Célia Maria MARQUES FERREIRA

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
• Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
• Traitement des courriers entrants et sortants, ainsi que la gestion des emails professionnels.

SUIVI DES AUTORISATIONS :

¯ Réception des demandes d’autorisation soit par fax, par email, courrier ou directement au service,

¯ Vérification des documents présentés traitement des demandes : déménagement, livraison, travaux, terrasses, étalages, débits de boissons, enseignes et pré-enseignes publicitaires,

¯ Rédaction des arrêtés municipaux autorisant :

Ø les travaux, les interruptions de la circulation, la réglementation voirie, réservation d'emplacement de stationnement

Ø les dérogations de tonnage, l’occupation du domaine public (entrepôt de matériaux, benne, échafaudages)

Ø les terrasses et étalages des commerces, les débits de boissons permanents et temporaires

Ø déroulement d'une manifestation (stationnement, circulation, feux d'artifice)

¯ Gestion des taxis

¯ Classement des pièces justificatives

¯ Rédaction de courriers ou e-mail

¯ Traitement des courriels, du courrier postal entrant et sortant : tri et distribution des plis auprès du personnel, pesée et affranchissement des enveloppes, gestion des envois en recommandé.

¯ Accueil physique et téléphonique des entreprises (BTP, restaurateurs, agences immobilières, ou autres) et particuliers,

RÉGIE / FACTURATION :

¯ Facturation (sur excel) à partir de la demande,

¯ Vérifier les éléments permettant d’élaborer la facture : nombre de jours, m², tarif, adresse du pétitionnaire,

¯ Traitement de la facture : chrono + facture en attente (sur excel)

¯ Expédier toutes les factures avec un délai de paiement avant la délivrance de l’autorisation (par e-mail ou par fax),

¯ Suivi de la facturation sur tableau excel,

¯ Tenue de la comptabilité, saisie des factures et des données dans les tableaux de suivi (sur excel),

¯ Classements des factures payées,

¯ Révision annuelle des tarifs,

¯ Proposition de nouvelles taxes,

¯ Relances en cas d'impayés (par e-mail et par courrier)