vente, vérifiant leur conformité avant signature par les parties prenantes.
• Établissement des devis selon la grille tarifaire.
• Réponse aux appels téléphoniques et dispense d'informations aux clients en fonction de leurs demandes.
• Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
• Gestion des appels téléphoniques et prise de messages pour les responsables commerciaux.
• Prise en charge et traitement des commandes, rédaction des devis, édition et envoi des factures.
• Gestion du suivi clientèle , relances, prises de rendez-vous, traitement des demandes spécifiques.
• Traitement des commandes clients, de la demande à la livraison, en assurant une satisfaction client optimale.

• Gestion préalable des documents comptables
• Maintien d'une attitude positive et professionnelle face aux situations difficiles ou stressantes impliquant les clients.
• Mise à jour précise des dossiers clients et actualisation des informations
• Saisie informatique de données relatives aux clients dans le logiciel de gestion interne de l'entreprise
• Garantir le traitement en temps voulu de tous vos documents comptables chez le sous-traitant à Madagascar.

• Dans la vente, caisse et le marchandising : rayons charcuterie/traiteur & boulangerie
• Accueil des clients, réponse à leurs demandes de renseignements avec courtoisie et professionnalisme.
• Ouverture et fermeture de la caisse, gestion des opérations d'encaissement et des paiements clients.
• Accueil des clients, réponse à leurs demandes de renseignements et conseils sur les produits.
• Approvisionnement et réassort des rayons, vérification des étiquetages et retrait des articles périmés.
• Contrôle des DLC des produits en rayon, rotation et retrait des produits périmés.
• Respect des règles d'hygiène et de sécurité sur le lieu de travail afin de garantir la sécurité du personnel et des clients.
• Gestion des stocks et de l'approvisionnement, réception et déballage des marchandises.
• Nettoyage et entretien des rayons et des espaces communs conformément aux normes sanitaires.
• Renseignement des clients pour les aider à trouver un produit ou un rayon.
• Maintien en ordre, nettoyage, approvisionnement et réassort des rayons.
• Collaboration avec les autres membres de l'équipe pour assurer une bonne cohésion et un service optimal.
• Participation aux inventaires afin de garantir la précision des stocks.
• Réception des palettes de marchandises, contrôle et rangement des produits dans la réserve, évacuation des emballages.
• Réalisation de diverses tâches manuelles selon les besoins opérationnels.
• Étiquetage et mise en rayon des produits sur les étagères de manière ordonnée et attrayante.
• Contrôle des stocks en réserve pour éviter les ruptures de produits, signalement des besoins d'approvisionnement au gérant.
• Gestion du standard téléphonique, prise de messages, transfert des appels vers le service concerné.
• Orientation des visiteurs dans les locaux, remise d'informations pratiques selon les besoins.
• Rangement de produits dans les rayons et sur les présentoirs de manière soignée et attrayante.
• Promotion des produits et services additionnels pour augmenter le chiffre d'affaires.
• Prise en charge des réclamations clients et résolution des problèmes rencontrés.
• Supervision et formation des nouveaux employés pour une intégration rapide et efficace.

Présentation de l'entreprise : Société de zone franche, productrice et exportatrice de sacs à base des fibres naturelles.

• Traitement administratif des dossiers, saisie informatique, mise à jour du fichier clients, réception et classement des documents.
• Réception des appels entrants, réponse aux demandes de renseignements et prise des messages.
• Suivi des commandes clients, des livraisons et des facturations pour assurer un service clientèle efficace.
• Réponse aux demandes d'information des clients sur les produits ou services de l'entreprise.
• Accueil des clients, réponse à leurs demandes de renseignements avec efficacité et courtoisie.
• Gestion des commandes clients et suivi des stocks pour assurer une disponibilité optimale des produits.
• Gestion des réclamations client en proposant une solution avantageuse pour les deux parties.
• Gestion de la facturation clients et fournisseurs, suivi des paiements, alimentation des tableaux de bord, relances par téléphone et par mail pour les retards, archivage des factures et des avoirs.
• Assistance à la préparation des offres commerciales, en collaboration avec l'équipe de vente.
• Accueil cordial et réponse aux demandes d'informations de la clientèle.
• Traitement des litiges clients.
• Suivi personnalisé des besoins spécifiques de chaque client pour garantir leur satisfaction totale.
• Assistance dans la gestion des comptes clients, y compris le suivi des paiements et des relances.
• Accueil et prise en charge des clients afin de les orienter vers les produits adaptés à leurs besoins.
• Saisie et mise à jour régulière des données clients dans le système de gestion interne.
• Écoute active des clients pour cerner au mieux leurs besoins et recommander des produits optimaux.
• Prospection téléphonique en suivant la trame commerciale.
• Accompagnement des clients dans leurs achats, remise de conseils personnalisés, présentation de produits correspondant à leurs critères de recherche.
• Suivi des stocks et réapprovisionnement selon les besoins.
• Connaissance parfaite des produits et services proposés à la vente.
• Présentation des caractéristiques et des avantages des produits, démonstration des fonctionnalités.
• Collaboration étroite avec les services internes (logistique, comptabilité) pour résoudre les problèmes rencontrés par les clients.
• Participation active aux réunions d'équipe pour partager les retours clients et proposer des améliorations.
• Définition des besoins du client, conseil et proposition de produits adaptés.
• Aide à la gestion des stocks en participant aux inventaires périodiques.
• Participation aux opérations d'inventaires.
• Accueil des clients en magasin avec courtoisie et disponibilité afin de présenter une bonne image du magasin.
• Préparation de commandes, remise des achats commandés sur internet aux clients.