Claudia Calo Forest

Gestion administrative du bureau :

• Gestion des collaborateurs, en lien avec le département RH du Groupe Chuard.
• Gestion des plannings, bons de régies et demandes privées, boîtes mails et standard téléphonique.
• Facturation et devis.
• Edition et envois de divers documents aux SIG sur Elektroform (Avis d’installations, etc.)
• Demandes et suivi des contrôles OIBT (périodiques, finaux & réception)
• Gestion des contrats de maintenance des éclairages de secours (environ 350 sur Genève et Vaud), planning, devis et facturation.
• Gestion & organisation administrative du bureau, en lien avec la direction.

Ressources Humaines :

• Gestion d’entrée et sortie des collaborateurs (inscriptions et déclarations aux divers organismes).
• Gestion des vacances et diverses demandes pour les employés.
• Envoi des informations au comptable de la société (Salaire, taux LPP, impôt source etc.)
• Préparation et envoi des documents trimestriels (Relevés bancaires, copies des factures clients, copies des factures payées par la société et.).
• Demandes d’attestations annuelles aux divers organismes pour le comptable de la société.
• Pointage des factures clients.
• Facturation et devis clients privés, régies, entreprises d’installations électriques.
• Contrôle, préparation et envoi des factures et rappels.
• Gestion du bureau et du standard téléphonique.
• Gestion des demandes de contrôle OIBT (Contrôles périodiques, provisoires de chantier, contrôles de réception et finaux), pour les régies, particuliers, SIG, et entreprises d’installations électriques.
• Gestion du planning des contrôleurs, prise de RDV, par mail et par téléphone.
• Saisie des demandes, préparation et envois des documents techniques officiels aux SIG. (Logiciel InfraData).
• Divers travaux administratifs, courriers, mails, correspondance avec les régies, les particuliers, les entreprises d’installations électriques et les SIG.

• Gestion du bureau et du standard téléphonique.
• Gestion des demandes de contrôle OIBT périodique, des contrôles de réception suite aux travaux effectués ou des installations provisoires de chantier pour les régies, particuliers, SIG, entreprises d’installations électriques.
• Gestion du planning du contrôleur, prise de RDV, par mail et par téléphone.
• Enregistrement des demandes de contrôle dans le logiciel InfraData.
• Divers travaux administratifs, courriers, mails, correspondance avec les régies, les particuliers, les entreprises d’installations électriques.

• Gestion de la réception, du standard téléphonique et organisation du service dépannage.
• Gestion/redistribution des mails concernant les chantiers, petits travaux, photos, sinistres, appels d’offre, dépannages etc. (Bureaux d’architectes, régies, particuliers, État de Genève).
• Gestion du planning des dépanneurs, prise de RDV, à la demande des régies et des privés.
• Préparation et envoi des soumissions, plus préparation et demandes des documents de soumission.
• Edition et envoi des devis et factures (régies, architectes et privés).
• Tenue de l’agenda du directeur.
• Divers travaux administratifs, courriers, mails, correspondance avec les régies, les particuliers, architectes, différentes sociétés en relation avec le bâtiment.
• Divers travaux administratifs concernant les locaux, fourniture de bureau, entretien des véhicules etc.

• Gestion du bureau à Genève.
• Saisie des factures et contrôle des paiements.
• Gestion des biens immobiliers de la famille. (Paiement des factures, travaux etc.)
• Gestion et contrôle des finances de la famille. (Comptes en banque, investissements etc.)
• Gestion des papiers pour la famille (passeports, permis, assurances, etc.)
• Gestion des sociétés et SCI. (Facturation, paiement, contrôle financier, contrôle des activités des sociétés, travaux/devis, etc.)
• Gestion et contrôle des agences immobilières.
• Organisation d’évènements.

• Préparation des présentations Budget, Forecast, Plan, Performance et divers rapports, selon demande, sur Powerpoint (mise à jour des tableaux, graphiques et commentaires).
• Préparation et distribution des analyses des marges de raffinage, ventes du réseau et part du marché Suisse sur Excel.
• Préparation et distribution de rapports sur Board.
• Diverses analyses, rapports, lettres et mémos, selon demande, sur Word et Excel.

• Coordinatrice des commandes revendeurs, clients et fournisseurs.
• Organisation des livraisons, documents douaniers et facturation.
• Comptabilisation des factures revendeurs, clients et fournisseurs, ainsi que le suivi des paiements par carte de crédit ou transferts bancaires.
• Organisation des voyages professionnels des employés (avion, train, hôtels etc.).
• Organisation de deux grands salons Multimédia à Amsterdam et Las Vegas.
• Mise à jour des logiciels clients et revendeurs.
• Correspondance avec les revendeurs, clients et fournisseurs.
• Diverses tâches administratives, inventaire des stocks, classement etc.

• Saisie des informations sur EdTrack (base de données sur Access), ainsi que les inscriptions et rapports.
• Contrôle des paiements sur Top Man, pré-saisie des paiements par carte de crédit pour le département Finance.
• Organisation et supervisions des examens en Suisse.
• Envoi, réception et contrôle des résultats d’examens.
• Saisie et envoi des résultats d’examens.
• Impression et envoi des diplômes.
• Correspondance avec les coordinateurs d’examens dans le monde.
• Préparation des statistiques d’examen sur Excel.

• Organisation des livraisons en liaison avec le département Transit.
• Suivi des comptes clients et préparation des documents financiers pour le département Comptabilité.
• En tant que responsable administration : réception des clients, et suivi des comptes et demandes des clients.