Charlotte Lohéac

Edition web/ référencement SEO - CCN Syntec

Création de poste: gestion administrative, financière et ressources humaines dans un environnement dynamique en forte croissance, international (France/Madagascar, clients internationaux)

• Finances :

- Suivi de la trésorerie

- Calcul des provisions sur charges

- Refonte des factures clients Europe et international dans un souci de conformité réglementaire

• Fiscal :

- Garante de la conformité réglementaire, veille fiscale

- Edition des DES, préparation des déclarations de TVA pour le cabinet comptable

• Comptabilité clients et fournisseurs:

- Facturation et relances clients

- Intégration des factures achats dans Pennylane

- Rapprochements bancaires

- Préparation des éléments du bilan pour le cabinet comptable

• Stratégie RH:

- Conseil auprès de la direction, garantie de la conformité réglementaire et veille sociale

• Pilotage RH :

- Pilotage RH couvrant l'ensemble des aspects de la fonction

• Administration du personnel:

- Négociation des contrats de prévoyance collectifs

- Rédaction des contrats de travail, avenants, DUE

- Suivi médecine du travail

• Social :

- Gestion et suivi des obligations déclaratives

• Paie:

- Edition des paies, calcul et suivi des CP, arrêts maladie, primes

Réalisations

* Accompagnement du développement de l'activité en forte croissance

* d'une EI à >20 collaborateurs salariés ou en régie en moins de 2 ans

* CA +522 % en 4ans

* Factures ventes +375 % en 4ans (de 400 à 1500 factures/an)

* Sélection et implémentation de l'outil Pennylane, migration des données

Gestion administrative et RH externalisée - multi-conventions (optique, commerce de détail, immobilier, Syntec)

Création et gestion d'un cabinet de gestion administrative et RH externalisée, création d'une SAS avec des associés, gestion des formalités d'enregistrement, mise en place des process, intégration de salariés, mais aussi gestion RH et comptable pour Auxidia.

• Stratégie RH :

- Conseil en droit social et vérification de la conformité réglementaire pour nos clients

- Définition de stratégie RH, mise en place de tableaux de bord, création d'indicateurs pertinents pour accompagner nos clients dans leur gestion RH

• Pilotage RH :

- Création et mise à jour des procédures RH, DUERP, etc.

• Administration du personnel:

- Gestion des carrières, suivi des entretiens professionnels annuels, organisation des mobilités internes.

- Rédaction de contrats de travail, avenants, définition de primes sur objectifs, courriers disciplinaires, notes de service

- Renégociation de contrats prévoyance et mutuelle, rédaction des DUE

- Conduite de projets RH transverses sur la sécurité et la santé au travail, la marque employeur, la diversité.

• Social :

- Suivi des obligations déclaratives, conseil en organisation

- Gestion des relations sociales, organisation des réunions IRP, élections de CSE pour nos clients

- Gestion des précontentieux, procédures disciplinaires, rédaction de courriers, etc.

• Paie:

- Edition de la paie, vérification des cotisations sociales

Réalisations

* Accompagnement et gestion de l'ensemble des formalités administratives et RH pour l'ouverture de deux magasins d'optique à Poitiers et la Rochelle

* Gestion de 5 processus électoraux de CSE simultanés

Création de sites web pour pharmacies - CCN Syntec

Talent Management et mise en place des stratégies RH dans un environnement de start up à forte croissance.

• Stratégie RH :

- Communication et conseils aux opérationnels sur les sujets RH : gestion du personnel, législation du travail, disciplinaire.

• Pilotage RH :

- Création et mise à jour des procédures RH

- Reporting des activités RH

- Elaboration de tableaux de bord RH et mise en place d'indicateurs (évolution de la masse salariale, transformation des périodes d'essai, turn over, etc.)

• Administration du personnel:

- Talent Acquisition : recrutement de profils commerciaux, tech, en direct ou délégué à des cabinets (négociation des forfaits)

- Gestion administrative des Ressources Humaines

- Rédaction des contrats et avenants, définition des primes sur objectifs

• Social :

- Communication marque employeur en interne et sur les plateformes de recrutement

- Gestion des dossiers disciplinaires et des procédures de licenciement, rupture conventionnelle, etc.

• Paie :

- Collecte des éléments variables de paie et vérification des bulletins (tranches, proratisations, IJ, etc.)

- Calcul des primes sur objectifs, indemnités de départ

Réalisations

* Audit RH interne et préconisations d'amélioration continue

* Renforcement des équipes, 25 recrutements validés

Vente de solutions optiques en ligne - CCN Optique

Responsable Ressources Humaines à temps partagé, via le GIE Vénétis

Création et déploiement de la fonction RH dans un environnement dynamique (startup), international (France/Corée) et multisites

• Stratégie RH :

- Définition de la stratégie RH en concertation avec la direction

- Support et conseil auprès de la direction

- Diffusion des orientations RH, communication aux salariés

• Pilotage RH :

- Définition et mise en service des procédures RH, des documents et affichages obligatoires

- Refonte des contrats de travail et dossiers du personnel

- Mise en place des indicateurs et suivi (masse salariale, effectifs, absentéisme, pyramide des âges, etc.)

• Social :

- Conseil aux opérationnels avec le souci de maintenir un climat social de qualité

- Contrôle du respect de l'application de la législation sociale et des procédures internes.

- Gestion des procédures disciplinaires, des contentieux internes et externes (URSSAF, salariés)

- Mise en place du CE, organisation des élections, animation

- Formation: collecte et analyse des besoins, définition du plan de formation, suivi des actions

- Formation: accompagnement au montage des dossiers VAE

- Définition des augmentations individuelles

• Administration du personnel:

- Recrutement: définition du besoin en lien avec les managers, élaboration d'une stratégie,diffusion des annonces et sourcing, présélection, entretiens

- Intégration des nouveaux salariés (livret d'accueil, formation)

- Rédaction des contrats et avenants

- Négociation du nouveau contrat de prévoyance entreprise pour une couverture plus adaptée à la population salariée, rédaction de la DUE

• Paie :

- Collecte des éléments variables, transmission au cabinet comptable et contrôle des bulletins de salaires (>35 salariés)

- Vérification des cotisations proratisées et tranches

- Vérification des régularisations ICCP (10e ou maintien) et IJ

- Calcul des indemnités et primes

Réalisations

* Gestion du contrôle URSSAF et des régularisations demandées pour l'ensemble des sites

* Mise en place de l'outil paie- SIRH Payfit, communication et formation auprès des salariés

* Accompagnement lors du rachat de l'entreprise fin 2018 en lien avec le cabinet fiscaliste mandaté par les acheteurs

* Régularisation des paies salariés (taux prévoyance santé erroné appliqué les 3 années précédentes)

* Pertes fortement limitées (de 200K€ à 5000€) dans un contentieux salarié grâce à la rédaction en précontentieux d'un dossier argumenté

Construction de bateaux de course et solutions d'armement/défense en matériaux composites - CCN Plasturgie

Création et internalisation totale de la fonction RH, gestion opérationnelle et généraliste des RH pour l'ensemble du personnel dans un contexte de croissance, international (France/ Suisse) et multisites.

• Stratégie RH :

- Conseil auprès de la direction et des managers, participation à la définition des orientations stratégiques RH

- Diffusion de la stratégie grâce à une communication de proximité et conseil aux opérationnels

• Pilotage RH :

- Mise en place des procédures, des documents types, affichages obligatoires

• Social :

- Veille réglementaire et respect de la conformité des actions en appui du DAF

- Gestion des contentieux internes et externes

- Gestion des procédures disciplinaires

- Etablissement des déclarations réglementaires aux organismes sociaux

- Relations avec les partenaires sociaux

• IRP :

- Rédaction du Rapport Annuel Unique

- Calcul des budgets- Animation des réunions- Rédaction des compte rendus- Organisation des élections

• Administration du personnel:

- Recrutement, gestion des salariés de leur intégration à leur départ

- Rédaction des contrats et avenants

- Suivi de l'absentéisme

- Gestion des arrêts de travail, déclaration, indemnités

- Suivi de la médecine du travail

- Rédaction des lettres de mission et mise à disposition, déplacements

- Animation de la campagne d'entretiens annuels et professionnels

- Négociation des contrats de mutuelle et prévoyance

- NAO et définition des augmentations

• Formation continue :

- Analyse des besoins en formation

- Définition et gestion du plan de formation, suivi des actions

- Dossiers FONGECIF

- Déclarations 2483, bilans annuels

• Paie :

- Collecte des éléments variables, préparation et contrôle des bulletins de salaires (110 salariés)

- Calcul des cotisations proratisées, vérification des tranches

- Calcul des ICCP, indemnités journalières à retracer en brut et régularisations

- Calcul des indemnités de départ, intéressement et participation

- Mise en place de la DSN

Réalisations

* Passage de 75 à 110 salariés en deux ans, rachat de 3 entités indépendantes, association avec une société similaire, création d'une holding

* Fin des contrats de chantier > transformation en CDI (mise en conformité CCN Plasturgie)

* Uniformisation et mise en conformité des dossiers du personnel, contrats de travail, procédures

* Gestion du contrôle URSSAF, bilan en notre faveur

* Mise en place de la DSN

Commerce de vêtements enfants et puériculture - CCN des maisons à succursales de vente au détail d'habillement

Gestion opérationnelle de la formation pour 1400 salariés, international (France/Belgique) et multisites

• Formation continue:

- Définition des besoins

- Gestion des financements OPCA et refacturation des coûts

- Organisation et mise en place de la logistique des sessions de formations

Cabinet de recrutement spécialisé dans l'automobile – CCN cabinets de recrutement

• Recrutement:

- Recherche de profils sur les supports de sourcing adaptés et pré-sélection des candidatures.

- Analyse des candidatures reçues (site internet, réponses aux annonces publiées, démarche spontanée), analyse et tri des cv, prise de contact et envoi des réponses.

Passation de tests de recrutement

- Organisation et réalisation des entretiens physiques et téléphoniques, pour évaluer les compétences des candidats.

- Gestion de la base de données candidats

- Rédaction et publication des annonces

Activités bancaires - CCN Banque

Assistante au sein du département Formation de la branche Entreprise (périmètre France)

• Pilotage RH:

- Rédaction et conception de modes d'emploi et procédures pour les outils de reporting,

- Conception d'un référentiel de compétences, maquettage sur illustrator

- Reporting des actions réalisées (Safran et excel) et optimisation

• Formation continue:

- En binôme avec une formatrice, élaboration et animation d'un séminaire comportemental destiné à de futurs tuteurs

Grande distribution - CCN Commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire

• Administration du personnel:

- Gestion des intérimaires (badges, dossiers du personnel)

• Formation continue:

- Collecte des besoins, mise à jour du plan de formation

- Gestion administrative des formations, refacturation, budgets

- Saisie des formations dans Foederis

- Formation des managers au nouvel outil Foederis