Abdoul Aziz DIABY

Gestionnaire Administratif

Chez Meunier

Paris

11.2021 - 04.2024

Gestion du courrier administratif de l'entreprise : réception, tri et rédaction des réponses.
Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
Accueil physique des visiteurs.
Réception des appels téléphonique, avec transfert d'appel et prise de message.
Transmission des documents administratifs de l'entreprise aux services concernés.
Établissement des bons de commande pour les achats.
Recherches documentaires selon les besoins du service.
Contrôle de la bonne utilisation des équipements mis à disposition du service, identification des besoins en maintenance.
Établissement des factures clients.
Gestion efficace du courrier entrant et sortant, y compris la distribution et l'archivage des documents.
Collecte et traitement des données dans le respect des procédures définies.
Rédaction des contrats à partir des lettres type.
Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, en veillant à répondre à leurs besoins lors de leur passage dans nos locaux.
Rôle d'intermédiaire entre l'entreprise et les organismes, afin de faciliter toutes les procédures administratives.
Gestion des budgets, suivi des dépenses et recommandation d'ajustements.
Recrutement du personnel, avec intégration des embauchés à leur arrivée.
Gestion du planning du service en fonction des disponibilités et des impératifs d'activité, remplacement des absences.
Production de reportings d'activité : comptes rendus, tableaux Excel.
Saisie des commandes clients dans le logiciel de gestion.
Gestion des activités opérationnelles pour assurer une efficacité maximale.
Mise à jour régulière des bases de données clients pour assurer un suivi optimal de leur dossier.
Organisation des réunions et des rencontres avec les collaborateurs.
Analyse minutieuse des factures fournisseurs pour assurer leur exactitude avant paiement.
Supervision de l'activité conformément aux procédures de qualité et aux normes de sécurité applicables.
Participation à la gestion des ressources humaines.
Coordination avec les autres départements pour faciliter les projets transversaux et renforcer la synergie entre services.
Animation des équipes et coordination de leurs activités, supervision de l'avancement de leurs projets, conception des plannings.
Suivi des litiges conformément à la procédure en vue d'aboutir à une solution satisfaisante pour l'ensemble des parties.
Participation aux réunions de direction pour présenter les résultats, proposer des axes d'amélioration et partager des bonnes pratiques.
Recrutement formation et encadrement des nouveaux membres de l'équipe afin d'assurer une intégration réussie au sein du service.
Définition des objectifs du service, évaluation des performances des collaborateurs, organisation et planification des missions.
Organisation de réunions régulières avec les collaborateurs pour partager les informations clés, résoudre les problèmes rencontrés et célébrer les succès du service.
Mise en place de procédures internes pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts.
Élaboration de rapports mensuels sur les KPI permettant de suivre l'évolution des résultats du service.
Interface avec les autres services en interne pour mobiliser efficacement les ressources nécessaires aux activités.
Identification des opportunités d'amélioration continue grâce à une veille concurrentielle régulière du secteur.
Promotion des valeurs et de la culture d'entreprise auprès des membres du service pour renforcer la cohésion et l'esprit d'équipe.
Définition des priorités et objectifs annuels du service en collaboration avec la direction générale.
Évaluation des performances individuelles et collectives afin d'identifier les besoins de formation et d'encourager la progression professionnelle au sein du service.
Gestion des stocks de produits, des fournitures et des consommables, supervision des achats.
Gestion des relations et des contrats avec les intervenants extérieurs et les partenaires.
Gestion des plannings de travail, des demandes de congés et des absences.
Transmission des informations aux services RH et à la comptabilité selon les procédures internes.
Conduite des entretiens annuels, gestion des évolutions de carrière et des besoins de formation.

Profil professionnel

Vue d'ensemble

Expérience professionnelle

Gestionnaire Administratif

Formation

Gestionnaire Administratif - Gestionnaire Administratif

Compétences

Langues

Informations complémentaires

Frise chronologique

Gestionnaire Administratif

Gestionnaire Administratif - Gestionnaire Administratif

Les gens que vous connaissez peuvent-être

Eadyn MeunierEadyn Meunier

Wakilath Nassara ALI-KPARAHWakilath Nassara ALI-KPARAH

Madeline SweeneyMadeline Sweeney