Profil professionnel
Expérience
Vue d'ensemble
Formation
Compétences
Personnalisé
Langues
Chronologie
Receptionist
Vivienne DEJEAN

Vivienne DEJEAN

Assistante de direction confirmée
COUTRAS

Profil professionnel

Assistante de direction avec plusieurs années d' expériences au sein de grandes Entreprises avec plus de 18 ans d'expérience , j'ai développé une maîtrise exceptionnelle de la gestion des tâches administratives et l'optimisation des processus internes. Mon expertise inclut la coordination efficace des agendas, la gestion de la communication interne et externe, et le développement de relations professionnelles solides. Reconnu pour mon sens de l'organisation, je suis prêt à apporter une contribution significative à votre équipe.

Expérience

Assistante de Direction Polyvalente

BULLES D' EVEIL-Micro-crèches
Buchelay, France
2024.04 - 2024.07
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
  • Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
  • Expédition du courrier du personnel et de la direction, mise sous pli, affranchissement, coordination des services de courrier.
  • Gestion des fournitures de bureau, commande de nouveaux stocks dans les limites du budget alloué.
  • Création et mise à jour des tableaux de bord dans une optique de communication et de suivi.
  • Classement et archivage des dossiers administratifs pour faciliter l'accès aux informations.
  • Transmission des messages importants à la direction, permettant une prise de décision rapide.

Assistante de direction Juridique

TOTAL ENERGIES
Courbevoie, France
2024.01 - 2024.04
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
  • Accueil des visiteurs et orientation en misant sur le professionnalisme et la discrétion.
  • Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
  • Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
  • Coordination des échanges avec les équipes en interne.
  • Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
  • Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
  • Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.

Assistante de direction - Direction des Instances

UNEDIC
Paris, France
2023.03 - 2023.09
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
  • Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
  • Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.

Assistante de direction - Direction des Travaux

EPAURIF
Paris, France
2021.11 - 2022.09
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Soutien du chef de projet et des équipes projets dans leurs missions quotidiennes.
  • Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
  • Suivi du budget, contrôle des dépenses et signalement des écarts, traitement de la facturation.
  • Préparation des réunions, gestion logistique (documentation, matériel, salle), envoi des convocations, rédaction de comptes rendus.
  • Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.

Assistante de direction - Direction des Instances

AG2R La Mondiale
Paris, France
2020.08 - 2021.09
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
  • Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
  • Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
  • Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
  • Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
  • Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
  • Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
  • Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
  • Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.

Assistante de Direction Département IARD Entreprises

AXA France
Nanterre, France
2020.06 - 2021.06
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.

Assistante de direction

BRGM
Paris, France
2019.01 - 2019.12
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
  • Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
  • Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
  • Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
  • Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
  • Soutien logistique lors de déplacements professionnels, assurant un voyage sans encombre pour la direction.
  • Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.

Assistante de Direction - Département Recherche Crédit

Natixis Investment Managers
Paris, France
2006.01 - 2018.12
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
  • Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
  • Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
  • Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
  • Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
  • Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
  • Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
  • Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
  • Coordination des échanges avec les équipes en interne.
  • Soutien logistique lors de déplacements professionnels, assurant un voyage sans encombre pour la direction.
  • Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.
  • Coordination des événements internes, tels que les séminaires et les conférences, installation du matériel informatique requis.

Vue d'ensemble

19
19
years of professional experience
2
2
years of post-secondary education

Formation

BTS Assistant Administratif d' Entreprise - BTS Gestion d 'entreprise

Centre de formation AUXILIA
Nanterre
2004.09 - 2006.04

Bac Littéraire - Littéraire

Lycée Roland Garros
Ile de la Réunion 974
1977.09 - 1978.06

Compétences

  • Polyvalence dans les tâches

  • Réactivité aux demandes

  • Sens des priorités

  • Autonomie dans le travail

  • Informatique

  • SAP

  • Microsoft Office

  • GED

  • EDIFLEX - CHORUS

Personnalisé

  • Couture
  • La créativité
  • Voyages (Grèce, Italie, Sardaigne, Guadeloupe, île de la Réunion, Île Maurice)
  • Danses (Bachata, Salsa, Zumba)
  • Réseaux sociaux

Langues

Anglais
Intermédiaire
Français
Langue maternelle

Chronologie

Assistante de Direction Polyvalente

BULLES D' EVEIL-Micro-crèches
2024.04 - 2024.07

Assistante de direction Juridique

TOTAL ENERGIES
2024.01 - 2024.04

Assistante de direction - Direction des Instances

UNEDIC
2023.03 - 2023.09

Assistante de direction - Direction des Travaux

EPAURIF
2021.11 - 2022.09

Assistante de direction - Direction des Instances

AG2R La Mondiale
2020.08 - 2021.09

Assistante de Direction Département IARD Entreprises

AXA France
2020.06 - 2021.06

Assistante de direction

BRGM
2019.01 - 2019.12

Assistante de Direction - Département Recherche Crédit

Natixis Investment Managers
2006.01 - 2018.12

BTS Assistant Administratif d' Entreprise - BTS Gestion d 'entreprise

Centre de formation AUXILIA
2004.09 - 2006.04

Bac Littéraire - Littéraire

Lycée Roland Garros
1977.09 - 1978.06

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