Profil professionnel
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Karine MARTINEZ

Karine MARTINEZ

Assistante de Direction – Office Manager expérimentée
Paris

Profil professionnel

Assistante de Direction – Office Manager expérimentée :

Disponibilité, esprit d’équipe, facilitatrice, rigueur, priorités, autonomie, confidentialité.

Expérience

Office Manager

Société Servtrayvou
Montreuil
08.2022 - 03.2023
  • Participation Codir
  • Gestion des prestataires du site de Montreuil : devis, négociation, facturation
  • Pilotage projet aménagement – restructuration locaux : mise en concurrence des architectes
  • Gestion flotte véhicules et flotte portables
  • Gestion fournitures bureau, matériel informatique, courrier, reporting rse
  • Intégration des nouveaux collaborateurs
  • Organisation événements internes : communication nouvelle identité du Groupe (Halma Group), Accueil petit-déjeuner pour l’arrivée de la Directrice Générale du Groupe

Office Manager

Cabinet Affaires Publiques Consultants
07.2021 - 12.2021
  • Présentation de l'entreprise: Lobbying et Communication en affaires publiques
  • Suivi agenda du Dirigeant, prise de rendez-vous, organisation réunion, accueil des visiteurs : clients, prestataires, candidats
  • Gestion facturation clients et suivi des factures fournisseurs
  • Suivi des recrutements (stagiaires et consultants) : convocation, accueil
  • Entrée et sortie des collaborateurs : inscription mutuelle, gestion matériel informatique, , …
  • Préparation des éléments variables de paie (congé, maladie, ticket restaurant, solde de tout compte
  • Gestion appel d’offre : préparation des documents administratifs et gestion des plateformes pour la mise en ligne des dossiers
  • Lobbying et Communication en affaires publiques

ASSISTANTE DE DIRECTION COMMUNICATION

GROUPE CRIT
03.2021 - 05.2021
  • Suivi agenda complexe, personnel et professionnel
  • Organisation et réservation des salles de réunion pour les services internes et externes
  • Accueil prestataire
  • Gestion des devis, commandes diverses et factures ainsi que la gestion des stocks sur excel des objets publicitaires
  • Réalisation et mise à jour d’un planning suivi congés, télétravail d’une équipe de 10 personnes
  • Gestion du planning d’intervention travaux pour l’ensemble des agences CRIT en IDF

ASSISTANTE DE DIRECTION COMEX-CODIR

Neo-Soft
01.2020 - 09.2020
  • Organisation et participation aux réunions Comex pour la réalisation des comptes rendus
  • Gestion des locaux, siège social à Paris
  • Accueil des visiteurs (clients, candidats), rencontre avec les prestataires
  • Demande achats, suivi CR d’activités en structure : congés, préparation des éléments variables de paie
  • Intégration nouveaux collaborateurs : suivi contrat d’embauche, gestion du matériel, visite médicale, mutuelle
  • Gestion des évènements internes (séminaires et Works shop)

ASSISTANTE DE DIRECTION COMMERCIALE

mc2i Groupe
Paris, France
01.2019 - 08.2019
  • Présentation de l'entreprise: Conseil digital
  • Détection et réponses aux appels d’offres : préparation des documents administratifs et gestion des plateformes pour la mise en ligne des documents
  • Direction commerciale : reporting des affaires en cours via extraction base de donnée, suivi et détection des appels d’offres, réservation voyage, prise de rendez-vous décideurs (lobbying), organisation codir : recherche de lieu, gestion budget, reporting indicateurs des affectations des consultants, support à l’organisation de manifestations clients : petits déjeuners sur les offres du cabinet, organisation réunions internes présentation offres (data, finance, rh, transport…) avec logistique cocktail
  • Conseil digital

ASSISTANTE DE DIRECTION

Bouygues Télécom
06.2018 - 10.2018
  • Présentation de l'entreprise: Siège
  • Agenda, organisation réunions, réservation salles, prise de rendez-vous : Directeurs/Responsables Ecoles/Entreprises, Demande achats sur SAP, suivi du budget, on-off Boarding : rédaction des notes intégration, préparation PC, badge
  • Support organisation évènement (recrutement jeune diplômés) & (recrutement Alternants)
  • Support organisation évènement Summer Partner Day – (gestion des invitations, relance, inscriptions, accueil des écoles cibles)
  • Mise à jour organigramme de la Direction des Ressources Humaines sur PPT
  • Siège

ASSISTANTE DE DIRECTION

Bouygues Energies et services
03.2018 - 05.2018
  • Commandes, nouveaux contrats et reconduction des sous-traitants
  • Besoins collaborateurs : (pc, portables, voitures…), fournitures bureau, commandes auprès des prestataires

OFFICE MANAGER

Vinci Facilities
Gennevilliers
09.2016 - 11.2017
  • Présentation de l'entreprise: Sur site Thales à Gennevilliers
  • Accueil physique et téléphonique, traitement courrier, saisie mensuelle et pointage collaborateurs avec contrôle des heures, gestion RH (maladie, congés), commandes prestataires (SAP)
  • Enregistrement des habilitations des prestataires et visiteurs
  • Organisation d’évènement (recherche d’une agence, choix du lieu, budget)
  • Sur site Thales à Gennevilliers

BUSINESS DEVELOPPER

Société Act-on & Société Strator-rh
Paris
06.2006 - 07.2016
  • Présentation de l'entreprise: Conseil rh-sirh
  • Conseil rh-sirh

Divers postes comme assistante commerciale

06.1990 - 06.2006

Formation

BAC -

Secrétariat

Compétences

  • Agendas complexes
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des mails
  • Organisation voyages
  • Traitement des commandes
  • Notes de frais
  • Suivi factures
  • Compte rendu réunion
  • Suivi budget
  • Suivi contrat prestataires
  • Organisation séminaires
  • Organisation évènements internes et externes
  • Recherche de lieux
  • Gestion du budget


Informations complémentaires

  • Photographie
  • Voyages
  • Cinéma

Langues

Français
Langue maternelle
Anglais
Opérationnel
Espagnol
Notions

Chronologie

Office Manager

Société Servtrayvou
08.2022 - 03.2023

Office Manager

Cabinet Affaires Publiques Consultants
07.2021 - 12.2021

ASSISTANTE DE DIRECTION COMMUNICATION

GROUPE CRIT
03.2021 - 05.2021

ASSISTANTE DE DIRECTION COMEX-CODIR

Neo-Soft
01.2020 - 09.2020

ASSISTANTE DE DIRECTION COMMERCIALE

mc2i Groupe
01.2019 - 08.2019

ASSISTANTE DE DIRECTION

Bouygues Télécom
06.2018 - 10.2018

ASSISTANTE DE DIRECTION

Bouygues Energies et services
03.2018 - 05.2018

OFFICE MANAGER

Vinci Facilities
09.2016 - 11.2017

BUSINESS DEVELOPPER

Société Act-on & Société Strator-rh
06.2006 - 07.2016

Divers postes comme assistante commerciale

06.1990 - 06.2006

BAC -

Secrétariat

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