Profil professionnel
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Héloïse FLAVIEN

François

Profil professionnel

Mettre mes compétences administratives et informatiques à votre disposition. Assurer le standard téléphonique et l’accueil physique.

Professionnel doté d'un grand sens de l'organisation et d'une solide connaissance de la formation et recrutement, je désire évoluer au sein de la RH . Je sais m'intégrer sans difficultés dans de nouveaux contextes de travail grâce à un véritable esprit d'équipe et à d'excellentes capacités d'écoute et de communication. Discrétion dans le traitement des dossiers. Attentionnée, rigoureuse, efficace, dynamique, Sérieuse et motivée. Capacité organisationnelle.

Vue d'ensemble

17
17
years of professional experience
10
10
years of post-secondary education

Expérience

Administrative De La Formation et Du Recrutement

ADAPEI MARTINIQUE
FORT DE FRANCE
06.2015 - Current
  • Collaboration avec les managers pour identifier les opportunités de formation et d'accompagnement adaptées.
  • Élaboration d'un plan de formation : identification des besoins, définition d’un cahier des charges.
  • Coordination du suivi administratif lié aux formations, notamment en assurant le traitement des inscriptions, convocations et attestations.
  • Recherche et gestion de prestataires pour assurer la tenue de formations répondant aux exigences et objectifs définis.
  • Collaboration avec les responsables hiérarchiques pour identifier les compétences à développer au sein des équipes.
  • Développement de partenariats avec différents organismes spécialisés pour diversifier l'offre de formation disponible.
  • Gestion du budget alloué aux actions de formation et optimisation des coûts auprès des prestataires externes.
  • Gestion administrative : suivi des inscriptions, mise à jour des dossiers, facturation.
  • Gestion des budgets et des ressources allouées aux programmes de formation.
  • Collaboration avec les différents services d'une entreprise pour identifier les besoins en formation.
  • Coordination des sessions de formation en présentiel et à distance pour assurer une montée en compétence efficace.
  • Organisation logistique des sessions : réservation des salles, mise en place du matériel.
  • Coordination entre les différents acteurs du processus de recrutement pour garantir une expérience candidat fluide et efficace.
  • Sélection et présélection des candidats en fonction des critères établis par l'entreprise.
  • Analyse des candidatures reçues (site internet, réponses aux annonces publiées, démarche spontanée), analyse et tri des cv, prise de contact et envoi des réponses.
  • Gestion d'un vivier de talents permettant un recrutement rapide lorsque nécessaire.
  • Création des dossiers des candidats : collecte des pièces justificatives, vérification des références, saisie dans le logiciel interne.
  • Organisation d'entretiens individuels pour mieux comprendre les motivations et aspirations des candidats.
  • Rédaction et publication des offres d'emploi sur diverses plateformes en ligne et offline.
  • Collaboration étroite avec les managers pour définir les profils recherchés et adapter les processus de recrutement.
  • Information et orientation des salariés sur les possibilités d'évolution et les dispositifs de formation.

assistante administrative

URASS
01.2012 - 12.2014
  • Accueillir et informer le public de L’URASS CAP EMPLOI
  • Préparer les réunions d’information collective des nouveaux arrivants
  • Traiter les dossiers des bénéficiaires
  • Aider à la gestion des dossiers des bénéficiaires
  • Gestion administrative des dossiers et documents, assurant une organisation efficace et un suivi rigoureux des informations.
  • Coordination des agendas, planification des réunions et organisation de déplacements professionnels pour l'équipe.
  • Mise en place de procédures administratives afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle de l'équipe.
  • Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
  • Gestion administrative des dossiers des bénéficiaires, mise à jour des bases de données informatiques.
  • Frappe et mise en forme de courriers, de lettres, de documents internes et de présentations avec le Pack Office.
  • Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que les rapports, les courriers électroniques et les présentations PowerPoint.
  • Gestion des agendas, planification des rendez-vous et coordination des réunions pour assurer une organisation optimale.
  • Traitement des appels téléphoniques et gestion des demandes d'information pour garantir un service client efficace.
  • Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
  • Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
  • Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
  • Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
  • Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
  • Gestion du courrier : réception et tri, distribution en interne, mise sous pli et affranchissement et rédaction des réponses.
  • Veille sur le respect strict des procédures internes ainsi que sur le respect de la législation applicable.
  • Réponse aux appels téléphoniques et redirection vers les services concernés.
  • Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
  • Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
  • Coordination avec les différents services pour optimiser les flux de communication interne et externe.
  • Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
  • Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
  • Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
  • Gestion quotidienne des agendas et des rendez-vous pour le personnel de direction.
  • Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe.
  • Traitement des demandes de renseignements des clients et partenaires.
  • Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.

secrétaire administrative et assistante coordinatrice

APPAHM
01.2010 - 12.2010
  • Accueil physique et téléphonique
  • Prise de rendez-vous pour le chargé de mission
  • Elaboration et mise en forme de documents
  • L’organisation des sessions de formations
  • Réservation de salle de réunion, de restaurant
  • Conseil aux demandeurs d’emploi et aux personnes handicapés
  • Recherche sur le D.I.F et la loi du 11 février 2005
  • Réalisation de brochures sur Publisher et production de documents sur power point
  • Mise à jour régulière des dossiers administratifs, tout en respectant les normes de confidentialité requises.
  • Tâches administratives courantes : gestion du standard téléphonique, traitement du courrier et des mails, reproduction et numérisation de documents.
  • Rédaction et mise en forme de documents sur Word (lettres, courriers, notes internes), respect des normes rédactionnelles, utilisation du correcteur orthographique.
  • Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, filtrant les demandes selon leur importance.
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs, répondant à leurs questions ou les orientant vers le bon interlocuteur.
  • Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
  • Accueil physique des visiteurs et des clients, gestion des rendez-vous et actualisation du planning, mise en relation avec l'interlocuteur recherché.
  • Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
  • Organisation de la correspondance administrative, en assurant un suivi rigoureux et une communication fluide.
  • Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
  • Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
  • Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
  • Frappe et mise en forme de courriers, de lettres, de documents internes et de présentations avec le Pack Office.
  • Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
  • Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
  • Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
  • Gestion des communications internes et externes afin de renforcer la collaboration entre les départements.
  • Suivi des factures et gestion des dépenses, garantissant une comptabilité rigoureuse et transparente.
  • Classement et archivage des dossiers papier et électroniques pour faciliter leur recherche ultérieure.
  • Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
  • Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
  • Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
  • Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.
  • Préparation des contrats commerciaux à partir des modèles existant, envoi après signature, suivi courant.
  • Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe.
  • Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
  • Gestion des activités opérationnelles pour assurer une efficacité maximale.
  • Soutien dans la préparation et la révision de documents tels que rapports, présentations et correspondances.
  • Suivi administratif des dossiers clients, assurant un service rapide et de qualité dans toutes les interactions.
  • Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.

secrétaire administrative

Palais de Justice
01.2009 - 03.2009
  • Traitement des dossiers d’indemnisation des victimes (enregistrement et envoie au fond d’indemnisation)
  • Etude et classements de dossiers
  • Recouvrement des frais de procès
  • Accueil physique des avocats
  • Recherche d’information dans les différents codes de loi (code pénale, code civil)
  • Gestion des dossiers administratifs en veillant à la conformité des documents et à leur archivage efficace.
  • Suivi des dossiers judiciaires, y compris la mise à jour et l'archivage des pièces essentielles.
  • Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
  • Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
  • Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
  • Rédaction et mise en forme de documents sur Word (lettres, courriers, notes internes), respect des normes rédactionnelles, utilisation du correcteur orthographique.
  • Gestion administrative et suivi de l'avancement des dossiers, apport de mon assistance aux équipes pour le bon déroulement de l'activité.
  • Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
  • Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
  • Mise à jour régulière des bases de données internes pour garantir l'exactitude des informations.
  • Coordination de la communication entre les différents services judiciaires et les avocats impliqués dans les affaires.

Formation

Bachelor Digital RH - RESSOURCES HUMAINES

STUDI
PARIS
07.2020 - 06.2025

Licence De Gestion PMI/PME - Gestion D'entreprise

Essentia Caraïbes
DUCOS
11.2013 - 10.2014

BTS assistante de gestion PMI/PME - Gestion Administrative D'entreprise

L’IFC
LAMENTIN
05.2011 - 05.2013

Secrétaire Assistante Spécialisée Commercial - SECRETARIAT

AFPA De Trinité
TRINITE
01.2007 - 03.2008

Brevet de Technicien Agricole - Distribution et Commercialisation des Produits Agricoles et Services

Lycée Professionnel Agricole
Lons le Saunier, JURA
09.1988 - 01.1990

Compétences

  • Produire des documents
  • Encadrement du personnel
  • Établissement de plannings
  • Gestion des agendas
  • Rédaction de fiches techniques
  • Création de fiches de maintenance
  • Maîtrise de logiciels (Excel, PowerPoint, Word, Photoshop)
  • Écoute active
  • Capacité d'adaptation
  • Gestion du temps
  • Rigueur organisationnelle
  • Empathie et écoute active
  • Capacité à travailler en équipe
  • Veille professionnelle
  • Management des équipes
  • Recrutement
  • Élaboration de parcours de formation
  • Évaluation des compétences
  • Gestion des budgets de formation
  • Sens de l'organisation
  • Évaluation des besoins en formation
  • Flexibilité et adaptation aux changements
  • Négociation avec les partenaires
  • Planification stratégique des formations
  • Gestion des candidatures
  • Connaissance des outils de recrutement
  • Empathie professionnelle
  • Analyse de CV
  • Création et diffusion d'offres d'emploi
  • Organisation d'entretiens
  • Aisance relationnelle
  • Ressources humaines
  • Adaptabilité
  • Outils informatiques
  • Gestion administrative
  • ChatGPT

Personnalisé

  • Promenades dans la nature
  • Jeux de société
  • Natation
  • Lecture
  • Cinéma

Informations complémentaires

  • Cinéma
  • Littérature en général
  • randonnée

Langues

Français
Langue maternelle
Anglais
Débutant (A1)

Chronologie

Bachelor Digital RH - RESSOURCES HUMAINES

STUDI
07.2020 - 06.2025

Administrative De La Formation et Du Recrutement

ADAPEI MARTINIQUE
06.2015 - Current

Licence De Gestion PMI/PME - Gestion D'entreprise

Essentia Caraïbes
11.2013 - 10.2014

assistante administrative

URASS
01.2012 - 12.2014

BTS assistante de gestion PMI/PME - Gestion Administrative D'entreprise

L’IFC
05.2011 - 05.2013

secrétaire administrative et assistante coordinatrice

APPAHM
01.2010 - 12.2010

secrétaire administrative

Palais de Justice
01.2009 - 03.2009

Secrétaire Assistante Spécialisée Commercial - SECRETARIAT

AFPA De Trinité
01.2007 - 03.2008

Brevet de Technicien Agricole - Distribution et Commercialisation des Produits Agricoles et Services

Lycée Professionnel Agricole
09.1988 - 01.1990

Profils similaires

CRÉER UN PROFIL
Héloïse FLAVIEN