Nicoletta Bourgeois

Gestion du recrutement et des admissions des candidats aux programmes Bachelor et MSC, création des plateformes de candidatures, suivi des candidatures, relances via le module marketing du CRM

Préparation des emplois du temps et saisie dans le SI scolarité.

Préparation et organisation des examens, collecte et suivi des sujets d'examens envoi en reprographie. Recrutement des surveillants, suivi des dossiers administratifs et des rémunérations. Support aux enseignants.

Accueil physique et téléphonique des visiteurs

Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques

Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels.

Planification, organisation et suivi des réunions de gouvernance.

Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.

Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.

Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.

Organisation des campagnes de recrutement des enseignants chercheurs, tri des candidatures, organisation des comités de sélection et des auditions, suivi des renouvellements de contrats

Participation à la construction des nouveaux programmes. Création des emplois du temps, suivi de la scolarité des élèves, contacts avec les écoles partenaires et partenaires professionnels. Création du site internet du Master et mise à jour, organisation des journées de rentrée et des évènements.

Assistante planification des grands comptes, supervision et coordination de l'activité d'une équipe de 2 a 4 personnes, Planification des réparations, installations, maintenances préventives.

Gestion des plannings des techniciens , ouverture des dossiers SAV, commandes de pièces détachées et kits

Saisie des commandes clients France et export, coordination et contrôle auprès du regional order desk (Bulgarie) des opérations d'approvisionnement, suivi et sécurisation du flux. Constitution des dossiers de licences export pour le matériel double usage. Coordination et suivi des livraisons avec les chefs de projets.

Saisie des contrats de maintenance des prestations de service, des formations et des projets .

Facturation, reporting et suivi des KPI