Valérie Vandroost

Formation en gestion du stress, reconnaissance de ses forces et de ses faiblesses, ressources disponibles, exportation des acquis dans la vie journalière.

• Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
• Gestion du standard téléphonique avec courtoisie : filtrage, transfert d'appel, prise de message.
• Gestion des fournitures et du matériel.
• Tenue du planning : déplacements, réunions, rendez-vous.
• Frappe de documents sur Word selon les règles rédactionnelles.
• Recherche d'informations selon les besoins du service.
• Exploitation des outils informatiques pour exécuter une large gamme de tâches de bureautique.
• Participation aux réunions d'équipe permettant de se tenir au courant des objectifs et défis actuels.
• Réponse aux demandes de renseignement.
• Rédaction des ordres du jour, participation aux réunions sécurité et incendie, Comité de Pilotage, rédaction des comptes-rendus, création de présentations Powerpoint, Traductions NL-FR

• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Planification des techniciens, contact clients, suivi des offres pièces détachées, création d'offres sur CRM SIEBEL en lien avec SAP (usage régulier du Néerlandais - Siège Social Lummen Genk)
• Collaboration en équipe en communiquant, en partageant les idées et en mutualisant les efforts via groupe Whatsapp Techniciens, collaborateurs à Lummen
• Gestion des tâches administratives : saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
• Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Réception des marchandises, contrôle de la conformité de la livraison et de l'état des emballages.

• Prise de rendez-vous en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
• Tenue du planning : déplacements, réunions, rendez-vous.
• Gestion des visites d'usine (planification, logistique, catering)
• Prises de notes au C.E. et rédaction du compte-rendu
• Encodage de D.A. (Demandes d'achat sur RIMSES)
• Planning rôles de garde du week-end
• Gestion fournitures de bureau
• Préparation du courrier sortant : prise en charge des affranchissements, plis classiques, lettres en recommandé.

• Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
• Aide à la préparation et à la mise en place d'un évènement "Family Day"
• Support général au département Biostatistiques (IDMC, Voyages, location de voitures, catering, cartes de visite, hôtels, gestion comptes ARKADIN
• Conseiller prévention niveau 3 (Secrétaire du CPPT)
• Comptabilité simple (facturation, suivi paiements)

• Département recouvrement : Encodage SAP, ACCESS, Extranet
• Vérification des documents et de la cohérence des données, saisie des informations dans le logiciel de gestion.

• Département Communications internes et externes
• Réservation de transports et de logements pour les déplacements professionnels (billets de train et d'avion, taxi, chambres d'hôtel), transmission des justificatifs.
• Rédaction et mise en forme de documents sur Word (lettres, courriers, notes internes …), respect des normes rédactionnelles.
• Accueil physique des visiteurs et des clients, gestion des rendez-vous et actualisation du planning, mise en relation avec l'interlocuteur recherché.
• Campagnes publicitaires, E-mailing, newsletters
• Gestion des formations (Inscriptions, accueil, logistique, catering)

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
• Rédaction des comptes rendus de réunions.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Gestion du secrétariat courant de la direction.
• Organisation des réunions de service, réservation des salles, préparation des ordres du jour, gestion du matériel et de la documentation.
• Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions.
• Gestion des stocks et fournitures de bureau.
• Organisation de visioconférences avec Arkadin
• Réservation de lieux de réception pour les événements professionnels.
• Gestion des réservations pour les déplacements professionnels.
• Traitement de la boîte mail.
• Mise à jour des bases de données informatiques.
• Recherche de prestataires, avec demande de devis.
• Préparation de la documentation pour les réunions de service.
• Réception des appels, avec filtrage téléphonique.

• Secrétaire de la Directrice adjointe à la Cellule Stratégique Pascale VANDERNACHT auprès de la Vice-Première Ministre et Ministre de la Justice Laurette ONKELINX
• Établissement de comptes rendus d'activité, transmission de toute information utile pour le bon fonctionnement du service, point sur les dossiers en cours.
• Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
• Rédaction et mise en forme de documents via dictaphone, respect des normes rédactionnelles.
• Rédaction des questions écrites pour lecture au Parlement
• Gestion de dossiers classifiés et confidentiels

• Support général aux Pays-Membres.
• Coordination agendas des Managers.
• Rédaction des ordres du jour, comptes-rendus, rapports
• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
• Réception des marchandises, contrôle de la conformité de la livraison et de l'état des emballages.
• Gestion des tâches administratives : saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion. Contact avec les imprimeurs (création, édition et impression de publications)
• Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
• Organisation de congrès à l'étranger (vols, hôtels, visas, invitations, badges, catering, création Powerpoint, mise à jour de sites web)