Delphine Rullier

- Assistante de Direction: chargée de la gestion administrative de la société (30 salariés):

• Gestion de la Trésorerie (Règlements fournisseurs, Dus clients): Gestion quotidienne pour assurer une comptabilité à jour; Rapprochements bancaires avec suivi efficace des flux financiers. Enregistrement des opérations comptables dans le logiciel de gestion, contrôle des données.
• Suivi du budget commercial: Optimiser les chiffres de facturation avec les chargés d´affaires, Création et mise à jour des tableaux de bord mensuels pour communication et suivi.
• Facturation clients; .Traitement de la facturation: respect des délais et procédures, émission des factures et des avoirs, suivi des paiements, relances clients.
• Suivi des prestataires : étude et réponse aux devis, suivi budgétaire et pointage des factures, gestion des litiges.
• Ressources Humaines :Contrats, Suivi des congés, T.Restaurants, contrôle des bulletins (support du cabinet comptable/paie), versement salaires, primes, répartition de bénéfices;
• Suivi commercial: Traitement efficace des demandes clients par téléphone, e-mail pour garantir leur satisfaction. Préparation des réponses aux appels d'offres publics et privés selon les exigences des donneurs d'ordre.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données, classement et archivage des documents.
• Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
• Traitement du courrier postal et de la boîte mail, rédaction des réponses, gestion efficace des priorités et des urgences.
• Contrôle des contrats et des autres documents avant la signature du dirigeant.Préparation et envoi des documents contractuels aux partenaires externes dans les délais impartis.
• Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants.

• Assistante du CEO (2500 salariés): Tenue et gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous du Directeur général.
• Référente des assistantes du Comité de Direction.
• Assistance des membres européens du Conseil d'Administration.
• Traitement du courrier et de la boîte mail, rédaction des réponses de la Direction, gestion efficace des priorités et des urgences. Rédaction de notes, comptes rendus.
• Tenue des dossiers de la direction dans le respect des normes de confidentialité. Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
• Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication.
• Préparation des réunions : réservation des salles, planification de l'ordre du jour, envoi des invitations et rappels. Accueil des visites de la Direction avec professionnalisme et discrétion.
• Organisation des voyages d´affaires du directeur général, comprenant la réservation de vols et hôtels et la résolution des éventuels problèmes afin d´assurer un déplacement professionnel sans encombre pour le CEO.
• Mise en place de procédures administratives efficaces pour optimiser le flux de travail interne: Déplacements professionnels des équipes/ contrôle des dépenses en terme de déplacements.
• Contrôle et approbation des frais de déplacement du Comité de Direction et leurs équipes.
• Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, salons internationaux (réservations de logements, transports à l´étranger - Italie, Chine, USA).

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• Accueil professionnel des visiteurs et clients nationaux et internationaux. Représentation de l'image de l'entreprise à l'accueil et au standard.(500 salariés- Délegations sur le territoire).
• Gestion des appels téléphoniques nationaux et internationaux. (Standard 10 lignes).Référente en interne pour les collaborateurs.
• Gestion administrative courante : gestion du courrier et des e-mails.Supervision de la réception et de la distribution des livraisons et colis. Coordination des services de messagerie et de livraison.
• Collaboration avec les différents départements pour assurer un service client optimal. Préparation des salles pour réunions.Réservations diverses.
• Supervision de l'entretien des espaces de réception pour maintenir un environnement accueillant.
• Suivi des fournitures de bureau, envoi des commandes aux fournisseurs en respectant les limites budgétaires.