Caroline INDEY
Agent D'accueil Abonnés
Bayonne
Profil professionnel
Agent d'accueil et gestionnaire administrative expérimentée, spécialisée dans la relation usagers et le suivi de dossiers. Plus de 15 ans d'expérience en collectivité territoriale, avec une excellente maîtrise de l'accueil multicanal et du traitement administratif.
Vue d'ensemble
25
25
years of professional experience
Expérience
Gestionnaire de scolarité
Université de Pau et des Pays de l'Adour – Collège STEE
Anglet
2025.10 - 2026.09
- Assurer la scolarité administrative et pédagogique des étudiants de Masters Sciences de l'Eau, Erasmus Mundus, Informatique et Génie Industriel (public varié: étudiants alternants, en reprise d'étude, en formation initiale, incluant des étudiants anglophones)
- Gestion des candidatures sur les plateformes eCandidat, MonMaster et Etudes en France
- Inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants dans Apogée
- Organisation des contrôles continus (copies et listes d'émargement) et gestion des résultats (édition des PV de délibérations, relevés de notes et attestations de réussite) dans Apogée
- Organisation des soutenances des projets tuteurés et rapports de stage
- Suivi administratif des alternants (préparation et transmission des attestations de présence au service Forco et CFA)
- Suivi administratif des conventions de stage : vérification des fiches de liaison, vérification de la saisie des étudiants, suivi du circuit des signatures
- Diffusion des offres d'emploi et de stages
- Gestion de l'assiduité des boursiers
- Traitement des demandes de remboursements
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Procéder à la saisie des emplois du temps et aux mises à jour sur le logiciel dédié (Hyperplanning)
Assistante administrative et financière
CFA Pays Basque - Communauté d'Agglomération Pays Basque
Bayonne
2024.01 - 2025.09
- Gestion de l'accueil et du standard
- Renseigner les interlocuteurs sur les formations du CFA et les modalités du contrat d'apprentissage (apprenti(e) et employeur)
- Recueillir et enregistrer les offres d'emploi des entreprises
- Mise en relation des apprentis en recherche d'un contrat avec les entreprises en recherche d'apprentis
- Interlocutrice principale des entreprises pour la rédaction des contrats et des conventions de formation, le dépôt auprès des OPCO, enregistrement des ruptures. Saisie depuis l'ERP YPAREO
- Suivi administratifs des dossiers
- Collaboratrice directe du responsable de la filière commerce / vente du CFA pour la prospection des entreprises
- Promotion de l'apprentissage lors des salons, forums et JPO
- Organisation du Job Dating et JPO
- Force de proposition pour la mise en place de nouveaux documents de travail (programmation pédagogique,….) et d'organisation du service administratif
Secrétaire pédagogique
Communauté d'Agglomération Pays Basque
Bayonne
2019.02 - 2023.12
- Mutation à la Communauté d'Agglomération Pays Basque – mise à disposition à l'EPCC Ecole Supérieure d'art Pays Basque sur un poste de secrétaire pédagogique - Inscription des étudiants (cursus, concours, …)
- Organisation des journées portes-ouvertes, concours d'entrée, des commissions d'entrée en cours de cursus, des diplômes de 3e année
- Convocation des membres du jury et gestion de leur dossier administratif
- Référente Parcoursup
- Gestion des dossiers des 60 étudiants (de l'inscription à la remise des diplômes)
- Coordinatrice auprès des services du CROUS (assistante sociale, validation des bourses, CVEC)
- Interface entre les étudiants / l'administration - les étudiants/ les enseignants et les enseignants / la direction
- Accompagnement des étudiants en difficulté et recherches d'aides
- Régisseuse de recettes suppléante
- Élaboration des emplois du temps et des plannings pédagogiques annuels
- Organisation et programmation des voyages pédagogiques ainsi que des projets pédagogiques
- Comptes rendus de réunion, montage et suivi de dossiers, rédaction de courriers
- Accueil téléphonique et physique du public
- Tenue des stands d'information lors des salons étudiants
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique
- Recherche d'informations selon les besoins du service
Secrétaire Pédagogique
Mutation à l'EPCC École Supérieure D'Art D'Aix-en-Provence
Aix-en-Provence
2013.09 - 2019.01
Secrétaire pédagogique
Mairie d'Aix-en-Provence, EPCC École Supérieure d'Art d'Aix- en-Provence
Aix-en-Provence
2012.09 - 2013.08
- Inscription des étudiants (cursus, concours,…)
- Organisation des journées portes-ouvertes, concours d'entrée, des commissions d'entrée en cours de cursus, des diplômes de 3e et 5e année
- Convocation des membres du jury et gestion de leur dossier administratif
- Gestion des dossiers des 140 étudiants (de l'inscription à la remise des diplômes)
- Coordinatrice auprès des services du CROUS (assistante sociale, validation des bourses, CVEC)
- Interface entre les étudiants / l'administration et les étudiants/ les enseignants
- Accompagnement des étudiants en difficulté et recherches d'aides
- Accueil des étudiants étrangers et aide à leur installation en France (ouverture compte bancaire, logement …)
- Organisation des vernissages (achat et gestion des denrées et boissons) et mise en place ; ainsi que la logistique de projets pédagogiques
- Gestion des tickets restaurant de l'ensemble du personnel (commande et distribution pour 50 agents)
- Régisseur de recettes titulaire
- Divers tâches administratives pour le secrétariat général et le service des relations internationales (comptes rendus de réunion, montage et suivi de dossiers, rédaction de courriers...)
- Accueil téléphonique et physique du public
- Tenue des stands d'information lors des salons étudiants
Secrétaire en charge de l'accueil
Mairie d'Aix-en-Provence, EPCC École Supérieure d'Art d'Aix- en-Provence
Aix-en-Provence
2011.03 - 2012.08
- Gestion du standard téléphonique : filtrage, transfert d'appel, prise de message et renseignements
- Accueil et renseignement des visiteurs à leur arrivée
- Diverses tâches administratives pour le secrétariat général et le service des relations internationales (comptes rendus de réunion, montage et suivi de dossiers, rédaction de courriers…)
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables
- Expédition du courrier du personnel et de la direction, mise sous pli, affranchissement, coordination des services de courrier
- Enregistrement du courrier entrant et sortant
- Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement
- Gestion du standard téléphonique avec courtoisie : filtrage, transfert d'appel, prise de message
- Préparation du courrier sortant : prise en charge des affranchissements, plis classiques, lettres en recommandé
Responsable secteur allotissement
Cuisine Centrale - Mairie d'Aix-en-Provence
Aix-en-Provence
2004.04 - 2011.03
- Gestion du secteur " allotissement "
- Encadrement d'une équipe de 6 agents
- Suivi des livraisons des repas (9000 repas journaliers)
- Interface entre la cuisine et les écoles livrées
- Organisation de points d'équipe afin d'échanger avec l'ensemble des collaborateurs sur l'activité et de recueillir les retours d'expérience
- Veille à la satisfaction des usagers, prise en compte des remarques et mise en œuvre des changements nécessaires, brief des agents sur les retours
- Polyvalence sur les autres postes de production
ATSEM
Mairie d'Aix-en-Provence
Aix-en-Provence
2002.10 - 2004.03
- Aide aux enfants dans la réalisation de leurs activités scolaires, démonstration, soutien, acquisition de l'autonomie
- Gestion du goûter : préparation et distribution des en-cas, débarrassage, nettoyage de la salle de repas
- Prise en charge des siestes : préparation des lits, contrôle du temps de sommeil, accompagnement au temps calme et au réveil
- Nettoyage, désinfection et rangement des équipements et fournitures utilisés en atelier
- Assistance de l'enseignant dans les activités d'animation, la préparation et le rangement du matériel, les préparatifs de fêtes ou encore les sorties scolaires
- Surveillance des enfants au cours des récréations et de la pause méridienne
- Relais d'informations enseignants / parents
Secrétaire
Cabinet d'avoués Touboul et de St Ferréol
Aix-en-Provence
2001.07 - 2002.09
- Enregistrement des archives
- Divers tâches de secrétariat
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant
- Mise en place d'un système de classement pour optimiser l'accès aux documents
Formation
1ère année DEUG AES -
Bac SMS - undefined
BEP Carrières Sanitaires et Sociales - undefined
BEP Agent Polyvalent de Restauration -
Compétences
- Accueil des usagers
- Gestion administrative
- Traitement des demandes
- Saisie de données
- Pack Office
- Yparéo
- Apogée
- Hyperplanning
- Initiative personnelle
- Sens de la communication
- Premiers secours
- Résolution de problèmes
- Travail en équipe
Informations complémentaires
- Activités associatives
- Bénévole pour l'association Léo Lagrange
- Théâtre
- Gastronomie
- Voyages : Etat Unis et Inde
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Intermédiaire
Affiliations professionnelles
Mme Fanny GARAT - Responsable de scolarité Université de Pau et des Pays de l'Adour
fanny.garat@univ-pau.fr / 05.59.57.44.01
Chronologie
Gestionnaire de scolarité
Université de Pau et des Pays de l'Adour – Collège STEE
2025.10 - 2026.09
Assistante administrative et financière
CFA Pays Basque - Communauté d'Agglomération Pays Basque
2024.01 - 2025.09
Secrétaire pédagogique
Communauté d'Agglomération Pays Basque
2019.02 - 2023.12
Secrétaire Pédagogique
Mutation à l'EPCC École Supérieure D'Art D'Aix-en-Provence
2013.09 - 2019.01
Secrétaire pédagogique
Mairie d'Aix-en-Provence, EPCC École Supérieure d'Art d'Aix- en-Provence
2012.09 - 2013.08
Secrétaire en charge de l'accueil
Mairie d'Aix-en-Provence, EPCC École Supérieure d'Art d'Aix- en-Provence
2011.03 - 2012.08
Responsable secteur allotissement
Cuisine Centrale - Mairie d'Aix-en-Provence
2004.04 - 2011.03
ATSEM
Mairie d'Aix-en-Provence
2002.10 - 2004.03
Secrétaire
Cabinet d'avoués Touboul et de St Ferréol
2001.07 - 2002.09