Sophie Mouthuy
Secrétaire
Agde
Profil professionnel
Secrétaire avec 11 ans d'expérience, je maîtrise la gestion administrative des dossiers et l’accueil des visiteurs. Organisée et rigoureuse, je garantis un service de qualité tout en assurant la fluidité des opérations. Mon sens du relationnel et ma capacité à travailler sous pression sont des atouts majeurs.
Vue d'ensemble
28
28
years of professional experience
3
3
years of post-secondary education
Expérience
Secrétaire
Camping l'Escale
Agde
01.2016 - 12.2025
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Collaboration avec les équipes RH pour le suivi des dossiers des employés.
- Traitement des demandes et réclamations des clients avec un service de qualité.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
- Gestion administrative et logistique des événements réceptifs en prenant en charge les commandes, les réservations et l'accueil.
- Programmation des interventions techniques pour les équipements en panne et autres réparations.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs, assistance du public dans les démarches.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs, incluant la gestion des factures.
- Assistance à la comptabilité en effectuant des tâches de facturation et de suivi des paiements.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
Hôtesse de caisse et d'accueil
BUT
Agde
11.2014 - 12.2015
- Gestion du comptoir d'accueil, réception des clients et réponse aux diverses sollicitations, orientation des personnes dans le magasin.
- Comptage du fonds de caisse, rangement de la monnaie et des espèces pour la mise au coffre.
- Accueil des clients, orientation dans le magasin, réponse aux questions et aux demandes diverses.
- Réception des appels téléphoniques du standard, réponse aux demandes de renseignements.
- Accueil chaleureux des clients lors de leur passage en caisse, scan des étiquettes produits au lecteur et traitement des paiements.
- Ouverture et fermeture de caisse, contrôle du fonds, remplissage des bordereaux de caisse.
- Gestion des règlements clients en chèques, espèces et carte bancaire, remise des tickets de caisse.
- Gestion des opérations d'encaissement, édition et remise des tickets de caisse et des factures, enregistrement des bons de réduction et des cartes de fidélité.
- Accueil chaleureux et souriant des clients, créant une atmosphère agréable dès leur arrivée.
- Accueil des clients à leur arrivée en caisse, veille au bon déroulement et à la fluidité des passages, transmission d'informations.
- Scan des codes-barres avec la douchette, saisie manuelle des codes-barres si besoin.
- Communication claire avec les clients pour répondre à leurs questions ou résoudre rapidement les problèmes.
- Accueil chaleureux et renseignements aux clients sur les produits et services.
- Mise à jour du fichier clients dans la base informatique avec le nom, adresse, téléphone et e-mail.
- Passage d'annonces au micro, sollicitation d’un vendeur pour une information sur un produit.
- Adaptabilité face aux différentes situations qui peuvent se présenter dans un environnement dynamique et exigeant tel qu'un point de vente.
- Proposition de la carte de fidélité du magasin aux clients, présentation de son fonctionnement et de ses avantages, traitement des demandes d'adhésion.
- Valorisation des services de la marque : carte de fidélité, cartes cadeaux, facilités de paiement.
- Traitement rapide et sécurisé des paiements par carte bancaire, chèque ou espèces.
- Présentation de la carte de fidélité et de ses avantages aux clients, dans une perspective de fidélisation.
- Gestion des files d'attente pour la fluidité des passages en caisse.
- Gestion des retours et des échanges selon les procédures, en veillant à la satisfaction des clients.
- Maintien de la propreté et de l'ordre du poste de travail et des espaces environnants.
- Veille à la conformité des transactions, comptage précis de la caisse en fin de journée.
Gérante de restaurant Camping l'Escale
Indépendante
Agde
03.2013 - 09.2014
- Gestion quotidienne des opérations du restaurant, assurant un service efficace et de qualité.
- Gestion des commandes d'approvisionnement auprès des fournisseurs.
- Supervision et coordination de l'équipe de salle, en veillant au respect des normes d'hygiène.
- Suivi quotidien des stocks : produits alimentaires, matériel et fournitures.
- Vérification des caisses, contrôle de la bonne comptabilisation des recettes et gestion des dépôts à la banque.
- Gestion d'une équipe de 4 personnes.
- Gestion efficace des conflits entre employés ou avec la clientèle, garantissant un environnement serein.
- Commande de marchandises auprès des centrales d'achat et des fournisseurs, négociation des meilleurs tarifs.
- Suivi rigoureux des stocks et gestion des commandes auprès des fournisseurs locaux et régionaux.
- Supervision de la réception des livraisons, contrôle de la conformité et de la qualité des denrées alimentaires.
- Coordination de l'activité en cuisine et du service en salle visant à fluidifier les opérations.
- Supervision et contrôle des tâches des membres du personnel, définition des actions de formation à mettre en place.
- Planification et organisation d'événements spéciaux tels que les soirées à thème ou les repas privés.
- Supervision de l'activité en salle de restaurant avec évaluation du service client dans une optique d'amélioration constante.
- Mise en place de normes de qualité élevées pour la préparation des plats, le service en salle et l'hygiène.
- Coordination des réservations et de l'accueil des clients afin de leur garantir une expérience fluide et unique.
- Élaboration et suivi des budgets, gestion des coûts de la nourriture et des boissons, optimisation des marges bénéficiaires.
- Création et mise en œuvre de campagnes marketing et d'événements spéciaux pour attirer de nouveaux clients.
- Formation des employés aux bonnes pratiques lors de leur arrivée et tout au long de leur parcours.
- Recrutement du personnel pour former une équipe compétente et complémentaire : sélection des CV, entretien avec les candidats.
- Contrôle du respect des normes d'hygiène et de sécurité, vérification de la propreté des locaux.
- Veille à la qualité de service auprès des clients.
- Recrutement, formation et supervision d'une équipe de 4 personnes, dont les serveurs et cuisiniers.
- Création adaptation et renouvellement régulier des menus pour répondre aux attentes des clients.
- Contrôle des livraisons et de la fraîcheur des produits afin de satisfaire aux exigences qualité de la restauration.
- Optimisation de l'aménagement intérieur du restaurant pour améliorer le confort et l'expérience client.
- Gestion des réclamations, résolution des problèmes de manière professionnelle, garantissant la pleine satisfaction des clients.
- Supervision quotidienne des opérations du restaurant : planning, entretien, stocks.
- Gestion des commandes alimentaires, entretien de relations régulières avec les fournisseurs.
- Analyse des retours clients pour améliorer l'expérience gastronomique.
Agent d'accueil en office de tourisme
Office de Tourisme Cap d'Agde
Agde
03.2012 - 09.2012
- Accueil et renseignement des visiteurs sur les activités touristiques locales.
- Secrétariat courant : accueil physique et téléphonique, traitement du courrier et des mails.
- Mise en place de l'affichage, des dépliants et des brochures commerciales au comptoir.
- Recommandation de destinations, itinéraires et activités en fonction des préférences, besoins et budgets des clients.
- Suivi des réservations, gestion des modifications et des annulations, assistance en cas d'urgence.
- Gestion des réservations d'hébergements, de visites guidées et d'événements culturels.
- Renseignement du public sur l'offre touristique : sites historiques, visites guidées, événements et programme culturel.
- Gestion quotidienne du point information, y compris l'accueil physique et téléphonique et la vente de produits dérivés.
- Gestion des requêtes clients, dispense d'informations et conseils par téléphone, e-mail et au comptoir.
- Conduite régulière d'enquêtes de satisfaction auprès des clients pour améliorer constamment la qualité du service proposé.
- Renseignement des touristes sur les circuits de randonnée, niveau de difficulté et temps de parcours.
- Recueil et analyse de retours clients dans une optique de fidélisation et d'amélioration continue des services et de l'expérience.
- Entretien régulier des espaces communs afin de garantir une image soignée et accueillante pour les visiteurs.
- Réservation de vols, hébergements, transports, visites guidées et autres services liés au voyage.
- Mise en place d'expositions de peinture et de photographie dans l’office, présentation aux visiteurs.
- Conseil aux clients sur les destinations touristiques, les activités et les attractions locales.
- Prise de contact avec les tiers pour l'établissement de la formule (réservation d'hébergements, de billets de transport).
Surveillante de baignade
Camping l'Escale
Tamarissière
07.2011 - 09.2011
- Surveillance des baigneurs et intervention en cas de danger ou d'accident dans l'eau.
- Information et sensibilisation du public aux règles de sécurité et aux risques avec pédagogie.
- Surveillance des lieux, rondes fréquentes, identification et signalement des comportements à risque.
- Application stricte des règles de sécurité et du protocole sanitaire au sein de la piscine.
- Gestion du matériel de sauvetage et vérification régulière de son bon état.
- Application des règles de sécurité et prévention des risques liés à la baignade.
- Surveillance des zones de baignade et des activités aquatiques en groupe, assistance des personnes en difficulté.
- Organisation et animation d'activités aquatiques pour les enfants et les adultes.
- Accueil information et conseil auprès des usagers sur les conditions de baignade.
- Intervention en cas de personnes présentes sur des zones interdites au public, rappel des règles.
- Assistance aux baigneurs en détresse, application des premiers soins et alerte des services de secours.
- Contrôle du respect des horaires et zones de baignade autorisées par le public.
- Prise en charge de personnes en état de choc ou stressées avec un discours rassurant et sécurisant.
- Surveillance des baigneurs et intervention en cas de danger ou d'accident.
- Gestion quotidienne de la propreté et du bon fonctionnement des équipements de la piscine.
- Accueil chaleureux des clients et renseignement sur les services proposés par la structure aquatique.
Secrétaire médicale
Hôpital Kirchberg Luxembourg
Luxembourg
09.2009 - 03.2011
- Accueil des patients et informations sur les déroulements des examens et des prises en charges
- Conseils aux patients lors des démarches administratives (remplissage de dossier ou formulaires)
- Création des dossiers
- Facturation et encaissement des soins médicaux
- Saisie et mise en forme des comptes rendus des actes opératoires ou médicaux
- Tenue du planning d'activité de la structure et agenda du médecin
- Coordination de l'activité d'équipe
- Enregistrement et tri du courrier
- Organisation des stocks et commandes
- Saisie avec dictaphone et utilisation d'outils bureautiques et informatiques
- Terminologie médicale
- Classement d'archivage
- Standard et prise de rendez-vous
Esthéticienne
Institut de Beauté GAÏA
Luxembourg
04.2004 - 09.2009
- Esthétique, Cosmétique et Massages divers
- Accueil de la clientèle
- Gestion des stocks et des commandes
- Gestion de la caisse
- Gestion du planning
Esthéticienne
Institut Annette Weber-Krier
Luxembourg
07.1997 - 04.2004
- Esthétique, Cosmétique et Massages divers
- Accueil de la clientèle
- Gestion des stocks et des commandes
- Gestion de la caisse
- Gestion du planning
Formation
Certificat - Informatique
CNFPC
Luxembourg 09.2008 - 12.2008
CATP Esthéticienne - Apprentissage en esthétique
Lycée Technique du Centre Luxembourg
Luxembourg 09.1994 - 06.1997
Compétences
- Word
- Excel
- Outlook
- Adaptabilité au changement
- Capacité à travailler sous pression
- Logiciel traitement de texte
- Planification sur agenda électronique
- Rigueur
Informations complémentaires
- Gastronomie
- Passion pour la gymnastique artistique
- Passion pour les cuisines du monde
- Mode
- Cinéma
Personnalisé
- Sport
- Cuisine
- Bénévolat scolaire
Langues
Français
Opérationnel
Anglais
Bilingue
Allemand
Bilingue
Luxembourgeois
Bilingue
Chronologie
Secrétaire
Camping l'Escale
01.2016 - 12.2025
Hôtesse de caisse et d'accueil
BUT
11.2014 - 12.2015
Gérante de restaurant Camping l'Escale
Indépendante
03.2013 - 09.2014
Agent d'accueil en office de tourisme
Office de Tourisme Cap d'Agde
03.2012 - 09.2012
Surveillante de baignade
Camping l'Escale
07.2011 - 09.2011
Secrétaire médicale
Hôpital Kirchberg Luxembourg
09.2009 - 03.2011
Certificat - Informatique
CNFPC
09.2008 - 12.2008
Esthéticienne
Institut de Beauté GAÏA
04.2004 - 09.2009
Esthéticienne
Institut Annette Weber-Krier
07.1997 - 04.2004
CATP Esthéticienne - Apprentissage en esthétique
Lycée Technique du Centre Luxembourg
09.1994 - 06.1997