Mélissa VILQUIN
ASSISTANTE D'EXPLOITATION
Chatenay Malabry
Profil professionnel
Actuellement chez VINCI, je souhaiterais une mobilité interne + axée sur l'exploitation.
Vue d'ensemble
9
9
years of professional experience
9
9
years of post-secondary education
Expérience
Assistante d'exploitation ; Comptable
VINCI
Aubervilliers - Ermont
2024.06 - Actuel
- Gestion des plannings et coordination des équipes pour optimiser l'organisation du travail.
- Suivi administratif des opérations en collaboration avec l'équipe d’exploitation.
- Communication régulière avec les clients afin de recueillir leurs feedbacks et anticiper leurs besoins futurs.
- Assistance aux opérations logistiques, notamment le suivi des expéditions et réceptions de marchandises.
- Suivi des stocks et approvisionnements en collaboration avec les fournisseurs.
- Élaboration de rapports d'exploitation pour analyser la performance opérationnelle.
- Organisation et supervision du travail quotidien tout en veillant au respect des règles de sécurité sur le lieu d'intervention.
- Participation active à la résolution des problèmes techniques ou organisationnels rencontrés lors de l'exécution des projets.
- Planification de l'exploitation en fonction des flux, contrôle du cahier des charges.
- Participation aux réunions stratégiques pour définir les objectifs à court, moyen et long terme de l'entreprise en matière d'exploitation.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
- Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
- Frappe et mise en forme de courriers, de lettres, de documents internes et de présentations avec le Pack Office.
- Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe.
- Réponse aux appels téléphoniques et redirection vers les services concernés.
- Traitement des demandes de renseignements des clients et partenaires.
- Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
- Rédaction des courriers et des e-mails professionnels.
- Organisation des réunions et réservation des salles de conférence.
- Suivi du traitement des factures clients et fournisseurs.
- Saisie comptable selon les règles de codification.
- Suivi des règlements clients et relance en cas de factures impayées.
- Examen détaillé et vérification complète des différentes notes de frais soumises.
- Gestion des opérations de clôture mensuelle et annuelle, respectant les délais fixés par la direction.
- Suivi et analyse des comptes clients et fournisseurs, permettant un recouvrement efficace et une gestion des délais de paiement.
Gestionnaire administratif
Free
Paris
2019.10 - 2024.06
- Gestion du courrier administratif de l'entreprise : réception, tri et rédaction des réponses.
- Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Gestion efficace du courrier entrant et sortant, y compris la distribution et l'archivage des documents.
- Transmission des documents administratifs de l'entreprise aux services concernés.
- Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
- Collaboration en équipe en communiquant, en partageant les idées et en mutualisant les efforts.
- Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
- Développement de la culture d'entreprise, veille à l’application des procédures et des bonnes pratiques.
- Mise en place de processus administratifs performants pour faciliter le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
- Production de reportings d'activité : comptes rendus, tableaux Excel.
Assistante d'exploitation
VINCI
Rueil-Malmaison ; Porte de pantin
2019.01 - 2019.09
- Réponse aux appels téléphoniques et redirection vers les services concernés.
- Traitement des demandes de renseignements des clients et partenaires.
- Rédaction des courriers et des e-mails professionnels.
- Organisation des réunions et réservation des salles de conférence.
- Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
- Planification de l'exploitation en fonction des flux, contrôle du cahier des charges.
Secrétaire
FBH
Paris
2018.10 - 2018.12
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Tenue à jour du tableau de bord commercial permettant un suivi précis des objectifs atteints, en cours ou restant à accomplir.
- Création et gestion d'un tableau de bord permettant un suivi régulier des indicateurs liés à la relation clientèle.
- Création et mise à jour d'un tableau de bord permettant le suivi de l'évolution des encours clients.
Baby sitting
Chez particulier
Saint-Cloud
2015.11 - 2018.08
- Exécution rapide et efficace des tâches assignées.
- Réalisation des tâches confiées en suivant les procédures et les instructions données.
- Maintien de l'ordre et de la propreté dans l'espace de travail.
- Gestion du temps de manière efficace afin d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis.
- Gestion des situations d'urgence avec calme et sang-froid.
- Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
Formation
Licence - psychologique
UNIVERSITE PARIS OUEST Nanterre
92, France 2015.09 - 2018.07
BTS - MUC (Managements des Unités Commerciales)
Ecole privée IPF Paris
Paris, France 2014.01 - 2015.08
BAC Professionnel - Secrétariat
Institution Privée Jeanne d'arc Franconville
Franconville, 95, France 2010.09 - 2013.07
BEP - Secrétariat
Institution privée Jeanne d'arc
Franconville, 95, France 2007.09 - 2009.06
Compétences
- Planifier les missions
- Gestion approvisionnement
- Adaptabilité
- Gestion des factures
- Relances commerciales
- Aptitudes organisationnelles
- Persévérance
- Gestion des réclamations
- Suivi des sous-traitants
- Traitement de texte
- Traitement des litiges
- Analyse des données
- Maitrise d'Excel
- Navigateurs Internet
- Logiciel ERP
- Réactivité aux imprévus
- Mise en place de tableaux de bord
- Systèmes gestion base données
- Cohésion d'équipe
- Création d'affiches
- Saisie et mise en forme des documents
- Création devis
- Facturation
- Tri et archivages de documents
- Accueil physique et téléphonique
- Envoi, réception et transmission du courrier
- Création de dossiers
- Saisie écritures comptables
- Relance clients
- Encaissements
- Analyse de données
- Sens de l'organisation
- Rigueur professionnelle
Informations complémentaires
- Gastronomie
- Pratique du Piano - 5 ans
- Voyages
- Passion pour le cinéma
- Lecture
Langues
Français
Langue maternelle
Personnalisé
- Piano
- Cinéma
- Sport
Chronologie
Assistante d'exploitation ; Comptable
VINCI
2024.06 - Actuel
Gestionnaire administratif
Free
2019.10 - 2024.06
Assistante d'exploitation
VINCI
2019.01 - 2019.09
Secrétaire
FBH
2018.10 - 2018.12
Baby sitting
Chez particulier
2015.11 - 2018.08
Licence - psychologique
UNIVERSITE PARIS OUEST Nanterre
2015.09 - 2018.07
BTS - MUC (Managements des Unités Commerciales)
Ecole privée IPF Paris
2014.01 - 2015.08
BAC Professionnel - Secrétariat
Institution Privée Jeanne d'arc Franconville
2010.09 - 2013.07
BEP - Secrétariat
Institution privée Jeanne d'arc
2007.09 - 2009.06