Belyse Zinaryakunze

• Rédaction de lettres, de mémos, de notes verbales, de circulaires et d'autres documents dans les langues pertinentes pour la correspondance, pour signature par le supérieur hiérarchique
• Enregistrement des programmes et du calendrier des activités du supérieur hiérarchique et rappel au supérieur hiérarchique des activités clés (telles que les réunions, les visites, les voyages, etc.) pour une action en temps opportun
• Organiser des rendez-vous et les déplacements du superviseur
• Recevoir et guider les visiteurs, filtrer et répondre aux appels téléphoniques, répondre aux demandes d'information de routine
• Participer à l’organisation des réunions de la Conférence Internationale sur région des grands lacs
• Examiner et envoyer les documents aux destinataires appropriés et s’assurer que ces documents parviennent à leurs destinataires appropriés
• Recevoir et trier la correspondance et y joindre les informations générales nécessaires pour guider le superviseur et l’aider dans la prise de décision
• Maintenir les dossiers du bureau, les dossiers de référence sur divers sujets et veiller à ce qu'ils soient correctement classés ou archivés pour en faciliter la recherche
• Assurer le suivi des décisions prises lors de réunions, de conférences, de circulaires et d'autres décisions et rappeler au superviseur l'état d'avancement de la mise en œuvre de ces décisions
• Contribuer à l'application, à l'interprétation, à la modification et à la formulation des règles, systèmes et procédures de planification et de gestion des ressources humaines
• Assurer le classement numérique des documents et autres informations afin d'en faciliter la recherche et l'utilisation
• Contribuer aux mécanismes d'enquête régulière sur les salaires, d'amélioration et d'ajustement en relation avec des organisations régionales ou internationales similaires
• En collaboration avec les institutions concernées, lancer des mesures visant à renforcer le capital humain
• Accomplir d'autres tâches officielles requises par le superviseur pour le bien de la Conférence Internationale sur la région des Grands Lacs

· Établir des procédures comptables et financières pour le compte de l’Agence de Développement du Burundi

· Enregistrement Comptable de l’ensemble des opérations de caisse et classement des pièces comptables

· Préparation, transmission et saisie des notes et factures dans le logiciel de gestion des engagements de dépenses au ministère des Finances et suivi pour paiement

· Faire partie des commissions de passation des marchés public par désignation du Directeur

· Faire un suivi régulier des dossiers en cours de paiement au ministère des Finances, du Budget et de la Planification Économique en tenant compte de la prévision budgétaire

· Produire des rapports hebdomadaires de la caisse et de l’ensemble des opérations

· Gérer les procédures d’achats et de commandes pour qu’elles soient conformes aux procédures nationales de passation et de gestion des marchés publics

· Préparer les salaires du personnel de l’Agence

· Assurer le suivi des engagements de dépense pour paiement des factures au sein du ministère des Finances et de la Privatisation

· Engagements des salaires et factures dans le logiciel de Gestion des Finances au sein du ministère des Finances et de la Privatisation

· Gestion de la petite caisse en produisant un rapport y relatif avec des pièces comptables à l’appui

· Établir une banque de données de l’Agence contenant tous les contacts administratifs de l’Agence

· Assurer l’intérim du Chef de Service Administratif et Financier en cas d’absence par désignation du Chef de Service ou du Directeur

· Participer au processus de recrutement du personnel et la gestion de leur carrière sur demande du Directeur

· Préparer les contrats pour le personnel recruté, planifier et gérer leurs congés

· Rédiger les lettres Administratives et produire des procès-verbaux des réunions de Service

· Maintenir à jour les dossiers du personnel suivant la liste des documents requis

· Gérer les présences et la régularité du personnel au Service et donner un rapport y relatif

· Gérer les contrats et initier un plan de réaffectation du personnel et/ou de renforcement des capacités.

· Initier les méthodes visant le développement et la motivation du personnel

· Veiller aux congés légaux et produire les rapports y relatifs

· Assurer la préparation et la gestion logistique pendant les réunions

· Assurer l’organisation des chauffeurs et des agents d’entretien

· Assurer la fonctionnalité des bureaux de l’Agence et la protection de son patrimoine incluant les achats, le stockage des différents produits, la maintenance des équipements, hygiène des lieux de travail.

· Assurer les paiements des impôts et cotisations du personnel de l’Agence dont elle est redevable envers les différents partenaires et maintenir les bonnes relations professionnelles avec ces derniers (OBR, INSS, ONPR, MFP)

· Engager toutes actions administratives nécessaires au déroulement des activités de l’Agence

• Licence de Sciences Economiques et de Gestion

• Formation en Informatique de Gestion
• Diplôme de A2