Secrétaire générale
CNRS - Institut de Chimie Physique (ICP)
Orsay
2020.09 - Actuel
- Au sein de la direction de l'unité, participer à l'élaboration de la stratégie/schéma directeur dans son domaine et contribue à la mise en oeuvre des objectifs, avoir délégation de signature
- Participer à la rédaction du bilan et du projet de la demande de contractualisation de l'unité
- Participer aux instances de décision de l'unité et représenter la direction auprès des partenaires internes et externes
- Déployer un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels disponibles.
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Proposer et élaborer des outils d'aide à la décision ; mettre en place et suivre les indicateurs d'analyse et de gestion du laboratoire
- Encadrer et animer les activités des équipes : administration, logistique et maintenance, informatique. Superviser le fonctionnement régulier, planifier les activités
- Mettre en place des outils et contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Informer sur les évolutions de la réglementation et des procédures et les faire appliquer
- Participer à des ateliers ou groupes de travail, réseaux, mis en place par nos tutelles
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et optimise son exécution au cours de l'année. Préparer les demandes de moyens (DOR) et faire le suivi et l'analyse des dépenses pour les tutelles et éventuellement les partenaires
- Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité (en relation avec l'ingénieure chargée de la prévention)
- Suivre et vérifier le bon déroulement des campagnes d'entretiens annuels des agents CNRS et Universitaires.
- Superviser et valider les dossiers de recrutements de non-permanents
- Participer à l'organisation de manifestations scientifiques (colloques, journées scientifiques…)
- Assurer et mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue des processus administratifs
- Conseiller les équipes de recherche dans le montage et l'execution des contrats et leur justification financière
- Assurer une veille permanente sur l'évolution de la réglementation et des outils
- Piloter la politique d'achat, les procédures d'appels d'offre et la tenue de l'inventaire
- Répondre aux enquêtes, audits financiers et assurer la mise en œuvre des recommandations
- Actualiser les documents contractuels ( décisions de nomination AP/PCR/CSSI, délégations de signature, décision de CL…)
- Organiser le classement et l'archivage des justificatifs des opérations comptables et financières