Karine VALENTIN

Secrétaire en location de véhicules

Car Location du Sud

Mondercange (Luxembourg)

09.2021 - En cours

Préparation de dossiers divers : recueil et vérification des documents, saisie informatique, classement et archivage.
Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
Archivage et classement des documents importants, facilitant un accès rapide en cas de besoin.
Commande de fournitures de bureau et suivi des stocks pour éviter les ruptures.
Frappe et mise en forme de divers documents avec Word (lettres, courriers, rapports, notes internes).
Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
Suivi administratif des dossiers clients, assurant leur mise à jour régulière.
Établissement de bons de commande (fournitures de bureau, consommables, papeterie), réception des livraisons, rangement du stock.
Gestion du standard téléphonique, prise de rendez-vous, transfert des communications, réponse aux demandes de renseignements.
Traitement de la facturation, contrôle et classement des factures, suivi des paiements, relance des fournisseurs.
Organisation et planification des rendez-vous pour les membres de l'équipe, optimisant la gestion du temps.
Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
Accueil des clients au comptoir, en fournissant un service courtois et efficace.
Gestion quotidienne des opérations de location de véhicules, incluant la réservation, le contrat et la restitution.
Respect strict des règles et procédures internes de l'entreprise en matière de location de véhicules.
Inspection minutieuse des véhicules avant et après la location, notant tout dommage existant ou nouveau.
Coordination avec d'autres agences ou partenaires pour faciliter les locations inter-agences si nécessaire.
Traitement des réclamations et des litiges dans le respect de la politique commerciale.
Accueil des clients, identification du besoin et orientation vers le véhicule et la prestation adaptés.
Réception des véhicules à leur retour de location, réalisation des contrôles, recueil des observations des clients.
Saisie précise des données dans le système informatique pour assurer une bonne traçabilité des locations effectuées.
Gestion des réclamations clients de manière à assurer leur satisfaction, remontée des échanges au superviseur.
Suivi administratif et comptable : contrôle des données de facturation, réalisation des relances concernant les règlements.
Explication des termes du contrat de location aux clients, en répondant à leurs questions et préoccupations.
Mise à jour régulière du fichier client pour garder une base de données organisée et à jour.
Traitement rapide des retours de véhicules, afin d'assurer un roulement efficace du parc automobile.
Vérification des documents d'identité et permis de conduire avant la location de véhicules.
Montage des dossiers clients, recueil et contrôle des pièces, saisie informatique.
Relance des clients par téléphone et par mail pour les retards de règlement.
Gestion du fichier clients, suivi des contrats, mise à jour des coordonnées.