RÉGINE DU BOISBAUDRY

Assistante Comptable

• Pré-comptabilité, facturation clients (incluant le suivi des paiements et les relances), gestion de la transmission mensuelle des pièces d'achat et de vente au cabinet comptable, paiement des fournisseurs et des notes de frais. Mission ponctuelle : migration de la comptabilité vers un nouveau logiciel de gestion (de Dext à Pennylane)

Assistante RH

• Point de contact opérationnel entre les collaborateurs et la paie externalisée : transmission des variables de paie, commande mensuelle des titres restaurant, Onboarding des nouveaux collaborateurs, préparation des contrats de travail, suivi des process de Offboarding des salariés sortants. Mission ponctuelle : mise en place d'un CSE

Office Management

• Suivi de l'entretien des locaux et des relations avec les fournisseurs, gestion de fournitures, archivage.

• Chargée de la gestion administrative du personnel (contrats de travail, congés, tickets restaurant, mutuelle/prévoyance).
• Gestion de la paie externalisée des salariés et suivi du paiement des charges sociales
• Chargée de la facturation clients et fournisseurs. Relances clients.
• Interface avec l'expert comptable pour l'envoi mensuel des éléments comptables.
• Collaboration avec les prestataires externes pour assurer la qualité des services fournis.
• Gestion des stocks de produits, des fournitures et des consommables, supervision des achats.
• Négociation des contrats de prestataires externes.
• Gestion du matériel et des équipements du service, suivi des travaux de maintenance.
• Administration des ventes : gestion des commandes clients

• Gestion des contrats de travail, avenants et documents administratifs liés à l'embauche et à la sortie du salarié et suivi des dossiers du personnel, y compris les congés payés et les absences.
• Gestion de la paie externalisée des salariés.
• Établissement du plan de formation, organisation des sessions, supervision du développement RH.
• Veille professionnelle sur les actualités & pratiques RH ainsi que les obligations légales.
• Gestion des relations sociales, organisation des réunions IRP, gestion des litiges prud'homaux.
• Négociation avec les fournisseurs (prestataires externes, tels que le nettoyage, la sécurité, agences intérimaires) pour obtenir les meilleurs tarifs et conditions d'achat.
• Intervention rapide dans la résolution de problèmes liés aux équipements ou aux installations techniques du bâtiment.
• Organisation d'événements internes tels que séminaires, formations, soirées évènements, réunions internationales...
• Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, notes de frais, organisation des déplacements à l'étranger.

• Secrétariat courant : traitement du courrier, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda.
• Gestion administrative des dossiers du personnel.
• Prise en charge des demandes spécifiques émanant du personnel et transmission au directeur si nécessaire.
• Gestion des déplacements professionnels du directeur, incluant réservations hôtelières et transport.
• Préparation des contrats de travail pour les nouveaux embauchés.
• Assistance lors des événements organisés par la direction, tels que conférences ou séminaires.