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Stefanie Faceira
Assistante De Direction
Gourdon
Profil professionnel
Team Assistant Sales & External Relations avec une solide expérience en assistance administrative, coordination d'agendas, organisation de déplacements et d’événements. Réactive, organisée et à l’aise avec Pack Office, Google Suite et le suivi des dossiers clients.
Vue d'ensemble
20
20
ans d'expérience professionnelle
16
16
years of post-secondary education
4
4
Languages
Expérience
Team Assistant Sales & External Relations
Scope Ratings
Paris, remote
2024.01 - Actuel
- Assistance à l'équipe de Sales dans leurs tâches quotidiennes, soutien administratif et logistique.
- Gestion efficace des imprévus et des urgences, apport de solutions pertinentes, résolution de problèmes.
- Gestion des tâches administratives courantes telles que la rédaction d'e-mails, la gestion des agendas et la prise de rendez-vous.
- Traitement de la boîte mail, partage des informations urgentes et importantes avec le personnel concerné.
- Gestion efficace des plannings, rendez-vous et agendas pour les membres de l'équipe.
- Organisation et suivi des déplacements professionnels, incluant réservations d'hôtels et de transports.
- Organisation d'événements internes, tels que des séminaires ou des formations professionnelles.
Assistante de direction indépendante
VAcilitate
remote
2015.09 - Actuel
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
- Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
Travel Manager & PA to CRO
Scope Ratings
Paris, remote
2020.01 - 2023.12
- Mise en place de stratégies opérationnelles pour optimiser les processus internes et réduire les coûts.
- Réservation de vols, hébergements, transports, visites guidées et autres services liés au voyage.
- Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Coordination avec les prestataires locaux tels que les hôtels, restaurants et sites touristiques.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
Team Assistant & PA to Managing Director
Scope Risk Solutions
remote
2017.06 - 2019.12
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
- Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
- Participation proactive à l'amélioration continue des processus administratifs au sein de l'entreprise.
Team Assistant Analytics & PA to CRO
Scope Ratings
Berlin
2014.10 - 2015.08
- Gestion des agendas, des appels et des déplacements du Chief Rating Officer et de son équipe de direction, y compris les notes de frais
- Rédaction de documents internes et externes (comptes rendus, lettres de notation, etc.)
- Coordination du processus de publication des notations et gestion de la documentation associée
- Support au Compliance Officer : gestion des listes d’initiés et diffusion des politiques internes - Coordination avec le service IT pour la résolution des problématiques liées aux activités de notation
- Accueil et accompagnement des nouveaux collaborateurs dans l’utilisation des outils et bases de données internes - Gestion des systèmes et équipements de bureau ainsi que des ressources documentaires
- Coordination avec les équipes administratives et représentation du département Analytics
- Organisation des réunions, conférences téléphoniques, séminaires d’équipe et comités de notation
- Gestion des congés et suivi des besoins administratifs de l’équipe Analytics
Executive Assistant
Egon Zehnder International
Berlin
2011.03 - 2014.09
- Gestion de la correspondance en allemand, anglais et français (courriers, rapports et documents confidentiels)
- Communication téléphonique avec une clientèle et des candidats nationaux et internationaux
- Organisation des déplacements professionnels, réunions et gestion des agendas
- Coordination de l’équipe dirigeante de la Practice Group mondiale « Life Science & Healthcare Services »
- Gestion administrative : notes de frais, facturation des dépenses et classement
- Gestion et mise à jour de la base de données interne et des dossiers associés
- Organisation et coordination d’actions marketing
- Traduction de documents de l’allemand vers l’anglais et relecture de documents en trois langues
- Création et gestion d’une base de connaissances dédiée à l’assistanat
- Réalisation de recherches et de travaux documentaires
Assistante de langue
Rectorat de Toulouse
Lourdes et Argelès-Gazost
2006.10 - 2008.04
Camp Counsellor
Discovery Camp
West Chester, PA, USA
2006.06 - 2006.09
Au Pair
Au Pair Care
Deerfield, IL, USA
2003.08 - 2004.09
Formation
Master - Professeure de langues (Anglais, Français, Espagnol)
Université de Rostock
Rostock 2004.10 - 2012.01
Cours de langues et philosophie
College of Lake County
Illinois, USA 2003.08 - 2004.08
Baccalauréat -
Richard Wossidlo Gymnasium
Waren 1995.08 - 2003.07
Compétences
Gestion des agendas électroniques
Organisation d'événements
Empathie envers les clients
Réactivité face aux imprévus
Suivi des dossiers clients
Notes de frais
Sens de la confidentialité
Logiciels bureautiques
Organisation des déplacements professionnels
Résistance au stress
Pack office (Excel, Word, PowerPoint)
Esprit d'équipe
Coordination de projets
Sens de l'anticipation
Résolution de problèmes
Gestion administrative
Informations complémentaires
- Lecture
- Tennis : membre actif d'un club depuis 6 ans
- Volleyball : membre actif d'une équipe depuis 4 ans
- Voyages
Langues
Anglais
Bilingue
Français
Bilingue
Espagnol
Intermédiaire
Allemand
Langue maternelle
Chronologie
Team Assistant Sales & External Relations
Scope Ratings
2024.01 - Actuel
Travel Manager & PA to CRO
Scope Ratings
2020.01 - 2023.12
Team Assistant & PA to Managing Director
Scope Risk Solutions
2017.06 - 2019.12
Assistante de direction indépendante
VAcilitate
2015.09 - Actuel
Team Assistant Analytics & PA to CRO
Scope Ratings
2014.10 - 2015.08
Executive Assistant
Egon Zehnder International
2011.03 - 2014.09
Assistante de langue
Rectorat de Toulouse
2006.10 - 2008.04
Camp Counsellor
Discovery Camp
2006.06 - 2006.09
Master - Professeure de langues (Anglais, Français, Espagnol)
Université de Rostock
2004.10 - 2012.01
Cours de langues et philosophie
College of Lake County
2003.08 - 2004.08
Au Pair
Au Pair Care
2003.08 - 2004.09
Baccalauréat -
Richard Wossidlo Gymnasium
1995.08 - 2003.07